Du kan opnå fantastiske ting i erhvervslivet, når du har de rigtige værktøjer, både teknologiske og sociale. Dette gælder især for administration af firmaprojekter.
Med nogle gode værktøjer i dit arsenal, som dem, der følger, skal du kunne håndtere alle dine projektledelsesbehov.
Har du alle syv af disse?
Projektstyringssoftware
Takket være moderne teknologi er projektstyringssoftwaren blevet lettere at bruge end nogensinde. De bedste programmer gør det muligt for dig at holde alle dine samarbejdspartnere på samme side med interaktive tidslinjer, datasporing, tidsstempling, udgifter til hvert job, indholdsindsamling og delegationsfunktioner.
$config[code] not foundIfølge Tom Treanor, Marketing Director at Wrike, et projektstyringssoftwarefirma, "Du har brug for en projektstyringsfunktion, der gør det nemt at oprette opgaver, involvere teammedlemmer gennem nem tagging, og det integreres med e-mail- og fildelingsplatforme. Brug af stor projektstyringssoftware er en af nøglerne til succesfuldt at ramme dine forretningsmål. "
Aktive platforme
Hvert projekt har brug for adgang til fildelingsfunktioner for altid at holde relevante medlemmer af teamet på opgave. Dette giver adgang til filer fra projektlederen til teammedlemmerne og hjælper med at minimere projektproblemer og ineffektiv tidsstyring.
De bedste delingsprogrammer har følgende kvaliteter:
- Online og kan tilgås overalt med en internetforbindelse
- Enkle redigeringsfunktioner
- Evnen til at vedhæfte projektet til opgaven
- Deling af muligheder mellem samarbejdspartnere
- Sikkerhedsfunktioner, der beskytter og sikkerhedskopierer dit arbejde
- Integration med din projektstyringssoftware
Blandt de mest almindelige delingsplatforme er Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive og Communifire.
Projektanalyse
For at holde jeres arbejde så smidigt som muligt, har du brug for et projektanalyseværktøj, der samler data fra projektstyringssoftware. Sådanne data vil forbedre din effektivitet og behandling.
De bedste projektstyringsfunktioner vil have analyser programmeret lige ind i softwaren, men du kan også finde separate alternativer, der indsamler dataene for dig. Den resulterende rapport vil vise dig tid og penge brugt på hvert projekt, antallet af involverede personer, mængden af kommunikation, der kræves, og andre oplysninger, du har brug for at vide for at strømline processerne og forbedre din bundlinje.
Kommunikationsstandarder
Før du påbegynder et projekt med eventuelle samarbejdspartnere, skal du definere dine kommunikationsstandarder. De fleste virksomheder bruger email til al kommunikation, men det virker ikke for alle firmaer og projekter.
Lad dine medarbejdere kende de rette kanaler til at gennemgå, når de skal stille et spørgsmål, deltage i holdmøder, diskutere kreative ideer og interagere med holdkammerater.
For eksempel vil du måske have alle simple spørgsmål og teaminteraktioner til at finde sted i din projektstyringssoftwareens kommentarfunktion; og alle holdmøder skal finde sted via gruppevideochat, som f.eks. Google Hangout.
At definere disse standarder i begyndelsen vil reducere spildtid og fejlkommunikation og hjælpe dig med at levere mere effektivt arbejde.
Skabeloner
De fleste af dine projekter vil sandsynligvis falde under de samme kategorier. Hvis du for eksempel specialiserer dig i SEO, arbejder du med PPC-kampagner, sociale signaler og indhold på internettet, helt sandsynligt.
For at gøre projekterne mere glatte, kan du udvikle skabeloner til hver af disse kategorier. Det kan tage lidt ekstra tid i begyndelsen, men det vil være det værd, når de forskellige facetter i hvert projekt løber mere effektivt, og det arbejde, som dine medarbejdere udfører, slutter med at kræve mindre revision.
Delegeret ansvar
En fælles forbandelse af projektledere er ønsket om at gøre alt selv, fordi du tror at du vil kunne gøre det rigtigt. Normalt er det simpelthen ikke muligt at gøre alt selv og at tage for meget på, vil kun resultere i dårlig kvalitet, som du kører for at færdiggøre alt til tiden.
Et projekt, der er ordentligt opdelt mellem hver af sine teammedlemmer, er et projekt, der er mere sandsynligt at lykkes. Husk bare, at delegering af en opgave betyder, at du stoler på de øvrige holdmedlemmer til at udføre arbejdet korrekt, og du skal vise den tillid ved kun at kontrollere indimellem og ikke mikromanaging hvert element af jobbet.
Delegering af ansvar og derefter tillid til dine holdmedlemmer til at fuldføre opgaven, vil ikke blot lette din arbejdsbyrde, men forbedre medarbejdernes ydeevne over tid.
Defineret lederskab
Succesen for de fleste projekter afhænger af en bestemt leder, der besidder en professionel træk. Hvis du ikke har en klar leder, vil det medføre forvirring og forsinke processen, da dine holdmedlemmer hylder det ud under beslutningsprocessen, fordi ingen er blevet udpeget til at træffe de endelige beslutninger.
En solid leder kan sætte de bedste ideer fra dine holdmedlemmer i praksis og levere det endelige ord om projektbeslutninger. Holdlederen skal også:
- Advokat for visionen,
- Kommuniker godt,
- Kommuniker åbent og ærligt med alle samarbejdspartnere,
- Exude entusiasme om projektet,
- Delegeret uden micromanaging,
- Vis selvtillid og stærke beslutningsfærdigheder,
- Vide, hvordan man løser problemer som de overflade
- Tilbyd feedback og ros når fortjent,
- Lyt til andres input og opmuntre kreativitet og ideer.
En kompetent leder er et af de vigtigste værktøjer i dit projektstyringsbælte. Med en defineret leder, der er villig til at arbejde sammen med alle dine samarbejdspartnere, er vellykket projektstyring ikke kun mulig … det er sandsynligt.
Projektleder Foto via Shutterstock
7 kommentarer ▼
