At tage minutter på et møde er en effektiv og nyttig måde at notere ned på handlingspunkter, beslutninger og forespørgsler, der skal løses under et forretningsmøde, hvor folk kan være involveret i diskussionen for at tage notater. Normalt er der en udpeget minut-taker, hvis opgave det er at tage noter under mødet, arrangere dem i et læseligt format og udstede dem til deltagerne efter afslutningen af mødet. I formelle møder skal det foregående mødemøde aftales og accepteres til afskriften af mødet i mødet ved at møde deltagere.
$config[code] not foundAcceptere protokoller
Bestem, om der er et quorum til stede på det aktuelle møde. Et quorum er defineret som det mindste antal medlemmer, der er nødvendige for at godkende et forslag og træffe endelige beslutninger efter foreningens eller gruppens vedtægter. Uden quorum må der ikke finde noget officielt møde.
Læs eller har sekretæren til foreningen, bestyrelsen eller gruppen, læse protokollen højt fra det foregående møde, og notere dem, der er til stede og alle handlinger, der blev udvist.
Diskuter protokollen fra det foregående møde, og foretag eventuelle korrektioner før godkendelse. Diskussionen skal være faktisk og venlig og ikke åbne gamle debatter eller konflikter.
Kald til en bevægelse fra gulvet. Præsidenten eller formanden for bestyrelsen, gruppen eller mødet anmoder om et forslag om at acceptere det foregående mødes minutter som læst eller med drøftede ændringer som anført. Forslaget kan udarbejdes af et valgbestyrelsesmedlem og skal udstationeres af en anden. De foregående minutter skal accepteres inden det nuværende møde kan fortsætte.
Bed alle deltagere om at stemme for at acceptere protokollen. Dette sker gennem et hånds show, pr. Stemme eller af formanden spørger hver deltager individuelt. Noter i protokollen fra det aktuelle møde, at den foregående er blevet accepteret.
Tager notater
Hent en kopi af møde dagsorden for at afgøre, hvad der skal diskuteres. Dette vil skitsere strømmen de minutter, der skal tages. I henhold til Roberts ordrebestemmelser skal de foregående møde minutter læses og accepteres, inden mødet påbegyndes.
Sæt ved siden af den person, som leder mødet til afklaring, da mødet skrider frem. Brug en båndoptager til at indlæse procedurer og kontrollere noter, når mødet er overstået.
Skriv titlen på protokollen, registrer dato, tidspunkt og sted for mødet samt navnene på hver deltager på mødet.
Tag noter, når mødet fortsætter, og noter hver dagsorden, der drøftes. Optag navnene på dem, der foretager bevægelser, samt om de vedtages eller afvises. Skriv ned, hvordan denne beslutning blev truffet, enten gennem et hænder eller en anden metode.
Transkriber mødemøder så hurtigt som muligt efter afslutningen af mødet, mens diskussionerne stadig er friske.
Brug skabelonen fra tidligere møder til at skrive de nuværende minutter. Hvis der ikke er nogen tidligere minutter, skal du oprette en skabelon, der klart angiver møtets titel, dato og deltagere.
Vis klart, hvilke beslutninger der er lavet, med fulde detaljer om, hvad denne beslutning er.
Vedhæft eventuelle yderligere dokumenter, der præsenteres under mødet, for at inkludere med protokollen som et tillæg.
Tip
Skriv uden forstyrrelse, med angivelse af kun de nøjagtige fakta af eventuelle diskussioner.
Afklare eventuelle tvetydige genstande med mødechefen før omsætning af protokollen.
