Notater - kort til memorandum - er næsten det samme som bogstaver. En væsentlig forskel mellem dem er, at breve formidler information til personer uden for en organisation, mens notater generelt er skrevet til mennesker på indersiden. En anden forskel mellem bogstaver og notater er formatet. Et brev bruger en hilsen ("Kære Fru") og en Luk ("Med venlig hilsen"); et notat gør det ikke. Et notat indeholder altid en emnelinje. Notater kan være formelle eller uformelle, afhængigt af hvem der læser dem.
$config[code] not foundPlanlæg indhold
Skriv de punkter, du skal lave i notatet, og skriv ned de oplysninger, der er nødvendige for at understøtte disse punkter. Medtag baggrundsoplysninger, der er nødvendige for at give emnet en sammenhæng.
Bestil oplysningerne. Hvis emnet er komplekst, ubehageligt eller kontroversielt, bør baggrundssammenhænget sandsynligvis gå først. Ellers skal du starte med hovedideen.
Kontrollér, at du ikke har udeladt støtte eller hovedoplysninger.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingIndsamle opbevarende dokumenter, du skal bruge som reference, når du skriver dit notat.
Formater memo
Kontroller, om din virksomhed har et foretrukket format til interoffice-notater. Nogle virksomheder har endda fortrykte memorandumformer. Brug det foretrukne eller fortrykte format, hvis en er tilgængelig.
Indstil margenerne og efterlader mindst et 1 1/2-tommer mellemrum både på toppen og bunden og et 1 tommer mellemrum på hver side. Indholdet af notatet skal være centreret på siden; Hvis notatet er meget kort, skal top- og sidemarginalerne øges.
Indstil stilen i tekstbehandlingsdokumentet til blokeringsformat: venstrejusteret, enkelt mellemrum, med et mellemrum mellem afsnit.
Opret et overskrift
Indtast overskriftskomponenter for at starte notatet, en komponent pr enkeltlinjet linje. Hver komponent skal efterfølges af et tyktarm. For eksempel: Dato: Til: Fra: Emne:
Udfyld emneoplysningerne ved hjælp af en titelformat. Det vil sige, ordene i emnet skal alle aktiveres med undtagelse af artikler, præpositioner og sammenhænge med mindre end fire bogstaver, medmindre de starter eller slutter titlen. Gør emnet specifikt.
Udfyld "Dato", "Til" og "Fra" linjerne, og tilpass det første ord af hver med det første ord på emnelinjen. Datoen skal skrives med en stavet måned - juli 4, 2020, for eksempel. Brug fulde navne til linjerne "Til" og "Fra".
Opret en overskrift på den anden og de efterfølgende sider, hvis notatet løber længere end en side. Hvis notatet er til flere modtagere, skal du bruge en forkortet formular af emnelinjen, enkeltrum og inkludere datoen, derefter enkelt plads igen og inkludere sidenummeret. Hvis du til en person kan du bruge en alternativ form, der angiver læserens navn, sidenummer og dato på en linje, navnet rettet op, nummeret centreret og datoen venstrejusteret.
Skriv kroppen
Skriv et indledende afsnit, hvis læseren har brug for det til kontekst. Dette afsnit giver historie, angiver det problem, der skal behandles i notatet og / eller opdaterer læserens hukommelse om tidligere meddelelser om emnet.
Angiv hovedtanken til notatet. Dette bliver åbningslinjen, hvis du ikke skriver et indledende afsnit. Her annoncerer du en politik, løsning, beslutning, anbefaling, søgning eller begivenhed. Hvis der ikke var nogen introduktion, giv kort sammenhæng, f.eks. "Som vi diskuterede …" eller "Siden cafeteriet har oplevet lange linjer …"
Giv alle oplysninger, der er nødvendige for at forklare, støtte eller fuldt ud formidle de oplysninger, som læseren har brug for for at forstå emnet.
Færdiggøre
Angiv noteringer nederst, f.eks. Et "cc:", hvis du sender en kopi af notatet til nogen ud over den person, der er angivet i overskriften.
Rediger notatet. Sørg for, at stavning og grammatik er korrekte, ideer udvikles, og at læseren forstår hvad du skal sige.
Udskriv notatet og start det. Nogle organisationer vil have initialerne skrevet ud for linjen "Fra" i overskriften. Andre ønsker initialerne i bunden. Tjek virksomhedspolitik.
Tip
Uanset om du skriver et notat til en overordnet eller underordnet, til flere personer eller informerer andre om kontroversielle eller uvelkomne emner, skal du holde tonen forretningsmæssig og formel. Hold notater kortfattede, klare og nemme at læse.
Advarsel
Når du skriver, skal du huske på, at notater ikke længere er midlertidige meddelelser, som de engang var. Det indhold, der sandsynligvis vil fortsætte på ubestemt tid, opbevares som en oversigt over virksomhedens aktivitet og historie. Så skriv med permanence i tankerne.
