I mange virksomheder håndterer HR-afdelingen alle medarbejderposter for hver medarbejder, tidligere og nutidige. Disse optegnelser blev traditionelt opbevaret på papir, skabte problemer med opbevaring, evnen til at lokalisere poster og levetid. At skifte til et computeriseret personalesystem kan hjælpe med at løse nogle af disse problemer.
Plads
Opbevaring af papiroptegnelser kræver meget plads. Jo flere medarbejdere et firma har, desto mere plads skal den opbevare alle registre, især hvis virksomheden registrerer tidligere medarbejdere. Et edb-system gør det muligt for et firma at overføre papirdokumenter til digital form, hvilket kun tager plads til computeren. De fleste computere har masser af plads på harddisken til at gemme alle de nødvendige medarbejderposter. En virksomhed er så fri til at bruge det tidligere lagerplads til papiroptegnelsen til et andet kontor eller en anden form for opbevaring.
$config[code] not foundTilgængelighed
Papiroptegnelser, uanset hvor godt de er arkiveret, kan tage flere minutter at gennemse for hver enkelt information. Du skal finde filen for den rigtige medarbejder, hvilket normalt er nemt, så længe filerne holdes i god alfabetisk rækkefølge, men det kan stadig tage tid afhængigt af hvor mange arkiver du skal gå ind for at komme til det. Derefter skal du stadig finde det pågældende dokument, du har brug for, hvilket kan tage tid, især hvis medarbejderens fil er tyk. Men hvis personalsystemet er gemt på en computer, er det et spørgsmål om sekunder at søge efter de oplysninger, du søger efter via computerens søgefunktioner. Arbejdsgivere kan se filer fra flere computere og endda kontorer i flere byer.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingTid
Ud over at spare tid, når du søger efter bestemte dokumenter inden for papirfiler, kan arbejdsgivere spare tid på andre måder. Hvis en arbejdsgiver kræver en persons papirfil på grund af disciplinære handlinger eller til en præstationsvurdering, skulle hun vente på, at nogen skal finde filen og levere den til hende. Når systemet er computeriseret, kan hun simpelthen slå op på informationen på sin computer uden at skulle vente. Afsendelse af dokumenter gøres også hurtigere, hvilket sparer tid på arkivering.
Statistik
Arbejdsgivere er ofte afhængige af statistikker for at vurdere deres medarbejdere og virksomhedens behov. Når personoplysninger optages, kan en arbejdsgiver instruere computeren til at indsamle specifikke statistikker, f.eks. Outputniveauer, fravær eller omsætningshastigheder, for at finde måder at forbedre virksomheden på. Disse statistikker kan give en arbejdsgiver et væld af vigtige oplysninger. Hvis øverste ledelse anmoder om disse statistikker, gør computeren det nemt at kompilere oplysningerne og kan hurtigt oprette en graf for bedre at illustrere statistikken.
Tendenser
Nogle medarbejdere udviser tendenser i deres arbejdsvaner, der kan binde en arbejdsgiver til potentielle problemer. For eksempel kan en medarbejder have en vane at kalde syge en gang om ugen på samme dag i ugen. Nogle medarbejdere vælger mandag eller fredag for at forlænge en weekend, mens andre vælger en mere diskret rute ved at bruge en dag i midten af ugen. Et edb-system kan hjælpe en arbejdsgiver med at identificere tendenser som dette lettere end at stole på papiroptegnelser og hukommelse.
