Du bruger sandsynligvis allerede "skyen" (dvs. at gå online) for at drive nogle aspekter af din virksomhed.
Men som Thomas Hansen, Vice President for Microsoft Worldwide SMB forklarer, selvom du sælges på fordelene ved skyen, kan det virke skræmmende at komme i gang - eller gøre mere.
Han taler for at tage trinvise trin. Start lille. Så gør mere over tid.
$config[code] not foundSå jeg troede, at jeg ville bygge videre på den idé ved at redegøre for 10 ting, du kan gøre - begyndende i dag - at hoppe på skyen eller øge din brug af cloud applikationer. Vælg et par af disse taktiske trin, og du kan spare tid, drive din virksomhed mere effektivt og reducere ofte omkostningerne:
1) Indstil din standard filbesparende placering til skyen
Det er en ting at tale om central online fillagring. Men det er en anden ting helt, hvis du og dine medarbejdere skal tage ekstra skridt til at overføre filer til din online cloud storage platform hele tiden.
Tænk over det. Hvis du og dine medarbejdere gemmer på en lokal harddisk eller enhed først, vil det tage dobbelt indsats at vende om og gemme disse filer til din skyfillager senere.
Men du kan "sætte det og glemme det", så du behøver ikke tage ekstra skridt. Og dine vigtige virksomhedsfiler bliver automatisk sikkerhedskopieret i processen.
Du skal bare konfigurere dine computere, så hver medarbejders standardplacering for at gemme filer er virksomhedens online-lagringsløsning.
Hvis du f.eks. Bruger Microsoft OneDrive som din cloud storage-løsning, er det nemt at konfigurere det i Windows 8. Klik på "PC-indstillinger", og du skal se et menupunkt til OneDrive. Derfra kan du klikke på tænd / sluk-knappen for at gøre OneDrive til din standardplacering til fillagring.
Eller søg online for at få vejledning i, hvordan du ændrer den til den valgte platform på din bestemt enhed. Det er muligt at indstille cloud storage som standard gem lokalisering for mange enheder.
2) Gå til lav hængende frugt: Cloud Based Email og Dokumenter
Et andet logisk sted at starte er at vedtage en skybaseret e-mail- og dokumentplatform, f.eks. Office 365. Hvis du ikke allerede har gjort dette, lad mig fortælle dig, at forretningsfordelene er ret overbevisende.
For det første hjælper det med personlig produktivitet af dig og dit team. Hvis du bruger flere enheder (som jeg gør!), Kan du få adgang til alle dine kontortype dokumenter og e-mails, uanset hvilken enhed du bruger. Gå til en konference, og tager din bærbare computer eller tablet med dig? Med en cloud-produktivitetsplatform som Office 365 har du alt, hvad du behøver, bare ved at logge ind. Du skal aldrig igen overføre filer fra tommelfingerdrev eller synkronisere enheder senere.
For det andet hjælper det med team samarbejde. I min virksomhed arbejder de fleste af teammedlemmerne fjernt fra deres hjem. Alligevel kan vi alle stadig have adgang til filer og de samme værktøjer, bare ved at oprette forbindelse til en browser eller mobilapp.
For eksempel bruger vi delte kalendere i vid udstrækning. På den måde kan vi holde øje med firmaets frister, der påvirker eller involverer flere personer og afdelinger, centraliserer påmindelserne og se oversigt over tilgængelighed på et øjeblik.
Vi bruger også delt dokumentsamarbejde - bogstaveligt dagligt. Hvad vi gør er at holde møder via konferenceopkald eller videokonference, og så ser teamet på og redigerer et enkelt dokument, mens vi er på konferencen. Eller vi tager møde notater på et centralt delt dokument. Det sparer meget tid. Der er ikke behov for at rute møde notater senere. Vi behøver ikke bekymre os om hvilken version af dokumentet der er den seneste, fordi vi alle er der, der skaber og redigerer det samme dokument.
Plus, du kan sprede prisen om måneden. Der er ikke noget stort licensudstedelse - det er meget lettere at budgettere og rådgive.
3) Opret et centralt online arkiveringssystem
Når du får alle til at gemme til skyen, har du brug for en enkel måde for dit hold at finde, hvad der findes for almindelige filer.
For at gøre dette skal du oprette et online arkiveringssystem. Organiser det voksende antal dokumenter og filer, din virksomhed skaber dagligt.
Brug en række markerede mapper. Organiserer du dit arbejde med projekter? Af kunder? Af afdelinger? Opret et system, der giver mening for din virksomhed.
Med et virksomhedsorienteret arkiveringssystem sparer dit team mange timer, de ellers ville bruge på at søge efter varer eller duplikere indsatsen, fordi de ikke kan finde noget.
4) Opmuntre kunder og entreprenører til at dele via skyen
Hvor mange gange finder du dig selv at e-maile filer frem og tilbage? Derefter skal du jage gennem e-mails senere for at finde en fil, du har brug for.
Du sparer tid ved at dele filer direkte via skyen.
Du må muligvis ikke "tvinge" tredjeparter til at bruge din cloud sharing platform ved hvorfor ikke spørge? Angiv hurtigt fordelene, som f.eks. "Vi kan lide at dele og redigere filer på OneDrive eller Dropbox eller en anden platform, fordi det sparer tid på at jage via e-mails. Kan jeg dele det med dig der? "
Nogle vil ikke være behagelige at dele filer på denne måde. Men du kan blive overrasket, hvis du nævner det som en mulighed.
5) Brug elektroniske signaturapplikationer
Sender du eller modtager mange dokumenter, der kræver underskrifter? Hvis det er tilfældet, bruger du og dit team sandsynligvis meget tid på at sende e-mails, udskrive, underskrive, scanne, faxe - du kender boret.
Her er et tip: Tjek cloud-baserede, elektroniske signatur apps. Tænk, Hello Sign eller DocuSign. Der er også mange andre elektroniske signatur muligheder derude.
De sparer masser af tid. Ikke kun de elektroniske signatur apps fjerner nogle af procrastination faktor, fordi du kan underskrive et dokument straks, selv undervejs, i stedet for at vente, indtil du er i nærheden af printeren eller faxmaskinen.
De tager også meget af besværet med cirkulerende dokumenter til underskrivelse. De sender dokumenter til alle parter til underskrifter, og endda sender påmindelser.
6) Opret digitale aktivitetsbiblioteker i skyen
Lad mig stille dig et spørgsmål: Hvor meget tid bruger du på at jage eller videresende virksomheds digitale aktiver?
Jeg taler om dit logo, den brochure, du tog til messen et par år tilbage, den skabelonspræsentationsskabelon, du brugte sidste år, din blank præstationsoversigt, officielle firmabilleder, executive bios, pressesæt og andre aktiver.
Hvis din virksomhed er noget som mig plejede at være, bruger du helt for meget tid til at grave rundt for den slags materiale.
Opret et bibliotek med digitale aktiver. Opret en central delt mappe eller mapper på din cloud storage platform. Nu vil disse aktiver være tilgængelige for alle på dit hold, der har brug for dem, hvor som helst, når som helst. De behøver ikke at jage for dem eller forstyrre nogen andre til at finde dem.
7) Konverter et vigtigt forretningssystem til skyen
Du behøver ikke at tackle alle dine forretningssystemer og flytte alt til skyen på én gang. Start med at se på dine top tre vigtigste systemer. Det kan være QuickBooks, din kontaktdatabase og dit lagerstyringssystem.
Hvis du stadig bruger lokale eller desktop-baserede versioner af disse systemer, skal du begynde at evaluere fordelene ved skybaserede (online) versioner. Med skyversioner får du meget i form af evner for hele holdet at få adgang til information og samarbejde bedre. Og cloud-systemer gør det nemmere at overføre data fra et system til et andet, hvilket eliminerer dobbelt dataindtastning og silo-effekten af oplysninger, der bliver marooned i et system.
Hvilken app vil levere det største bang ved at flytte til skyen? Det er spørgsmålet at spørge.
8) Insistere på Cloud-Updated Malware Protection for alle arbejdere
Dette er især vigtigt med fjernarbejdere.
Store virksomheder har typisk en IT-afdeling, der opretter et firmanetværk med sikkerhedsforanstaltninger som beskyttelse mod malware.
Men små virksomheder må muligvis ikke have et netværk.
Eller et lille firma team arbejder ofte med folk, der ikke er på deres netværk. Fjernarbejdere kan forbinde fra deres egne enheder hjemmefra ved hjælp af den offentlige sky. De logger simpelthen på internettet.
Så det er vigtigt, at alle, der har adgang til dine systemer eller data, eller deler filer, har beskyttelse mod skadelig software opdateret regelmæssigt med nye malware signaturer via skyen.
Microsoft tilbyder et indbygget Windows Defender-produkt til desktops og Windows-baserede enheder - og det er gratis. Sørg for, at den er aktiveret. Eller få en anden malware beskyttelse løsning på plads.
Når Windows 10 kommer ud senere i år, vil det også have tilføjet sikkerhedsfunktioner indbygget via Windows Update. Windows 10 tilbyder også en mulighed kaldet Windows Update for Business. Dette giver hurtigere adgang til sikkerhedsopdateringer og kritiske rettelser og kontrol over implementering af opdateringer til it-administratorer. Hvis du f.eks. Har en it-afdeling, vil den være i stand til at levere patches til eksterne websteder med begrænset båndbredde.
9) Installer et Cloud-Based Phone System
Overvej enten en voice-over-IP (VoIP) telefontjeneste eller et softwarebaseret virtuelt tavle og voicemail-system.
Med skybaserede telefonsystemer får du mulighed for, at fjernarbejdere har adgang til et centralt telefonsystem - til meget lave omkostninger. For små virksomheder med fjernarbejdere eller dem der arbejder hjemmefra er dette særligt vigtigt. Selvom holdmedlemmer bruger deres egne mobile enheder, kan du stadig forbinde alle til centrale udvidelser og firmaets telefonsvarerkasser.
Du får også et professionelt indtryk i form af en automatisk stemmehilsen.
Voicemail meddelelser kan dirigeres som lydfiler via e-mail, så de kan videresendes til andre teammedlemmer.
Du får også brugsstatistikker til at hjælpe dig med at se, hvordan dit team bruger telefonen - perfekt til at styre en kundesupportfunktion f.eks.
10) Brug videomøder
Sidst men bestemt ikke mindst gør vide brug af virtuelle møder via video. Hvis du allerede bruger dem, fantastisk - gør flere af dem.
Video leverer indflydelsen af personlig interaktion til kunder og salgsudsigter, uden bekostning af personlig rejse.
Videomøder er også gode til holdet. Mennesker, der arbejder hjemmefra eller er placeret i forskellige kontorer, kan føle sig isolerede. Dette kan være demotiverende. Email og instant messaging er nyttige, men de er ikke erstatning for at høre et holdmedlems stemmebøjning eller se chefen smiler. Video gør folk føler sig inkluderet. Det glatter vejen for at arbejde sammen.
Mange små virksomheder bruger Skype, fordi det er gratis, og så mange bruger det til personlige formål, at de allerede er bekendt med det. Uanset hvilken konference løsning du vælger, skal du bare gøre det.
Jeg håber, at disse 10 ideer sætter dig i stand til at gøre mere med skyen - eller bekræft, at din virksomhed er i god form, når det kommer til skyen.
Undgå øjeblikkeligt at tackle alle disse. Bare vælg en eller to - og kom i gang.
På tidspunktet for denne skrivelse deltager Anita Campbell i Microsoft Small Business Ambassador Program.
Low-Hanging Fruit Photo via Shutterstock
3 kommentarer ▼
