Selv om mange små virksomheder kan gøre brug af ud af softwaren, er der tidspunkter, hvor en mere tilpasset løsning - enten som en ændring af eksisterende software eller noget helt nyt - bliver nødvendigt.
Men hvilke kriterier bestemmer, hvornår en tilpasset løsning, ud over kassen, er det rigtige valg? Hvornår skal du lave en build versus buy software decision?
$config[code] not foundTil svaret henviste Small Business Trends til Jim Hutchings, forretningsanalytiker med Trifecta Technologies, et firma, der tilpasser software til at passe en virksomheds behov mere præcist. Han gav følgende ti tips:
Drivere bag en Build versus Buy Software Decision
1. Manuelle løsninger
Virksomheden kan bruge manuelle løsninger til at ledsage rutinemæssige opgaver, fordi softwaren ikke gør jobbet.
"Når en opgave tager langt længere tid, end det burde, det er det første tegn, bruger firmaet manuelle løsninger, som f.eks. Brug af Post-it noter til at sætte påmindelser," sagde Hutchings. "En tilpasset løsning kan hjælpe i så fald."
2. Dårlig adoptionshastighed
En dårlig adoption rate af eksisterende software er en anden indikator tilpasning kan være nødvendigt.
"Hvis medarbejderne går ud af deres måde at ikke bruge softwaren, er det et tegn, de ikke kan lide det," sagde han. "Tvunget vedtagelse vil heller ikke føre til effektivitet, men det vil også resultere i, at arbejderne griper og klager."
3. Vanskeligheder Uddannelse
Et firma kan have brug for en tilpasset løsning, når det er svært at træne medarbejdere ud af boksens software.
"Det kan være, at emnet ekspert ikke er i stand til at træne, eller at softwaren er forældet og svært at bruge," sagde Hutchings. "Også emnet ekspert kan tage en 'Det er nemmere at gøre det selv end at træne andres holdning, på grund af vanskelighederne. I dette tilfælde vil en tilpasset løsning blive skræddersyet til virksomhedens behov.
4. Ikke-understøttet salgsproces
Der kan være tidspunkter, hvor CRM-software (CRM) i brug ikke fuldt ud understøtter salgsprocessen. For at illustrere, mindede Hutchings et tilfælde, hvor en kundes CRM-software ikke kunne tilfredsstille behovet for kontrakter med en speciel prismodel.
"Vi tilføjede en komponent, der brugte en brugerdefineret workflow til at gennemgå en specifik reglerbaseret proces for at imødekomme klienten," sagde han. "Det strømlinede salgsprocessen på en sådan måde, at softwaren ikke kunne."
5. Flere software til et enkelt job
Et andet tilfælde, hvor tilpasning bliver en faktor, er, når forskellige softwaretyper er nødvendige for at udføre et enkelt job - hvad Hutchings betegner som "Frankensteining" af software.
"Denne tilgang er ikke forkert ved definition, men det giver ineffektivitet," sagde han. "Hvis du ikke kan bruge kun et stykke software, er der et problem."
Hutchings opregnede to eksempler for at gøre sit punkt.
"Brug af Word i stedet for Excel til at lave et bord er et eksempel," sagde han. "CRM er en anden. Brug et CRM-program til det meste af salgstragten, men tilføj Excel-regneark til rapportering - du får ikke virkelige effektiviteter. "
6. Systemkonvertering
En virksomhed, der er utilfreds med et softwareprogram, ønsker måske at overføre til en anden, en opgave, der ikke altid er let.
"At flytte data fra et system til et andet kan være en vanskelig opgave, der kan kræve brugerdefineret arbejde," sagde Hutchings. "I så fald vil en software tilpasser bygge en motor, der konverterer dataene automatisk til dig."
7. Automationskrav
Når som helst en virksomhed ville drage fordel af automatisering er en indikation, at den har brug for brugerdefineret software, ifølge Hutchings.
"Hvis du bare sælger ting - ved hjælp af salgsstedssoftware til at foretage en forandring, for eksempel - kan du være okay med en ud af kassen løsning som Square eller Clover," sagde han. "Men hvis der er noget slips til lønningsliste, tidsskemaer, regnskabsføring, lager, indkøb, supply chain management eller prognoser, er det bedst at sætte en tilpasset løsning."
8. Scalability og Business Growth Overvejelser
Ud af kassen kan software mangle fleksibilitet eller skalerbarhed, hvilket hæmmer virksomhedens vækst.
"Tilpasning er nødvendig i så fald for at understøtte vækst," sagde Hutchings. "Et firma kan tage en trinvis tilgang, tilføje forskellige funktioner eller udvide til forskellige brugergrupper gradvis over tid."
9. Custom Branding eller Design
Et firma kan drage fordel af brugerdefineret branding eller design som en måde at differentiere sig fra konkurrenter. Hutchings citerede Carlo's Bakery (hjem for "Cake Boss") som et eksempel.
"Trifecta opbyggede et salgssystem, der udnyttede en iPad, hvor en kunde i samspil med bageren kunne lave en brugerdefineret kage fra bunden," sagde han. "Som linjer begyndte at danne rundt om hjørnet efter debut af tv-showet, kunne medarbejderne gå ud og bruge iPad til at tage ordrer, hvilket reducerer ventetiden. Det hjalp med at bevare kunderne. "
10. Licensgebyrer
Et sidste kriterium for at afgøre, om ud af kassen eller brugerdefineret software passer bedst til virksomheden, har at gøre med licensafgifter, som ifølge Hutchings kan være cost-prohibitive.
"Pris er nummer et aspekt," sagde han. "Licensgebyrer for ud af kassen software kan være meget dyre, i hvilket tilfælde brugerdefinerede kan være mindre dyre på lang sigt. Det er ikke ulig leasing kontra køb af en bil. "
Yderligere råd
Hutchings tilføjede følgende råd til at hjælpe med beslutningsprocessen i forbindelse med køb af software:
"Analyser afkastet for at sikre, at du kan gøre dine penge tilbage," sagde han. "Et budget på $ 5.000 kan være alt, hvad der kræves for at opbygge en brugerdefineret løsning. Bare vær sikker på at du kan gøre dine penge tilbage i effektivitet eller stordriftsfordele. "
Hutchings sagde, at virksomheder bør først dyrlæge ud af boksen software, for at se om det opfylder kravene, og derefter se på brugerdefinerede muligheder som behovet opstår.
Han anbefalede også, at virksomheder ikke glemmer de skjulte omkostninger forbundet med brugeradoptagelse, såsom uddannelse, og at de er opmærksomme på tabte muligheder for omkostninger, hvilket kunne kræve en budgetforhøjelse.
Arbejder sammen Foto via Shutterstock
Kommentar ▼
