Hvad tror du: Undervurderer vi alle vigtigheden af e-mail? Måske fordi det går tabt i spam, eller på grund af alternative kanaler i twitter, LinkedIn og Facebook? En smart person mindede mig for nylig, at e-mail er rygraden i sociale medier.
Og i et nyligt indlæg på forretningsmetikette i American Express OPEN Forum skrev småbranchens ekspert Steve Strauss:
"Email er nu den dominerende form for erhvervskommunikation og bør behandles som sådan. Nogle ensartede politikker hjælper alle med at holde sig på sporet. "
$config[code] not found
Jeg siger, at selv med "e" foran det, er det stadig mail. Det er din forretningskommunikation. Det er ikke kun salg. Og vores fordybelse i hurtig og uforsigtig tekstkommunikation betyder ikke, at vi ikke bør være opmærksomme på vores egne e-mails. Og hvis du skal gøre det - og står over for det, er du - gør det rigtigt. Jeg tror, at min liste her ikke er noget, vi ikke alle ved, men vi kan få brug for påmindelserne. Jeg håber det hjælper:
1. Hold det kort. Vi er alle optaget. De fleste af os skummer vores e-mails, leder efter nøglepunkterne og forsøger at komme ind og ud af dem hurtigt. Jeg har aldrig skrevet noget, der ikke var mere nyttigt, når det blev skåret til halv længde.
2. Lav emnelinjen et resumé. Dette ser ud til at være indlysende, men scan dine egne e-mails, og du finder det meste af emnelinjerne er tilfældige i bedste fald. Vi har tråde, der vokser som sneboller knyttet til emnet for den første besked, et emne, der for længst er blevet ændret. Vi har kommet på emner som overskrifter og forsøger at narre os til at læse videre. Må ikke lyde som en spammer. Beskriv din besked i din emnelinje.
3. Start og slut med "dig". Dette er et af grundprincipperne ved at skrive forretningsbrev: Adressér din læsers egeninteresse. Start dit første afsnit med ordet "Du" og medtag noget som "du spurgte mig …" eller "du ønskede …" eller "du nævnte" eller "du har brug for." Start dit sidste afsnit med "dig" igen og understrege, hvad din læser vil komme ud af at gøre hvad det er, som du spørger.
4. Kun ét emne pr. Besked. Du finder dine faktiske resultater af e-mails gå op, når du bryder dine e-mails i en enkelt besked for hvert emne. De yderligere meddelelser, du gerne vil medtage, er meget mere tilbøjelige til at gå tabt. Bryd meddelelserne op.
5. Brug passende tone. Pas på og vær korrekt med tone. Sarkasme, parodi og ironi er svært at sætte i kold hård sort og hvid tekst. Toner er meget let misforstået. Skriv aldrig en e-mail, der kan fejlfortolkes og videresendes til nogen uden for konteksten. Skriv aldrig en email, der ville være pinligt, hvis du citerer.
6. Send ikke ekstra kopier. Det er en besked, ikke et arkiv eller et hvælving. Vi hader alle disse cover-your-backside ekstra eksemplarer, der går over e-mail til nogen, der måske på en dag beskylder dig for ikke at have sendt noget eller håndteret noget eller fulgt op. Send din email til de personer, den er beregnet til, og ingen andre.
7. Respekter stavning og grammatik. Brug en stavekontrol i det mindste, men genkend, som du gør, at stavekontrolprogrammerne ikke fanger mange grusomt dårlige fejl. Brug af "der" for "deres", for eksempel eller den meget almindelige forvirring af apostrofer og flertallet, som om hvert flertal havde brug for en apostrof. Prøv denne google-søgning eller min personlige favorit, 10 fælles stavefejl på oatmeal.com. Disse fejl gør til din kommunikation, hvad et stort stykke spinat fanget i dine tænder gør til dit smil.
8. Husk det er ikke privat. Din virksomheds e-mail tilhører firmaet, og din personlige e-mail kan hentes i retten. Folk, der ønsker at vide og hvordan kan snoop i email. Skriv aldrig i e-mail noget, der er pinligt for dig eller din modtager, uhensigtsmæssig, forvirret, ulovlig eller dum.
9. Email er ikke for argumenter. Vrede ord er ikke biologisk nedbrydelige. Argumenter aldrig med e-mail. Gå ned ad gangen eller kom på telefonen. Jeg har lært det selv på den hårde måde, og tænker på min strålende brug af det engelske sprog kunne på en eller anden måde gøre et punkt bedre, end jeg kunne med gammeldags tale. Det gør det aldrig. Email vinder næsten aldrig et punkt eller stopper et argument. Det gør næsten altid tingene værre, ikke bedre.
10. Husk disse tråde. Det meste af vores e-mail-software bygger lange e-mails, som børn bygger sneboller rullende ned ad bakke. Hver ny e-mail er samlet op under tråden. Er der nogen derude, der ikke mindst har haft det i forfærdelse, for sent, at du ved et uheld har sendt en lang tråd, der indeholdt for meget information eller en smule pinlig kommentar om nogen undervejs. Hader du ikke, når det sker? Og så bortset fra det problem, er der bare den klare glut af ubrugelige oplysninger, da hver ny email i tråden indeholder alle de tidligere e-mails. Tænk på hvor meget slam vi sender gennem rørledningen. Har alle brug for at blive mindet om hver eneste e-mail om alt, hvad der blev sagt i alle de relaterede e-mails?
