Hvordan man skriver virksomhedens notater

Selskabsmøder tjener som det officielle dokument for et selskabs møde. Korrekt opbevarede minutter giver et objektivt resumé af bestyrelses- og udvalgsforhandlinger, samtidig med at det fungerer som bevis for overholdelse af lovgivningsmæssige og forpligtelsesmæssige forpligtelser.

Udfyld grundlæggende detaljer først

Optag væsentlige fakta i første afsnit. Bemærk, hvornår og hvor mødet opstod, og hvor længe det varede, samt tilstedeværelsen eller fraværet af et quorum. Identificer alle deltagere, begyndende med bestyrelsesmedlemmer og direktører. Angiv om nogen er fraværende. Bemærk medarbejdernes eller gæsters navne på en separat linje. Angiv også om begivenheden var et regelmæssigt eller specielt møde.

$config[code] not found

Identificer nøglehandlinger

Tildele et afsnit til hver bevægelse, begyndende med godkendelse af sidste møde minutter. Identificer, hvem der gjorde bevægelsen og resultatet, men bekymre dig ikke om at navngive dem, der udstationerede bevægelsen. Hvis afstemningen er et opkald, angiv hver persons navn. Vær sikker på at optage bevægelser ord for ord.

Tip

Hvis du ikke er sikker på, hvem der lavede et forslag, vær ikke bange for at spørge. Men hvis du ikke forstår et bestemt punkt, skal du fremhæve det på din steno pad - eller grove noter på din bærbare computer - så du kan spørge formanden om det senere.

Opsummere væsentlige punkter

Kondense lange diskussioner. Hvordan bestyrelsesmedlemmer beslutter et problem, er mere relevant end de metoder, de plejede at nå til enighed om. Hvis lovgivningsmæssige eller fiducielle forpligtelser kræver, at du optager visse oplysninger, må du kun optage faktorer, der berørte en bestemt afstemning, såsom debat om et forslags fordele og ulemper.

Tip

Brug søgeord, hvor det er muligt, til at hjælpe dig med at optage noter. Skriv i nøgleord på venstre side af din steno pad, hvis du bruger en. Lav noter om hvert søgeord på højre side.

Optag disager og afholdelser

Identificere begivenheder som uoverensstemmelser eller undladelser når bestyrelsesmedlemmer eller direktører ønsker disse synspunkter noteret for posten, eller procedureregler kræver det. For eksempel kan et medlem muligvis ikke stemme på et problem på grund af reelle eller opfattede interessekonflikter. I så fald skriver du, "Bestyrelsesmedlem X blev undskyldt for at diskutere eller stemme på Motion Y."

Tip

Undgå detaljerede noter til executive sessioner, hvis bestyrelsen kalder en. Du skal blot notere deltagerne, såvel som dato, klokkeslæt, sted og varighed.

Gennemgå dit arbejde

Prooflæse og rette dine udkast minutter, helst efter mødet, og derefter indsende dem for formanden at gennemgå. Opfordrer ikke større redigering, da det kan true dit arbejdes nøjagtighed. Tegn og dato dine minutter efter bestyrelsen godkender dem. Vedhæft dem til alle originale underskrevne kopier af udvalgsrapporter, korrespondance og skriftlige rapporter. Indtast den officielle kopi i organisationens minutbog.