Ikke alene skaber en papirløs arbejdsplads virksomhederne sparer penge og bruger mindre, men det sætter dem også på vej til at være mere miljøvenlige. Hvis du tænker på at udveksle filskabene, der brister i dokumenter med bjerge til et papirløst system, men ikke er sikre på, hvor du skal starte, skal du kigge på de følgende 10 trin for at gå papirløs.
Går papirløs på arbejdspladsen
Del filer digitalt
I stedet for at stole på printeren for at udskrive horder af dokumenter, kan du dele filer med kolleger via digitale metoder, som f.eks. Google Dokumenter. Da denne gratis service via Gmail løbende sparer, vil arbejdsfiler aldrig gå tabt, i modsætning til med en kopimaskine!
$config[code] not foundNick Candito, medstifter og CEO for Progressively, fortalte Small Business Trends af nogle vigtige måder at gå papirløse hjælper virksomheder. Tale om 'adherence' og hvordan digitalisering forbedrer arbejdspraksis, sagde Candito:
"Der er ingen tvivl om, at digitalisering forbedrer samarbejdet. Når alle har adgang til de væsentlige dokumenter og konsekvent samler de rigtige oplysninger til den rigtige person, når det er nødvendigt, smeder du hjulene i din interne kommunikationsmotor. "
Gem filer i skyen
Virksomheder af alle størrelser er afhængige af papirarbejde, som snart monteres for at blive stramme krav til opbevaring. I stedet for at fylde vigtige papirarbejde i arkivskabe, gem dem nemt på skybaserede systemer, som Dropbox. Disse papirløse digitale systemer vil spare dig for meget plads på kontoret, for slet ikke at hjælpe med at holde vitale dokumenter sikre.
Scan og fax ikke mere
Scanning og faxning af dokumenter kræver brug af papir. Hjælp din virksomhed til at være papirløs ved at bruge en scanner-app på din telefon til at scanne dokumenter. De gemte dokumenter kan derefter konverteres til PDF-filer og deles med kolleger via e-mail.
Fremme digital kommunikation
Opmuntre din arbejdsstyrke til at vedtage en kultur af digital kommunikation, hvorved tidligere papirbaserede kommunikationsmetoder, såsom postfakturaer og payslips, erstattes af digitale metoder som e-mails og onlinemeddelelser.
Stol på digital kommunikation i stedet for papirbaserede meddelelser, hjælper med at spare din forretningstid. Candito noter, der bruger digitalt i stedet for papirarbejder giver ledelsen mulighed for at "overvåge dine forretnings- og nøglesamarbejder i realtid og med henblik på at analysere flaskehalse for at forbedre dem og dermed forbedre resultaterne."
Bytte papirregninger og erklæringer til digitale enheder
Uanset om det er energiregninger, kontoudtog eller entreprenørfakturaer, genererer alle virksomheder regninger og udsagn. Hvis dine regninger stadig oprettes i papirformular, skal du blot bede om, at de sendes digitalt. I almindelighed foretrækker banker og andre organisationer at sende digitale udsagn og mail, da det sparer på trykning og afsendelse.
Generer digitale visitkort
Visitkort, mens det er nødvendigt, kræver betydelige mængder af træ-guzzling papir. I stedet for at dække din tegnebog med et vifte af visitkort, digitaliser dit visitkort. Der er masser af software og apps til rådighed, såsom Pearl Scan og CamCard, som scanner visitkort og konverterer dem til et digitalt dokument.
Brug elektroniske signaturer
Selv vores underskrifter kan undertegnes elektronisk. I stedet for at skulle udskrive et dokument, underskrive det fysisk med en pen og sende det til en modtager, kan signaturer underskrives elektronisk, hvilket betyder, at der ikke er behov for tidskrævende og dyrt papirarbejde. Abode Reader kan bruges til at underskrive dokumenter uden at skulle udskrive noget.
Sådanne digitale metoder kan bidrage til at forbedre en virksomheds sikkerhed. Candito siger: "Med digitaliserede processer, identificer styring og adgangskontrol sikre kun de rigtige mennesker adgang til bestemte dokumenter og systemer."
Sigt og sorter eksisterende papirarbejde
For at kunne oprette et papirløst kontor skal du 'tynde ud' nogle af de eksisterende papirer, der måske har været på kontoret i de sidste 20 eller endog 30 år. Tilbringe en formiddag eller længere for at sigtes gennem gammelt papirarbejde og bestemme, hvad der kan lægges gennem skurderen. At fjerne overflødigt papirarbejde fra kontoret vil skabe mere plads, samt at være utrolig tilfredsstillende!
Gør møder papirløse
I stedet for at uddele papirhåndbøger på møder, skal du bruge projektorer og teknologi, der formidler de oplysninger, du vil dele fra en vis kilde.
Træn personale til at være mere digital savvy
En papirløs forretning kræver noget digital knowhow. Fra opgaver som at sende dokumenter via e-mail til at bruge skybaserede systemer til at gemme filer, hvis din arbejdsstyrke mangler digital indsigt, investerer tid og penge til at træne dem, vil det sandsynligvis vise sig at være en givende og uvurderlig langsigtet investering.
Candito siger, at være fri for papir hjælper med at optimere ydeevnen og en virksomheds bundlinje med angivelse af:
"I sidste ende er det, hvad du skyder for, når du går papirløs, en forbedret kundeoplevelse og dermed en forbedret bundlinje.
Kaster papirfoto via Shutterstock
2 kommentarer ▼
