Det kontorlige personale spiller en afgørende rolle i ethvert selskab. Medarbejderne er dem, der udfører de daglige opgaver i et typisk kontor, og bliver ofte bedt om at udføre en lang række andre funktioner for virksomheden. Dog er pligter og forventninger til kontoransatte ikke altid klare for ansøgere, og bør være veldefineret af virksomheden inden ansættelse.
Telefonopkald
Tjenestemedlemmer har ansvaret for at besvare, styre og foretage telefonopkald. De skal foretage disse opkald på en professionel måde og være i stand til at overføre opkald og ruteopkald til den rigtige voicemail-boks, hvis personen ikke er der eller er i et andet opkald. De skal også være bekendt med hver medarbejders roller, så opkald kan overføres korrekt. De skal også være bekendt med, hvilke opkald der er nødvendige for at overføre, og hvilke opkald, som f.eks. Telemarketers, har en lavere prioritet.
$config[code] not foundPost
Kontormedarbejdere er ansvarlige for både indgående og udgående mail. Indgående mail skal sorteres og leveres til de påtænkte modtagere eller åbnes af kontorpersonalet for at bestemme postens art, f.eks. En kundeklager, og sende den til det rette sted. Udgående mail skal organiseres, adresseres og stemples. Desuden koordinerer de kontoransatte med forsendelsestjenester som Federal Express til pakkelevering og afhentning.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingDokument kontrol
Ansvaret for at forvalte interne dokumenter falder også i vid udstrækning af kontorets personale. Tjenestemedlemmer er ansvarlige for at skrive, kopiere, distribuere og arkivere eller ødelægge alle interne dokumenter. De opretholder et arkiveringssystem i korrekt alfabetisk rækkefølge og sporer følsomme dokumenter, der skal destrueres efter en vis tid. Derudover vil eventuelle store mængder fotokopiering blive delegeret til en medarbejder.
Arrangementskoordinering
Tjenestemedlemmer forventes ofte at koordinere virksomhedens arrangementer. De sørger for, at der leveres mad på det rigtige tidspunkt, og at eventuelle udleveringer vil blive kopieret og tilgængelige. De vil også hjælpe med at designe eventuelle PowerPoint-præsentationer eller andre multimedieelementer, der kan præsenteres, og sikre, at konferencelokalet selv er i ordentlig rækkefølge, før begivenheden begynder.
Levering Bestilling og småkasser
Tjenestemedlemmer har ofte ansvaret for at bestille kontorartikler efter behov og distribuere småkasser til andre medlemmer af kontoret for fornødenheder som cab-rides eller akut behov for forsyninger. Klientpersonale udfører generelt en forsyningsordre en gang om ugen, og andre ordrer som behov kommer op.
