Der er ikke noget værre end et kedeligt arbejdsmøde. Hver dag er der omkring 25 millioner møder alene i USA. For at lette disse møder har mellemledere en tendens til at opgive en anslået 35 procent af deres tid på kontoret - mens nogen i øverste ledelse sandsynligvis vil miste tættere på halvdelen af deres hele dagen i møder.
Disse overordnede forpligtelser ville være helt værd, hvis alle disse møder genererede gode ideer, men en anslået 67 procent af møderne er generelt klassificeret som afskrivninger - der spilder over 37 mia. Dollars om året i tabt produktivitet.
$config[code] not foundMed det i tankerne er det kun fornuftigt at forsøge at skære ned på meningsløse møder. Og hvis du er en lille virksomhedsejer uden et nytårs beslutning om at forbedre måden, der kører på dit firma, kan det være en perfekt måde at styrke moralen på og starte 2017 med et bang ved at fjerne kedelige møder fra din arbejdsuge.
Sådan reduceres tiden i møder
For at hjælpe dig med at komme i gang er der 15 måder at fjerne eller fremskynde alle dine 2017 møder på:
Tag en dagsorden
En af de største timewasters i ethvert møde er mangel på formål. For at holde tingene i rette tempo skal du sørge for at have en detaljeret dagsorden til at guide dig gennem dit møde så hurtigt som muligt.
Tag det udenfor
Hvis du tjekker ind med et lille hold, er en af de bedste måder at engagere personligheder på og få folk til at tale, ved at tage mødet udenfor. Ikke bare vil en smule frisk luft og solskin vække kollegier og få blodet til at flyde, men det vil også stimulere kreativ tænkning. En ændring i miljøet vil næsten altid skabe en ændring i måden arbejdstagerne tænker på og samarbejder.
Kom op og flyt
En måde at skære ned på mødetider er at få alle på deres fødder og komme i bevægelse. Ved at fjerne stole fra dine møder, er arbejdere generelt mere tilbøjelige til at tale med noget vigtigt, og arkivere tidsspildende emner til en anden tid. Hvis du virkelig ønsker at indgyde en følelse af uopsættelighed, og du har pladsen, overbevise medarbejderne om at tale på farten.
Bringe behandler
Frokostmøder får et dårligt ry for at være kedelige, daglige anliggender. Men at få medarbejdere omkring et bord kan faktisk være en af de bedste måder at opmuntre dem til at tale åbent med hinanden. Fødevarer har tendens til at bringe folk sammen og altid får folk til at tale - og så hvis dine møder har tendens til at blive fyldt med akavet stilhed, så prøv at lokke arbejdere med lidt pizza (eller noget lidt sundere).
Hold tid
Det tager normalt kun en langvaret mellemleder og tre dumme spørgsmål at omdanne en hurtig check-in til et forfærdeligt, to-timers møde. En af de bedste måder at holde teammedlemmer og ledere på opgave under et møde er at tage et stopur, sætte det i 15 minutter og lade alle vide, at når uret løber ud, er mødet forbi. Det vil ikke kun hjælpe dig med at lære at forklare tingene mere koncist, men arbejdere vil sætte pris på at kunne vide, hvornår de vil kunne komme tilbage til det.
Bryde det op
Hvis du virkelig ikke kan undslippe et fire-timers møde, vil det gøre livet meget nemmere og mere behageligt, hvis du er i stand til at opdele det i forskellige kapitler. Ved starten af dit møde, lad kollegaerne vide, at du vil tackle det i nogle få bit-bitede bidder. Brug hver klump til at løse en gruppe af problemer og bryde efter hvert problem er adresseret for at kunne tjekke ind med andre hold, få frisk luft og omgruppere.
Stop med at bruge PowerPoint
Selv i 2017 er PowerPoint stadig temmelig synonymt med erhvervslivet. Vi bruger PowerPoint til alt - fra udgiftsrapporter og salgsstillinger til markedsføringsopdateringer. Og mens det kan være utroligt nyttigt, kan du ikke nægte det lidt træt. Der er ikke noget værre end at shuffle ind i et konferencelokale og se din linjeleder læse en 30-slide præsentation - så hvis du vil holde dine kolleger vågen, skal du holde lysene på og mundtligt engagere. Det vil holde alle vågen og ideer flyder.
Planlæg forud
En af de største timewasters i møder venter på, at folk kan tilbyde forslag og spørgsmål at rejse. For at miste de akavede stilheder og få alle ud af rummet hurtigere, opmuntre alle deltagere til at komme til bordet med mindst en ide eller tale før mødet selv begynder.
Tryk på Record
Hvis du forsøger at komme hurtigt igennem et møde, er det nemt for et par handlingspunkter at gå vild i svin. Det fører ofte til mange opfølgende spørgsmål, da du forsøger at få alle ud af rummet, og det kan være et stort afløb til tiden. Hvis du er ivrig efter at diktere spørgsmålene, er det værd at optage mødet på din telefon og derefter sende lydfilen til alle deltagere, når du går i stykker. På den måde ved alle, hvad de skal gøre, og når det skal gøres.
Popcorn Setninger
Vil du sørge for at alle bidrager? Tag det tilbage til grundskolen og få dit hold til at engagere sig i en smule popcorn tænkning. Start en sætning, tag den rundt i en cirkel og få hver medarbejder til at afslutte sætningen for at gøre deres ideer kendt. Ikke alene vil det holde folk engageret, men det vil tvinge arbejdere til at tænke uden for boksen for at bidrage.
Tag en stativ
Hvis du ofte finder dit hold spilde tid på at forsøge at lave tilsyneladende enkle gruppebeslutninger, så prøv at få dem fra deres fødder og bogstaveligt talt tage en holdning for at nå frem til en beslutning. Tegn en linje ned i midten af rummet, og spørg hver arbejdstager at stå på den side, der svarer til deres mening. Brug derefter det som et hurtigt springbræt for at tvinge alle til at rationalisere deres valg og komme videre.
Giv alle en job
En anden måde at sikre, at ting bliver gjort hurtigt på hvert møde, giver hver deltager et job at udføre på det pågældende møde. For eksempel spør en person om at tage noter, en til at holde tid og en til at bringe snacks. Ved at give hver person deres egen pligt til at udføre, skal mødet løbe mere glat og enkeltpersoner vil være mere fokuserede.
Gå virtuelt
Spenderer du masser af tid på at rejse mellem kontorer og steder for at mødes med hold? Stop med at køre fra sted til sted, og start med at bruge værktøjer som Skype, Google Hangouts eller FaceTime. På den måde kan arbejdere få det kerne af hvad du leder efter, og hvad de skal undvære endda at forlade deres arbejdsstationer.
Stop med at snakke
Hvis du har lyst til at for mange af dine møder viser sig at være ubrugelige monologer, er det nok fordi dine møder er ubrugelige monologer. Sig hvad du skal sige, så skære dig selv af og spørg alle andre om, hvad de synes. Ikke kun kan dette trimme den tid, du bruger i møder, men det vil også give andre en chance for at stemme deres egne tanker og bringe nye ideer til bordet.
Prøve og fejl
I slutningen af dagen er ingen to virksomheder ens. Hvad der virker for dine møder, fungerer muligvis ikke for andre virksomheder, og så skal du lave en smule forsøg og fejl for at finde ud af, hvilken slags møder der virker bedst for dig og dit team. Bare husk at være tålmodig og fokuseret på at opdage de perfekte måder at gøre dine møder hurtigere og mindre smertefulde.
Mød foto via Shutterstock
1 kommentar ▼
