Hvis du ejer en virksomhed, der beskæftiger mennesker, er du nødt til at påtage sig en bred vifte af ansvar. Mange af disse opgaver er ret indlysende, som at udføre løn eller opfylde nye skattekrav.
Alligevel vil en medarbejder komme til dig og bede om noget, der måske virker lidt mindre fremadrettet - som f.eks. Bevisbevis for beskæftigelse for at hjælpe dem med at sikre et banklån eller få en ny leje.
$config[code] not foundMen denne form for anmodning er faktisk meget mere almindelig, end du måske tror. Og når det sker, er den nemmeste måde at hjælpe på med at udstede et Bekræftelse af Beskæftigelse (VoE) brev.
Hvad er en Bekræftelse af Beskæftigelsesbrev?
Et VoE-brev er et kort dokument, som en medarbejder kan bruge til at bevise, at de i øjeblikket er ansat hos et bestemt firma. Banker og realkreditinstitutter vil ofte anmode potentielle låntagere om at fremstille et VoE-brev, før de accepterer at tilbyde et lån, og udlejere vil normalt bede om en lignende henvisning, inden de udlejer en ejendom.
Ved udgangen af dagen anmoder udlånsinstitutioner og andre organer om, at VoE-breve skal bevise, at den pågældende person er på toppen af deres økonomi, eller vil være i stand til at foretage regelmæssige betalinger for at tilbagebetale en gældsforpligtelse. Hvis du arbejder udenlandske statsborgere, kan et VoE-brev også være et afgørende visumpligt.
Med det i tankerne er chancerne for, at de fleste af dine medarbejdere bliver nødt til at bede om et VoE-brev som noget punkt i løbet af deres arbejde. Det er ikke noget, enkeltpersoner har brug for meget ofte, men det er ikke en sjælden anmodning. Derudover kan det være en meget vigtig forespørgsel.
Som arbejdsgiver er du ikke juridisk forpligtet til at udstede et VoE-brev i de fleste situationer. Forskellige stater har forskellige regler om hvornår og hvordan disse referencer udstedes. Når det er sagt, er disse regler generelt meget ens, og det vil kun tage et par minutter ud af din dag for at skrive en.
Hvilke oplysninger er inkluderet i en bekræftelse af ansættelsesbrev?
Et VoE-brev er ikke en almindelig, langvarig beskæftigelsesreference. De organisationer, der anmoder om et VoE-brev, ønsker typisk kun arbejdsgivere at bekræfte nogle af de vigtigste fakta vedrørende en persons beskæftigelse. Disse omfatter: datoen beskæftigelsen begyndte, individets navn og titel, deres løn og hvor ofte de er betalt, og om medarbejderen er deltids eller heltid.
Brevet i sig selv følger stilen til et almindeligt forretningsstilbrev - men hvis du gerne vil se et eksempel eller to, er der masser af hjemmesider, der tilbyder nemme at bruge skabeloner. Hvis din virksomhed har en stationær stilling, er det en god tid at bruge den - og du skal generelt medtage kontaktoplysninger, hvis den endelige modtager af VoE-brevet har yderligere spørgsmål vedrørende brevet.
Du bør også forsegle konvolutten, inden du udsteder den til din medarbejder.
Det kan ikke virke så meget, men VoE-breve kan gøre en verden af forskel til en medarbejders personlige liv. Derfor er forfatterskab til disse breve en forholdsvis vigtig administrativ opgave, der kommer hånd i hånd med at tage på personale.
Laptop-foto via Shutterstock
