Hvis der var et enkelt ord for at beskrive, hvordan små og mellemstore virksomheder har ændret sig i løbet af det sidste årti, ville ordet sandsynligvis være "teknologi".
På relativt kort tid har teknologien givet mindre virksomheder mulighed for at:
- Gå fra hovedsagelig lokale virksomheder til at klare sig på globale markeder.
- Operere med fjerntliggende og distribuerede arbejdstagere, hvilket reducerer kontorets overhead.
- Få mere gennemgang med automatisering.
- Betjene kunder bedre gennem teknologi.
- Niveau spilleområdet når det kommer til at konkurrere med større enheder.
- Untether ejere og medarbejdere fra vores skriveborde, der integrerer arbejde og liv bedre.
Hvordan stiger din virksomhed mod dagens 21. århundredes små virksomhed? Tag et kig inde i dagens små virksomhed og dets bedste praksis for at se, hvordan du sammenligner. Dagens små virksomheder følger disse fem bedste praksis:
Bedste praksis 1: Del filer i skyen
Ikke mere gør dine vigtigste filer, uanset om dokumenter fotos eller video skal gemmes på din harddisk eller på en server på stedet. Eller (rædsel) i papirkassetter.
Lad os bare tage et scenario. Forestil dig at lave en kundepræsentation. I fortiden havde du været nødt til at downloade præsentationen og tage den med dig. Hvis du har glemt, eller du har brug for ændringer i sidste øjeblik, måtte en assistent muligvis sende filen til dig på vejen. Tidligere har jeg spildt mere tid, blot forsøger at koordinere præsentationer mens du rejser, end jeg plejer at huske.
I dag er det så meget lettere. Det er bare et spørgsmål om at trække filer fra skyen, uanset om du er på en konference eller på din klients hovedkvarter i en fjern by.
Deling af filer i skyen er dog mere end bekvemmelighed under rejsen. Dagens små virksomheder driver virtuelle kontorer, der bruger cloud-værktøjer til at muliggøre samarbejde med partnere og medarbejdere over hele landet og over hele verden.
Og du behøver aldrig bekymre dig om en hardwarefejl, der forårsager en katastrofe, hvis du har gemt alle filer og data i skyen. Vært der, gjort det - og at bruge tid på at prøve at genoprette tabte filer er aldrig smuk.
Der er en række værktøjer til at hjælpe i dag. For eksempel giver Microsoft OneDrive dig mulighed for at synkronisere og gemme filer, så de kan fås fra enhver browser eller mobilenhed. Endnu bedre, du kan konfigurere computere for at gemme alt til OneDrive som standard, så du og dine medarbejdere aldrig skal manuelt overføre noget til skyen.
Det betyder at du kan dele og samarbejde fra hvor som helst. Office 365 giver dig mulighed for at opbygge virtuelle netværk på op til 300 brugere, der kan dele filer via webversioner af Outlook, Word, Excel og PowerPoint.
Hvis din virksomhed skal vokse hurtigt, kan du skala billigt gennem SharePoint på Microsoft Azure.
Bedste øvelse 2: Forstærker kraften i teamwork gennem samarbejde
Teknologien har også gjort det muligt for arbejdere at samarbejde fra hvor som helst. Et virkelig virtuelt kontor er opstået, en hvis medarbejdere ikke længere behøver at være i samme by eller endog på samme kontinent.
Der er mange tekniske værktøjer, der kan give dig, dine partnere og medarbejdere medforfatter i Word, PowerPoint og OneNote.
Skype for Business giver dig mulighed for at få input og holde møder via instant messaging, skærm deling, snak eller videochat. Her ved Small Business Trends bygger vores hele team på Skype for at samarbejde. For eksempel holder vi vores Executive Team møder via Skype, mens vi ser møde rapporter om fælles cloud-dokumenter. Derudover bruger vi Skype til at holde kontakten med frilansere og partnere, fordi det er så allestedsnærværende, at næsten alle vi støder på, har et Skype-id.
Har dokumenter med nogle oplysninger, du skal dele, og nogle oplysninger, du ikke vil dele? Microsoft GigJam giver et gennembrud måde at dele de rigtige oplysninger med de rigtige mennesker i realtid.
Bedste praksis 3: Lav sikkerhedskernen til driften
I en alder af internettet er datasikkerhed lige så vigtig som fysisk sikkerhed for dine kontorer.
Der findes en række værktøjer til at holde din virksomheds data sikker i en verden af malware, phishing, host fil omdirigering ordninger og meget mere. Det vigtigste, som den moderne lille virksomhed gør, er at integrere sikkerheden så dybt i den daglige drift, at du og dine medarbejdere ikke behandler det som en særlig begivenhed. Computing sikkerhed er simpelthen på alle niveauer hele tiden.
Databeskyttelse er indbygget med Enterprise Data Protection og Office 365 Mobile Device Management til alle enheder - selv for "bringe din egen enhed" situationer.
Du kan sikkert få adgang til indhold overalt med Multi-factor-godkendelse, når du er væk fra virksomhedens netværk. Sikkerhedsopdateringer til Office 365 leveres månedligt for at sikre, at du kan holde dine data sikre.
Åh, og glem ikke den gratis Windows Defender-antivirusbeskyttelse, der er integreret i Windows 10, og Windows Hej ansigtsscanning login beskyttelse for hver medarbejder.
Bedste praksis 4: Udnyt kraften i AI
Teknologi er blevet mere end et værktøj til erhvervslivet. I dag fungerer teknologien i form af kunstig intelligens næsten som en menneskelig medarbejder.
Virtuel assistance kan aktiveres fra en stationær eller mobil enhed og give vigtige oplysninger i den del af tiden, det kan tage for at gøre selve forskningen eller overdrage den til en medarbejder.
Cortana kan f.eks. Styre din kalender og give dig påmindelser om aftaler, spore pakker, hold, interesser og fly. Cortana kan sende e-mails og tekster, oprette og administrere lister og åbne enhver app i dit system.
En anden iteration af denne smarte teknologi - bots - kan besvare kundernes enkle spørgsmål og give vigtige oplysninger til at yde bedre kundeservice.
Gennem Microsoft Bot Framework kan du opbygge dine egne robotter til at interagere med systembrugere og kunder via SMS, Skype, din hjemmeside eller Office 365 mail.
Bedste praksis 5: Arbejde på farten eller fjernt
Arbejdskraft fjerner mange fordele.
Der er mindre tid spildt pendling og mindre stress. Desuden er medarbejdere, som arbejder hjemmefra, ofte gladere, bedre forbundet med deres job og mere produktive, når de får det valg.
Teknologi gør det nemt at holde kontakten.
For eksempel fungerer hele mit firma stort set. Alle i Small Business Trends arbejder fra hans eller hendes hjemmekontor. Uden delte filer, samarbejdsværktøjer og en række mobilenheder - ville vi ikke kunne fungere.
Der er også hårde forretningsmæssige fordele. Ved at udnytte teknologi til at fungere stort set har mit firma været i stand til at maksimere rentabiliteten og selvfonden vores vækst, fordi overhead er lav.
Desuden gør vores arbejdere job tilpas i vores liv - ikke omvendt. Vi er ikke bundet til vores skriveborde. Hvis vi har brug for adgang til en fil, kan vi kalde det op på vores mobile enheder, hvor vi end måtte være. Vi er gratis til at rejse eller bare løbe ærinder for at holde krop og sjæl sammen.
Forhåbentlig har jeg givet dig en smag til det moderne SMB, herunder fem bedste praksis. Hvad der er vigtigt at indse, er, at Microsoft kan være din partner for at omdanne din virksomhed til det moderne SMB og fuldt ud vedtage disse bedste praksis. Derfor er jeg glad for at være en Microsoft Small Business Ambassador, fordi jeg har brugt kraften i teknologi til at drive min virksomhed i dagens verden på en omkostningseffektiv og effektiv måde. Og Microsoft har været kernen i at gøre det muligt.
På tidspunktet for denne skrivelse deltager Anita Campbell i Microsoft Small Business Ambassador-programmet.
Moderne Forretningsfot Foto via Shutterstock
Mere i: Sponsoreret 1
