En kontorchefs overordnede mål er at sikre, at virksomhedens administrative funktion fremmer organisationens mål, uanset om det er et nonprofit eller en for-profit forretning. Dine ansvarsområder som kontorchef omfatter overvågning af kontoraktiviteter, udformning og implementering af virksomhedspolitikker, forberedelse af lønning, opretholdelse af firma- og klientoptegnelser og ledelse af medarbejdere. Du kan også forventes at organisere elektroniske og papirarkiveringssystemer, overvåge varebeholdninger og hjælpe med at opretholde årlige budgetter. Kontorforvaltere rapporterer til øverste ledelse og informerer dem om kontorets behov og bekymringer.
$config[code] not foundMedarbejderkommunikation
Et af dine primære mål er at sikre, at de administrative og administrative medarbejdere følger deres arbejdsopgaver. Det er dit job at overvåge daglige administrative opgaver, såsom registrering, arkivering, finansielle transaktioner, opgørelse og klientkorrespondance. Du skal kommunikere med medarbejdere i alle afdelinger for at sikre, at alle er på samme side om virksomhedens mål, politikker og budgetter. Du vil også underrette medarbejdere om selskabsmeddelelser, politiske ændringer, medarbejdermøder, reviderede sikkerhedsforanstaltninger og kommende vedligeholdelse eller reparation af kontorer.
Kontoroperationer
Du er også ansvarlig for at sikre, at kontorets drift løber glat. Hils besøgende og led dem til passende kontorer eller mødelokaler for at fjerne overbelastede arbejdsområder. Kommuniker med udlejere, brugsvirksomheder, telefontjenester og internetudbydere for at sikre, at alle informationssystemer fungerer korrekt. Du skal styre varebeholdninger for at sikre, at kontorartikler altid er tilgængelige for medarbejderne. Du kan undersøge kontorudstyr og udføre let vedligeholdelse på kontormaskiner, så de fungerer effektivt. Hovedmålet er at fejle administrative problemer, så medarbejderne kan få deres arbejde udført hurtigt.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingMoney Management
Som kontorchef er dit primære mål at udmærke sig i pengeforvaltning for at sikre, at virksomheden forbliver inden for sine budgetmæssige begrænsninger. Du skal konsultere afdelingsledere for at sikre budgetforslagene er opfyldt. Du kan oprette finansielle regneark, der beskriver forventede omkostninger for leverancer, kontrakter og udstyr for hver afdeling. Forbered de årlige finansielle budgetter, der er nødvendige for at dække kontorudgifter og andre driftsomkostninger, så øverste ledelse kan træffe tillid til økonomiske beslutninger.
Facility Vedligeholdelse
Du vil også blive ventet at holde øje med faciliteterne for at sikre, at de er sikre, sikre, rene og velholdte. Du skal sørge for, at kontoret har by-godkendte brand evakueringsplaner, tilstrækkelige ildslukkere og førstehjælpssæt. Det er dit ansvar at forsikre medarbejderne om, at der ikke er sundhedsrisici, miljøhensyn eller sikkerhedsproblemer i kontormiljøer. Du skal også planlægge reparationer af funktionsfejl, herunder mekaniske og elektriske systemer og computere, og ansætte professionelle rengøringsmidler til at sanere arbejdsområder. Planlægningsplaner for brand, udstedte arbejdsdokumenter og firmapolitikker på synlige steder i hele kontoret, så medarbejderne bliver informeret om nødprocedurer og vigtige regler.
