Excel-regneark har i mange år været en hæftning i både professionelle og personlige kredse til organisering, beregning og præsentation af data.
De har været et universelt funktionelt værktøj til en række forskellige applikationer, som f.eks. At holde tabs på firmaets økonomi og styre inventar.
Der har ikke været en enkelt teknologisk udvikling, der har været i stand til at erstatte regneark som et kontor grundlæggende (bortset fra løbende opdateringer fra Microsoft Office og lignende konkurrenter som Google Docs), så regneark forbliver i aktiv cirkulation.
$config[code] not foundFor mange anvendelser er regneark stadig værdifulde, men der er en række ineffektiviteter, der forhindrer dem i at blive de krafthuse, de engang var.
Grunde til, at du bør stoppe med at bruge regneark
Hvis du er en die-hard regneark fan, risikerer du sandsynligvis dit hoved ved tanken om at opgive dem. Der er dog nogle vigtige grunde til, at du bør reducere din afhængighed af regneark generelt:
1. Regneark er sårbare for fejl. Ifølge System ID har næsten 90 procent af alle regneark fejl. Dette kan være en ukorrekt formel, et fejlagtigt nummer eller ineffektiv formatering, der fører til fejlfortolkninger. Dette er selvfølgelig ikke skyld i regneark i sig selv - det er fejlen hos de mennesker, der administrerer dem. En række regnearkfunktioner - f.eks. Deres enkelhed, smidighed, manglende kontrol og balance og manglende kommunikation - gør det lettere for folk at lave disse fejl. Fordi regneark ofte bruges til værdifulde eller følsomme oplysninger, kan selv en enkelt fejl være dyr her, så det er ikke værd at risikoen.
2. Der er ingen klare formateringsregler. Excel giver dig masser af muligheder, når det kommer til at formatere celler, rækker, kolonner og endda hvordan tal og data præsenteres i arket. På overfladen ser det ud som en fantastisk funktion - men det store antal muligheder betyder, at der ikke er nogen klar regel for, hvad der er "rigtigt" eller "forkert" til bestemte applikationer. Der findes nogle skabeloner i Excel, men igen er der ingen standardformatering, som alle dine medarbejdere, partnere og kunder kan følge. Formateringen, der giver mening for dig, kan ikke give mening til andre, hvilket medfører forvirring og kompatibilitetsproblemer, når du forsøger at kommunikere data til en anden part.
3. Det er for generisk at være relevant for de fleste opgaver. Spreadsheets magt er deres alsidighed - men det kan også være en svaghed. Regneark er en slags "jack of all trades, master of none". De er anstændige til at udføre i en række forskellige applikationer, men de er ikke den ideelle løsning til en bestemt funktion. På grund af mangfoldigheden af teknologiske værktøjer, der er specielt designet til individuelle funktioner, er regnearket omklassificeret i stort set enhver applikation, du kan tænke på. Det er som at gå til en specialitet restaurant, snarere end en, der tilbyder lidt af hvert køkken - denne specialisering gør det færdige produkt overlegen.
4. Kun én person kan bruge et regneark ad gangen. Dette er en subtil, men stærk svaghed af regneark. Kun én person kan arbejde på et regneark på et givet tidspunkt. Selv i skybaserede regnearkindstillinger kan i almindelighed kun én person lave aktive redigeringer, mens de andre arbejder med en visning, der kun er synlig. Dette gør det meget vanskeligt for dit hold at være i aktiv, løbende kommunikation eller samarbejde om et enkelt færdigt produkt. I vores moderne verden, med fjernbetjening og mere sofistikeret teknologi, har du brug for flere løsninger til nem samarbejdsforvaltning.
5. Real-time opdateringer er umulige. Ifølge Forrester Research er datastreaming og opdateringer i realtid nogle af de vigtigste fremadrettede teknologier inden for detailhandel (såvel som en række andre industrier). Med mængden af tilgængelig information og eskalering af brugerkrav er ting som lagersporing og kundedata tommelfinger mod real-time streaming for hurtigere og mere præcis information. Regneark er ikke befordrende for opdateringer i realtid, de kan ikke integreres i andre systemer til automatisk opdatering, og som vi allerede har set, kan kun én bruger foretage ændringer ad gangen. Realtids opdateringer er langt mere værdifulde.
Hvad skal du bruge i stedet
Så der er mange gode grunde til at stoppe brugen af regneark, men det gør ikke dine behov væk. Du skal stadig følge opgørelsen. Du skal stadig rapportere om økonomi, og chancerne er, at du har brug for en nem måde at overføre dine gamle materialer til et nyt system. Hvad kunne tage plads til regneark?
Det enkle svar er specialiseret software. Der er tusindvis af typer sporings- og styringssoftware derude, hvoraf nogle dækker mange behov generelt (som teamsamarbejdsoftware), hvoraf nogle indsnævrer sig til en fokuseret niche (som regnskabssoftware). Dit bedste bud er at vælge en række software-tjenester, a la carte, der bedst imødekommer virksomhedens specifikke behov. Der er ingen løsning der passer til alle størrelser derude (det er grunden til, at regneark bliver forældede), så shoppe rundt og overvej dine muligheder omhyggeligt.
Regnearksfoto via Shutterstock
4 kommentarer ▼
