Administrative assistenter - eller assistenter, som de også kaldes - giver den kontorlige og logistiske støtte, som et kontor har brug for for at fungere. De grundlæggende ansvarsforhold afhænger af jobbeskrivelsen, men generelt foretrækker arbejdsgivere computer-literate kandidater med overlegne kommunikationsevner, en flot organisatorisk forstand og avancerede multitasking evner. Ledere er ikke altid ledige til at overvåge alle dele af et projekt, så det er også vigtigt at arbejde selvstændigt.
$config[code] not foundGrundlæggende krav
De oprindelige krav afhænger af jobbet. Indgangspositioner er normalt åbne for gymnasieelever med grundlæggende kontor, computer og engelsk grammatik færdigheder. Klasser i disse fag er tilgængelige på lokale samfundskoler og tekniske skoler. Disse institutioner tiltrækker også medicinske og juridiske sekretæransøgere, der har brug for at lære branchespecifikke jargon, bemærker Bureau of Labor Statistics. Mange midlertidige placeringskontorer tilbyder lignende uddannelse; Arbejdsgiverne foretrækker dog generelt en bachelorgrad for ledende sekretærstillinger.
Koordinering og planlægning
Fra telefonsvarere til opdatering af begivenhedskalendere er administrative assistenter tæt involveret i alle vigtige organisatoriske aktiviteter på et kontor. Routing indgående mail og fax til den relevante person er en del af jobbet, ligesom booking aftaler og personale møder. Assistenter på større organisationer som kollegier eller offentlige organer fungerer ofte også som forbindelser mellem deres chefer og organisationernes forskellige afdelinger.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingKorrespondance og kommunikation
Redigering og komponering af notater, rapporter og andre kontorsdokumenter er en anden vigtig opgave, som cheferne tildeler administrative assistenter. Arbejd på højt niveau kommer med mere komplekse ansvarsområder. Eksempelvis kan eksekutivassistenter udføre forskning og forberede præsentationer og regneark, og skoledirektører kan forventes at komponere, redigere og producere materialer til afdelinger, divisions- og skolepublikationer - plus bulletiner, koder, nyhedsbreve og præstationsprogrammer.
Kunderelationer
Skøn og god dømmekraft er væsentlige kvaliteter for administrative assistenter, der tjener som deres arbejdsgiveres offentlige ansigt. Denne rolle indebærer ofte at besvare spørgsmål og hjælpe utilfredse kunder. For eksempel forventes et assistent hos et ejendomsselskabs kontor at registrere oplysninger om en lejers klage og hjælpe med at løse sit problem. Aides har brug for overlegen problemløsning og konfliktløsning færdigheder til at håndtere sådanne situationer.
Record-Keeping og Data Management
En administrativ assistent opretholder en institutions institutionelle hukommelse gennem hendes arkivering og databasehåndtering. I et skoleområde kan en assistent f.eks. Koordinere og vedligeholde filer og indekser. En husejers forening kan derimod forvente, at assistenter skal organisere og styre generel korrespondance, fakturaer, nøglefob, kvitteringer og arbejdsordrer - såvel som organisationens interne dokumenter. Ved større organisationer kan assistenter styre lagerlokaler eller virksomhedsbiblioteker.
