At vælge et forretningskommunikationssystem til din virksomhed er ikke en lille opgave.
Uanset om du er en solopreneur, der arbejder hjemmefra eller en voksende forretning med et fuldt udviklet kontor og personale, er dit forretningskommunikationssystem det, som giver dig adgang til dine kunder, leverandører og alle andre, du måtte kontakte.
Her er en liste over tips til valg af et erhvervskommunikationssystem, som vil hjælpe din virksomhed med at trives.
$config[code] not foundForstå den kritiske betydning af kommunikation
At vælge et forretningskommunikationssystem er ikke noget, der skal tages let. Så ikke bare vælge en udbyder, fordi den har et genkendeligt navn eller var det første firma du stødte på. Gør nogle undersøgelser for at sikre, at du får den bedste værdi og de funktioner, som din virksomhed har brug for.
Være i stand til at kommunikere fra hvor som helst
Få små virksomheder ejer i dag blot at drive forretning fra et sted. Og med et cloud-kommunikationssystem, der tilbydes af nogle VoIP-udbydere som Nextiva, kan du få adgang til dit erhvervskommunikationssystem fra en række enheder. Du behøver ikke at blive sat på dit kontor.
Find en leverandør med god support
Kundesupport er en af de vigtigste faktorer, du skal overveje, når du vælger en kommunikationsudbyder. Så snakk med andre virksomhedsejere, læs anmeldelser og foretag noget onlineforskning for at finde ud af, hvilke udbydere der har den bedste støtte til deres systemer.
Fokus på, hvordan du vil have den leverede support
Mere specifikt bør du finde ud af, præcis hvordan de udbydere, du overvejer, tilbyder support, og sørg for, at de stemmer overens med dine præferencer. Yaniv Masjedi, VP for markedsføring for Nextiva, sagde i et telefoninterview med Small Business Trends: "Nogle mennesker kan lide at modtage support via telefonen, og nogle mennesker vil helst kommunikere med dig via Twitter, Facebook, live chat eller email. Så hvis du foretrækker at kommunikere med en virksomhed på en bestemt måde, skal du undersøge det og spørge folk på virksomheden, "sagde han.
Spørg, hvor servicerepræsentanter er baseret
For dem, der foretrækker at modtage kundesupport over telefonen, siger Masjedi at placeringen af agenter ofte er en vigtig faktor. Hvis du vil sikre dig, at dine kundesupportrepræsentanter er baseret i USA eller i et bestemt geografisk område, skal du specielt bede dig om, når du gør din forskning.
Ring til deres kundeserviceafdeling
En af de bedste måder at få al denne information på er blot at ringe til virksomheder direkte. Du kan bruge dette til at indsamle oplysninger, men også tage højde for din egen erfaring. Masjedi siger: "Ring til deres kundeserviceafdeling og se, hvordan det er. Venter du på vent i rigtig lang tid, eller svarer de telefon med det samme? Venter på vent i 45 minutter, når du har et problem med dit kommunikationssystem, er det sidste, du vil opleve. "
Køb rundt for en god ide om de tilgængelige tjenester
Markedet for erhvervskommunikationssystemer er vokset de seneste år på grund af ny teknologi. Så der er mange muligheder at vælge imellem. Når du har ringet og spurgt om en bestemt udbyder, skal du gøre det samme for flere andre virksomheder og derefter sammenligne dem.
Sammenlign priser, herunder overkommelige forretningsmuligheder
Efterhånden som markedet har udvidet, så har priser muligheder. VoIP-tjenester tilbyder muligheder, der ofte er billigere for små virksomheder. Og som med enhver forretningsbeslutning bør prisen være en del af din beslutsomhed.
Tag lidt tid på at afdække skjulte omkostninger
Men du bør ikke bare tage prisen på hver tjeneste til pålydende værdi. Nogle udbydere tilbyder indledende priser eller tilbyder kun bestemte priser, hvis du logger ind på en langsigtet kontrakt. Se nærmere på disse faktorer, før du bare vælger den laveste pris.
Læs anmeldelser og kig efter advarselsskilte
Anmeldelser kan være en god kilde til information om forskellige virksomheder. Gør en hurtig søgning på dine bedste valg og pas på eventuelle advarselsskilte, hvis folk har bekymringer om støtte eller pålidelighed.
Forstå din virksomheds behov
Med så mange forskellige funktioner og typer af planer er der noget for stort set enhver forretning. Det betyder, at du skal vælge en plan, der passer bedst til din type virksomhed. Hvis du har brug for mobile muligheder, skal du vælge en plan, der indeholder disse funktioner. Hvis du vil have faxfunktioner inkluderet, skal du vælge en plan, der indeholder det. Tænk på de funktioner, du ønsker, og sammenlign de specifikke planer fra forskellige udbydere.
Find et system, der passer til din virksomheds størrelse
Der er også planer, der passer bedst til forskellige forretningsstørrelser. Hvis du har et par medarbejdere, behøver du sandsynligvis ikke et system, der er oprettet for hundredvis. Men hvis du har et anstændigt mellemlag, skal du ikke bare holde fast i det system, du havde, da du arbejdede hjemme alene.
Men søg også ud skalerbare løsninger
Men selvom du ikke ønsker at betale for mere end du har brug for, er en løsning, der kan vokse med din virksomhed, et klart plus. Find en, der giver dig mulighed for at tilføje linjer eller teammedlemmer. Eller i det mindste, skal du ikke tilmelde dig en langsigtet kontrakt, hvis du planlægger at vokse den inden for denne tidsramme. Masjedi siger: "Så mange virksomheder starter små, og så inden for få år har de hundredvis af medarbejdere. Så du vil ikke have et telefonsystem designet til ti ansatte eller mindre. Du vil have en udbyder, der vil støtte dig som du vokser. "
Lær, hvor ofte opdateringer leveres
Med så meget vækst sker i branchen, vil du ikke gå glip af nye funktioner, der kan være nyttige, bare fordi du sidder fast i en kontrakt. Før du tilmelder dig noget, skal du spørge om nye funktioner, som virksomheden arbejder på, og hvor ofte de opdaterer deres teknologi.
Overgå ikke små funktioner
Selv små funktioner kan gøre en stor forskel, når det kommer til dit forretningskommunikationssystem. Masjedi siger for eksempel, at mange af Nextivas kunder virkelig sætter pris på evnen til at ændre udgående eller holde meddelelser nemt. Hvis du har et lille kæledyr med din nuværende system, eller noget lille, som du ønsker du kunne gøre med det, spørg om det, når du kigger på udbydere. Der er ingen detaljer for små.
Tag dit system mobilt
Mobilkommunikationssystemer bliver populære nu, da mange af dem er skybaserede. Virksomheder som Nextiva tilbyder endda mobile apps, som virksomhedsejere kan bruge til at ringe på deres forretningsområder fra hvor som helst.
Se efter muligheder som en separat forretningsliste
For visse iværksættere kan det kun være et stort plus at have et særskilt nummer til forretningsaktiviteter. Masjedi siger, at advokater i særdeleshed har en tendens til at sætte pris på evnen til at lave og modtage forretningskald på en separat linje, selvom de rent faktisk bruger deres personlige mobiltelefon, fordi det lader dem undgå at give deres personlige nummer.
Udforsk alle innovative nye funktioner
Der er utallige måder at bruge forskellige kommunikationssystemer på. Så hvis der er en funktion eller evne, du gerne vil, er der sandsynligvis en udbyder, der tilbyder det. For eksempel siger Masjedi, at nogle virksomheder virkelig sætter pris på Nextivas vFax-funktion, som gør dem i stand til at sende virtuelle dokumenter som fax, selvom du ikke har en faktisk faxmaskine.
Find ud af om Analytics
Analytics kan være en anden nyttig funktion. Selvom du ikke bruger dem i øjeblikket, kan de hjælpe din virksomhed på mange forskellige måder. Så det er en faktor, der er værd at se på.
Indsamle dataene til at vokse din virksomhed
Analytics-oplysninger kan give dig data, som du kan bruge til at udvide dine operationer. Masjedi tilbød dette eksempel:
"Hvis du er en tørrenser, og du lukker om 5 hver dag, men du ser at opkald kommer en eller anden grund om lørdagen til 7, vil du vide, at du måske skal holde det åbent en ekstra to timer på lørdagen, " han sagde.
Brug opkald til at træne medarbejdere
Mange telefonsystemer giver dig også mulighed for at optage opkald. Du kan bruge denne funktion til at evaluere telefonservice og endda bruge opkald til at uddanne medarbejdere og forbedre din service.
Tegn på teknologi for at optimere dit team
Du kan også bruge opkaldsoptagelse og -analyse for at holde øje med medarbejdervaner. Du ønsker ikke at se teammedlemmer, der bruger hele dagen på unødvendige opkald. Så du kan bruge dataene til at sikre, at alle er på opgave.
Stol ikke på din udbyder for hver lille opdatering
En anden vigtig fordel ved VoIP og lignende tjenester er, at de giver brugerne mulighed for at opdatere dele af deres service på egen hånd. Dette betyder ikke, at du ikke kan ringe til service eller hjælp. Men hvis du bare vil opdatere din udgående besked eller noget lille, kan du gøre det uden at skulle sidde i venteposition eller ringe et firma-rep til din placering. Så hvis det er noget, der er vigtigt for dig, skal du finde en udbyder, der giver dig mulighed for selv at administrere dele af din konto.
Men sørg for, at de vil hjælpe, når du har brug for det
Men god service er stadig vigtig for din virksomhed. Sørg for, at din udbyder er åben og tilgængelig for at hjælpe med alt, hvad du måske har brug for, ikke kun et lille sæt muligheder på deres forudindspillede telefonmenu.
Dåser foto via shutterstock
Mere i: Nextiva 3 Kommentarer ▼
