15 tips: hvordan man holder møder og holder produktionen flydende

Indholdsfortegnelse:

Anonim

Fortæl os, hvis det lyder bekendt. Du har brug for alle til at deltage i et stort møde, eller få et konferenceopkald, hvilket betyder, at alle kommer til at være væk fra deres skriveborde i et par timer. Mødet er vigtigt, men det er det arbejde, som mødet vil afbryde.

Der er måder at håndtere begge behov på arbejdspladsen. Nedenfor er der tips om, hvordan man holder møder, samtidig med at produktionen holdes på rette spor ved at forbedre effektivitet, automatisering og brug af teknologi.

$config[code] not found

Effektivitet

  1. Gennemgå dine interne processer. Du kan have nogle opgaver, der er en del af din daglige rutine, som du kan klare dig uden. Når du ved hvad de er, kan du adskille vigtige opgaver fra dem, der ikke længere er nødvendige.
  2. Delegeret. Sørg for at kommunikere med dit team om, hvad de kan gøre for at hjælpe med at strømline projekter. Vet hvad du kan gøre selv, og hvad der kræver forstærkninger.
  3. Tag pauser. Det kan lyde modstridende, men nogle gange skal du stoppe med at arbejde for at fortsætte med at arbejde. Som Forbes siger: "Når stillesittende, enzymet lipoprotein lipase (LPL), der er ansvarlig for at nedbryde fedt i blodbanen og omdanne det til energi, falder markant væk, hvilket får fedtceller til at bygge. Kort sagt er manglende bevægelse lig med et fald i energi. "
  4. Planlæg din dag omkring frokost. Mange af os er skarpere om morgenen, så brug den tid til arbejde, der kræver dyb analyse og tanke. Skriv rapporter og knapnumre så snart du sidder ned. Efter frokosten, når du har brændt, skal du fokusere på ting, der kræver, at du interagerer og deler ideer, som f.eks. Møder og konferenceopkald.
  5. Lav en liste. Sæt alt hvad du skal gøre i prioritetsrækkefølge og den tid det tager. Når du tjekker hver opgave, kan du opdage, hvilke tidspunkter der er mest produktive.

Automatisering

  1. Automatiser sociale medier opgaver. Hootsuite er nok den mest kendte, men der er også mange andre sociale medier apps og værktøjer. For eksempel giver Buffer dig mulighed for at planlægge indlæg efter et bestemt mønster. Så hvis du vil sige, efter hverdage kl. 10, kan Buffer hjælpe dig med at gøre det. En anden platform, Dlvr.it, giver dig mulighed for at synkronisere dit websted med Facebook, Twitter og LinkedIn.
  2. Opret skabeloner til almindeligt anvendte dokumenter. Lad os sige, at du sender den samme type faktura eller brev hver uge. Du kan spare tid ved at oprette en skabelon til dette, og skal bare udfylde de relevante navne, datoer og tal.
  3. Brug online kalendere i skyen og del dem. Siddende i møder kan tage tid, men det kan også planlægge møder. Ved at lade dine kolleger og dine kunder vide, hvad du vil gøre, og når du gør det, kan du spare mange frem og tilbage e-mails og opkald.
  4. Automatiser kundeopfølgning og lignende opgaver. Efter at have gennemgået interne processer kan du finde, at der er en række genopløbende tidsmæssige udslip af opgaver, du kan automatisere i 30 minutter eller mindre.
  5. Opret "dåse" email svar på e-mails, der kræver det samme svar igen og igen. På den måde behøver du ikke skrive den samme email hver gang du svarer. Eller endnu bedre, hvis du bliver spurgt det samme spørgsmål igen og igen, skal du oprette en FAQ-side eller et dokument og offentliggøre det online eller give det til dine kolleger, så svarene er tilgængelige, og kommunikationskravene reduceres.

Teknologi

  1. Placer tjeklister i Cloud, så du kan tage dem med dig og dele dem. Forgett giver dig mulighed for at dele dem eller holde dem private, og endda lader dig tilføje animerede gifs. Og Checkli har mange af de samme funktioner, og giver dig mulighed for at oprette PDF-versioner af dine lister.
  2. Bliv fortrolig med makroer (også genveje). Programmer som Microsoft Word har makroer som en indbygget funktion, der gør det muligt for brugere at udføre rutinemæssige opgaver automatisk. Det er nemt at oprette og tilpasse dem. Nogle er nemme nok (kontroller jeg for kursiv). Når du har et håndtag på dem, sparer du tid som du skriver. Hvis du vil vide mere om oprettelse af makroer til Microsoft Word, skal du besøge Microsoft Office-supportsiden. Og i denne ånds ånd skal du gemme denne information som et dokument og dele det med dine kolleger og medarbejdere for at hjælpe dem med at strømline deres behov.
  3. Hvis du vil lære at lave skabeloner i Word, Excel eller Powerpoint, er det bedst at se, hvad Office har at sige. Denne artikel er også nyttig, fordi den fokuserer på team samarbejde.
  4. Brug regnskabssoftware til at strømline fakturerings- og faktureringsopgaver. Det er ikke nødvendigt at manuelt generere fakturaer til kunder, der faktureres samme beløb hver måned for den samme tjeneste.
  5. Gør brug af etiketter, mapper og tags i din email-indbakke. Dette hjælper med at sortere og organisere elementer, og vigtigere, det hjælper til hurtig hentning af meddelelser.

Vigtige ting sker i jeres møder, og det er ikke en god ide at gå ind i dem bekymrede for, hvad du vil savne. Ved at følge et par af disse tips om, hvordan man holder møder, kan du skære ned på nogle mindre opgaver rundt på kontoret for at fokusere på de større i bestyrelsen.

Mødebillede via Shutterstock

Mere i: Sponsoreret 2 Kommentarer ▼