Planlægning af en begivenhed er en proces, der kan være både udfordrende og tidskrævende, men er en meget effektiv måde for virksomheder at fremme deres varer og tjenester. Nogle udfordringer er at vælge et sted, administrere invitationer, organisere svar og spore betalinger.
Se på følgende tips til at hjælpe dig med at overvinde disse udfordringer og omdanne dit begivenhedssyn til en ekstraordinær virkelighed:
Planlæg for succes
Overvej dit publikum, når du planlægger en begivenhed. "Hvornår" og "Hvor" er vigtige overvejelser for at maksimere tilstedeværelsen. For hver begivenhed skal du sætte to mål: hvad du håber at opnå, og hvad du håber dine deltagere vil opnå. Disse planlægningstips vil hjælpe med at fokusere dine indsats, kommunikere effektivt og give en meningsfuld oplevelse for alle involverede.
Invitationer - gør det personligt
Der er en meget god chance for, at kundens første indtryk af din begivenhed skyldes din email invitation, så din invitation skal være engagerende. Din invitation skal se professionel og kommunikere de grundlæggende oplysninger om din begivenhed. Her er nogle tips til at sende gode online-invitationer:
- Det er vigtigt at segmentere din liste. Du vil invitere de mennesker, der er mest interesserede.
- Personliggør det (inklusiv invitationsnavne).
- Mærk invitationen med firmaets logo og farver. Dine kunder skal vide, at det kommer fra dig uden at se et enkelt ord.
- Medtag formålet med og fordelene ved at deltage i din begivenhed.
- Giv klare detaljer om hvor, hvornår og omkostninger i forbindelse med arrangementet samt kontaktoplysninger.
- Inkluder et kort, hvis det er muligt, og kørselsvejledning.
Fremme proaktivt
Invitationer er måske ikke nok til at garantere et pakket hus. Der er et par ekstra trin, der kan bidrage til at øge bevidstheden, opmuntre tilstedeværelsen og fylde pladser på dit arrangement. Forslag omfatter:
- En begivenhedsspecifik hjemmeside. Dette er et godt sted at liste alle detaljer om arrangementet: Den generelle beskrivelse, formål, gebyrer, aktiviteter, links til andre hjemmesider, særlige gæster og yderligere ressourcer.
- Ligesom den oprindelige invitation, skal du sørge for at alle kampagner omfatter dit mærke, firmalogo og farver.
- Hvis arrangementet er åbent for offentligheden, overveje at fremme din begivenhed på sociale netværkssites. Min erfaring er, at social networking er komplementært til salgsfremmende værktøjer som e-mail invitationer. Jeg finder, at jeg kan øge tilstedeværelsen med mindst 10% eller mere ved at inddrage sociale netværk i blandingen.
- Husk at sende en påmindelse i de dage, der fører op til begivenheden.
- Medtag en begivenhedskalender til fremme af fremtidige begivenheder.
- Fang mere end standard information til brug i fremtidige marketingindsatser.
- Hvis der er gebyrer for din begivenhed, skal du samle disse under registrering. Indsamling af gebyrer elektronisk undgår sikkerhedsrisikoen ved at administrere og lagre kreditkortnumre på din egen computer. Og hvis du kan få registranter til at betale på tidspunktet for registrering, får du et fast engagement fra de personer, som de vil deltage i arrangementet.
- Hvis du opkræver gebyrer, skal du altid inkludere en tilbagebetalingspolitik.
Udnyt de rigtige værktøjer
Små virksomheder bør værdsætte deres brand og stræbe efter professionalisme, når de kommunikerer med deres kunder og kundeemner. Et værktøj designet til professionel brug giver den bedste løsning til at imødekomme disse krav. Som med e-mailmarkedsføring og onlineundersøgelse findes der online værktøjer til at hjælpe dig med at planlægge, spore og styre din begivenhed.
Lad det tælle
Der er altid mulighed for at forbedre din begivenhed efter det faktum. Aktiviteter efter aktiviteter kan afsløre nyttige oplysninger om, hvad der fungerede, og hvordan du kan forbedre din næste begivenhed.
- Spor dem, der deltog i vs. dem, der ikke gjorde det.
- Send en rettidig opfølgningskommunikation for at inkludere højdepunkter af arrangementet, billederne og det samlede resumé.
- Gennemfør en post-event undersøgelse af deltagere til at fange deres oplevelse på arrangementet.
- Spørg om områder til forbedring i din næste begivenhed.
Fra en begivenhedsplanlægning til analyse efter en begivenhed vil en succesfuld begivenhed være til stor nytte ved at bruge den rigtige online-løsning. Ved at følge disse forslag kan du være mere produktiv på mindre tid, se professionel og give en tilfredsstillende begivenhedsoplevelse til dine deltagere.
15 kommentarer ▼
