At arbejde på et kontor kræver, at du har en bestemt færdighed og kan bruge visse typer udstyr, der er fælles for mange kontorer. Hvis du ikke er bekendt med et udstyr, skal du lære. Det udstyr og de færdigheder, der er nødvendige, kan variere lidt fra kontor til kontor, men generelt er de samme.
Papirrelateret udstyr
Nogle af stykkerne af kontorudstyr er nødvendige for papirets aspekter af virksomheden. Fotokopimaskiner bruges til at kopiere dokumenter til at distribuere eller gøre dokumenter lettere eller mørkere. Printere bruges også til at udskrive dokumenter og e-mails, der måtte være nødvendige for dokumentation. Mange kontorer bruger også shredders til at afhænde følsomme dokumenter, der ikke længere er nødvendige. Faxmaskiner kan stadig findes i kontorer, men er ikke så almindelige. Nogle kopimaskiner har faxfunktioner.
$config[code] not foundComputere
I dag bruger mange kontorer computere til at drive forretning. Medarbejdere bruger email til kommunikation mellem medarbejdere og kunder. Dokumenter oprettes ved hjælp af tekstbehandlingssoftware og regneark, der er organiseret på computeren. Nogle kontorer bruger også dokumentskannere til at scanne eventuelle papirdokumenter i et elektronisk format. Disse scannere er knyttet til en computer og overfører papirdokumenterne til computerfiler, som derefter indleveres til computeren af en operatør. Medarbejdere på et kontor bruger også nogle gange deres computere til dataindtastning afhængigt af kontorets art.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingKommunikationsegenskaber
For at lykkes i kontormiljøet skal en medarbejder kunne kommunikere godt. Kommunikationstypen vil variere ud fra jobbeskrivelsen. Nogle medarbejdere skal kunne skrive godt og kommunikere via e-mail eller muligvis endda almindelig mail. Mundtlig kommunikation kan også være vigtig. Nogle kontorsmedarbejdere svarer regelmæssigt på telefonopkald og taler til kunder for virksomheden. Selv de medarbejdere, der ikke kommunikerer med eksterne kunder, er god kommunikation mellem deres medarbejdere og chefer meget vigtige. Afhængigt af jobbet kan forhandlinger endda være nødvendige.
Ledelse
Selv de medarbejdere, der ikke er i ledende stillinger, skal kunne styre sig selv i deres job. En medarbejder skal kunne se på deres arbejdsbyrde og bestemme hvilke opgaver der er vigtigere for at få gjort først og hvilke som kan vente. Han skal også kunne klare sin tid hele dagen og bruge den til at gennemføre så mange opgaver som muligt. Visse telefonsamtaler skal foretages på et bestemt tidspunkt, mens regelmæssige daglige opgaver muligvis kan vente lidt.
Problemløsning
Ikke alle aspekter af et kontorjob er skåret og tørret. En medarbejder skal bruge problemløsningskompetencer til at finde ud af den bedste måde at udføre opgaver på, og hvad der kan gøres for at løse eventuelle problemer, der måtte opstå. Medarbejdere skal kunne arbejde sammen og bruge brainstormingsteknikker for at kunne løse problemer og gennemføre projekter. En medarbejder ville have gavn af at bruge kreativitet til at komme med løsninger og implementere dem i sine projekter.
Computerfærdigheder
Mange kontorer foretrækker at ansætte medarbejdere, der har erfaring med bestemte typer software, som virksomheden bruger, såsom økonomisk software. Hvis nogen er ansat, der ikke har disse færdigheder, kræves yderligere træning, så han kan udføre sit arbejde godt. Nogle kontorer vil også kræve, at en potentiel medarbejder kan tage en testtest. Jo hurtigere en person kan skrive præcist, jo mere effektiv medarbejderen bliver. Evnen til at lære hurtigt og løse simple computerproblemer er også en vigtig færdighed for medarbejderne at have.
