Filer og mapper indeholder vigtige kilder til organisatoriske oplysninger. Filing information er en måde at organisere det på for at muliggøre let og hurtig hentning, når det er nødvendigt. Et effektivt arkiveringssystem er grundlæggende til at organisere filer og mapper på en effektiv måde. Det vertikale arkiveringssystem har mange iboende fordele, herunder mindre pladsforbrug, lettere organisation og indkvartering til variant arkiveringssystemer. Et lodret arkiveringssystem kan bare være det, dit kontor har brug for.
$config[code] not foundRumbesparelse
En af de primære grunde kontorer går til et vertikalt arkiveringssystem er at spare plads. Lodrette arkivskabe er langt mindre i bredde end laterale arkivskabe, hvilket sparer værdifuld plads. Kontorer, der har omfattende vægplads, bruger især et lodret arkivsystem til at muliggøre optimal udnyttelse af det pågældende vægrum. Vertikale arkivskabe er langsgående konstruktioner med skuffer med dybder, der kan rumme filer i stående stilling; skuffens dybde kan variere fra 15 til 28 tommer afhængigt af fabrikanten.
Lettere organisation
Brugere arrangerer mapper lodret i denne type arkiveringssystem. Mapper til denne type arkivering har en kortere forside og en højere bagside, som indeholder mappeidentifikationen. Jo højere bagside gør det muligt for brugerne nemt at identificere mapper, som de søger. Adskilte mapper opretholdes for forskellige informationsenheder, og sorteres i alfabetisk eller numerisk rækkefølge eller på basis af andre parametre, såsom klientnavn eller mappetitel. Brugere kan opdele hver skuffe i individuelle rum ved at indsætte identifikationsmærker som separatorer mellem sektioner.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingHæng filer
Et lodret arkiveringssystem muliggør suspensionsmetoden for fil- og mappearrangement. Filer, der hænger på deres åbne ender, gør det lettere for brugerne at indsætte enkelte ark og papirer i en fil uden at fjerne den fra sin position. For at imødekomme hængende filer har lodrette arkivskabe skinner. Mapper tilpasses kabinettet ved at fastgøre deres åbne ender med metalstænger med klemme på begge stængerenden; mapperne suspenderes derefter fra skinnerne ved hjælp af klemmerne. En metalplade med mappeidentifikationen er monteret i enden af skinnen.
Åben hyldeordning
I et lodret arkiveringssystem kan mapper arrangeres i den åbne hylde rækkefølge, der almindeligvis findes i biblioteker. Åben hyldeordre er særlig nyttig, hvis dit kontor lagrer store mængder af filer og mapper. Skabe til denne type lodret arkivering er meget overkommelige. Du arrangerer filer og mapper lodret i stativer i åbent hylde. Der er plads nok i mellem stativer for at tillade fri bevægelse af hænder, når man finder mapper.
