I erhvervslivet er det ofte nødvendigt at skrive et forslag til at tilbyde løsninger på virkelige problemer. I sin bog "Business Communication: Process and Product" udtaler Mary Guffey, "Forslag er overbevisende tilbud om at løse problemer, yde tjenester eller sælge udstyr." Selvom forslagskrivning ofte kræver omfattende forskning og skal gøres i stramme frister, dokument ned til sine grundlæggende dele kan i høj grad forenkle processen og øge chancerne for, at forslaget bliver opfyldt med et positivt svar.
$config[code] not foundForskrivning og udarbejdelse
Kend dit publikum. Udfør forskning for at bestemme de personer, der udgør kommandokæden, som læser forslaget. Dette bestemmer, hvor teknisk sproget skal være, uanset om der skal bruges en ordliste for at definere udtryk, tonen og hvor meget baggrundsinformation om problemet skal inkluderes.
Udfør forskning for at identificere tidligere forsøg på at løse problemet og manglerne i disse bestræbelser. Find ud af omkostningerne ved materialer og arbejdskraft og afgøre, hvor længe det vil tage fra start til slut for at gennemføre alle faser af implementeringen af den foreslåede løsning.
Brug introduktionen til at identificere problemet og dets betydning. Giv bevis for, at der er et problem, som f.eks. Kontrollerbart tab af penge, tid eller kunder. Beskriv hvorfor der er brug for en indsats for at løse problemet nu. Kortfattet redegør for din løsning og ud fra din forskning, bevis for, at din foreslåede løsning vil fungere.
Giv baggrund for problemet i kroppens afsnit, herunder dets årsager og tidligere forsøg på at løse problemet. Godkendelse af alternative løsninger, kortlægning eller grafering af oplysninger. Ifølge Robert Adler og Jeanne Elmhorst er redaktører for "Communicating at Work: Principles for Business and the Professions" en komparativ analyse "særligt nyttige, når publikum overvejer en ide, der konkurrerer med den, du fortaler."
Giv anledning til, at problemet skal løses og foreslå din løsning og dens fordele. Medtag beskrivelser af den produkt eller tjeneste, der anbefales, og detaljer om, hvordan det løser problemet. Medtag en tidsplan, der beskriver deadlines for hvert trin i projektet.
Rapportér de omkostninger, der aktuelt bliver brugt, og peg på, hvordan din løsning vil spare penge. I bogen "The Bedford Guide for College Writers" af X.J Kennedy et al. Anbefales forslagsskribenter at "estimere ressourcerne - penge, mennesker, færdigheder, materiale - og den tid der er nødvendig for at gennemføre løsningen."
Slut med de endelige anbefalinger og de mulige konsekvenser af ikke at gribe ind, da det vedrører organisationens mål. Brug konklusionen om at "videresælge dit forslag persuasivt ved at fremhæve fordelene ved din løsning, produkt eller service over eventuelle konkurrerende ideer", forklarer Gerald Alfred et al., Redaktører af "Handbook of Technical Writing."
