En kontorsekretær er ofte limen, der holder kontor eller forretning sammen, da hun yder støtte til en række medarbejdere og afdelinger. Kontorsekretærer behøver ikke nogen formel uddannelse, men de fleste virksomheder vil se på færdiggørelsen af kurser i edb-færdigheder og andre kontorrelaterede færdigheder som et aktiv. Ifølge Payscale.com, fra 2010, kontor sekretærerne gennemsnitlige mellem $ 20.893 og $ 30.990 årligt.
$config[code] not foundHilsen & Check-In
Kontorsekretæren hilser kunder, jobansøgere og andre besøgende, når de kommer til kontoret. Hvis den besøgende har en aftale med en person, der arbejder hos virksomheden, vil kontorsekretæren kontrollere gæsten i og annoncere sin ankomst til den relevante medarbejder.
Fordi kontorsekretæren ofte er det første indtryk, folk har af selskabet, skal hun til enhver tid holde et professionelt udseende og adfærd. Brug af korrekt etikette og venlig indstilling er en vigtig del af kontorets sekretærs arbejde. Et håndtryk og øjenkontakt ved ankomsten lader den besøgende vide, at hans tilstedeværelse er anerkendt og værdsat. Når en besøgende eller klient forlader bygningen, vil kontorsekretæren takke hende for at komme og tjekke hende ud, hvis det er nødvendigt.
Kommunikation og korrespondance
Telefon og skriftlig kommunikation er afgørende for at hjælpe virksomheden fremad og bygge forretning. Kontorsekretæren spiller en stor rolle i kommunikationsprocessen inden for kontoret og virksomheden. Han tager telefonopkald, omdirigerer opkalderen til den relevante person eller tager en besked, placerer telefonopkald til klienter og giver information eller vejledning til dem, der anmoder om hjælp.
Ud over telefonkommunikation er kontorsekretæren også involveret i skriftlig og email-korrespondance. Ledere eller ledere kan bede kontorsekretæren om at skrive breve eller svare på kundeforespørgsler. Uanset om kommunikationen eller korrespondancen foregår via telefon, brev eller e-mail, skal kontorsekretæren altid kommunikere professionelt og opretholde det omdømme, virksomheden har arbejdet med at bygge.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingJournalføring
Et travlt kontor kræver konstant opdatering af poster og data. Hvis virksomheden er involveret i salg af produkter eller tjenester, skal salgspapirer, lagerbeholdninger og kundeforespørgsler opdateres hver dag. Kontorsekretæren indgår betalinger foretaget af kunder og kunder og kan også hjælpe regnskabsafdelingen med opdaterede oversigter over betalinger sendt til leverandører.
Udover salgsspecifikke journaler holder kontorsekretæren også oversigter over møder gennem møder. Registrering giver virksomheden en historie om, hvad der er sket og kan være afgørende for virksomhedens udvikling. Mange timer bliver brugt af kontorsekretæren, opdatering og vedligeholdelse af skriftlige optegnelser og optegnelser på computeren.
