At skrive et notat til din chef kan være en udfordrende opgave. Dette er en mulighed for dig at skrive til din chef om et bestemt emne, som du føler skal løses. Det kan være dine resultater for en rapport, som han har bedt dig om at gennemføre. Det kunne også være et problem du har set på kontoret, som du føler skal løses eller adresseres. At skrive et organiseret memo kan hjælpe din chef med at fordøje disse oplysninger hurtigt.
$config[code] not foundStart med en overskrift. Overskriften skal have den dato, hvor notatet er skrevet, sammen med en kort sætning, der beskriver, hvad det drejer sig om. På denne måde ved din chef, hvornår dette problem blev bragt til hans opmærksomhed, og hvad problemet er, før du læser resten af notatet. Medtag din chefs navn på dokumentet, hvis det bliver misplaceret, og medtag også din, så han ved hvem skrev det. Antag ikke, fordi du sendte en kopi af det til din chef, at han vil huske, hvem der mailede det til ham.
Sammendrag hvad du skriver om i første afsnit i to til tre sætninger. Tid kan være værdifulde på kontoret. Indsæt ikke dine meninger i dette resumé, angiv blot fakta i sagen.
Giv de vigtigste punkter i problemet i det andet afsnit i dit notat. Dette kan gøres som en punktliste eller en oversigt. Gå ikke forbi den første side med dine nøglepunkter, kategoriser dem, hvis du føler det vil gøre det lettere for din chef at forstå, hvordan de centrale punkter vedrører hinanden.
Medtag baggrundsinformation om problemet til din chef. Lad din chef vide, hvor du fik disse oplysninger fra. På dette tidspunkt, hvis din chef har besluttet, at spørgsmålet du har rejst i notatet er vigtigt, kan han rette det direkte til dig eller fortsætte med at læse for mere information.
Medtag dine ideer om, hvordan du løser problemet, du har rejst. Antag ikke, at din chef vil kunne løse problemet med dig personligt. Hun kan have den mulighed, men hvis hun ikke kan have din indgang i notatet for hende at læse, mens spørgsmålet er frisk i hendes tanker. Giv alle relevante numre eller oplysninger, der understøtter din ide om en løsning.
Bed din chef om at følge op med dig vedrørende det notat, du har sendt. Anmod om, at din chef enten skriver tilbage til dig, ringer til dig eller opretter et møde med dig for at diskutere oplysningerne i dit notat. Dette vil lade din chef vide, hvad du føler er den bedste kommunikationsmetode til at håndtere det problem, du har rejst i dit notat.
Tip
Hvis din chef er på samme kontor som du er, skal du udskrive en kopi af notatet til hende. Du kan også e-maile det, men ved at udskrive kopien redder hun hende et skridt, hvis hun ønsker at læse det uden for kontoret eller væk fra sit skrivebord.
Advarsel
Det er en god idé at undgå at lade personlige følelser eller følelser komme til udtryk i dit notat. Undgå at gøre personlige angreb mod andre eller deres ideer i dit notat, idet du husker på, at dit dokument kunne blive gennemgået af andre end din chef.
