Hvis du er ligesom andre småfirmaere, har du sikkert brugt en stigende tid i online møder de seneste år. Men der er vanskelige situationer, der er involveret i disse typer af møder, i modsætning til det gamle skolemøde, der holdes omkring et konferencetabell eller på et kundes kontor, kan du huske. For at sikre at du er høflig til alle andre møde deltagere, her er 50 tips til online forretningsmøde etikette.
$config[code] not foundOnline Business Meeting Etiquette Tips
Kun planlægge nødvendige møder
Den første regel af møder, selv online, er, at de bør tjene et bestemt formål. Hvis det er noget, kan du bare sende en hurtig e-mail eller løse på en anden, mindre tidskrævende måde. Lad ikke dit team bruge deres tid til at sidde gennem et helt møde.
Inviter vigtige mennesker
Ligeledes bør dit møde kun omfatte dem, der rent faktisk er afgørende for samtalen. Hvis du inviterer nogen, hvem oplysningerne ikke er relevante for, så spilder du bare deres tid.
Inviter ikke uanmeldte gæster
Du bør også gøre det klart for alle at deltage, som alle er på gæstelisten. Du vil ikke have nogen til at blive overrasket, når mødet kommer i gang.
Spørg folk om planlægning
Til online møder kan det også være en god ide at spørge vigtige deltagere om tidspunkter, der fungerer for dem i stedet for bare at planlægge det og derefter invitere folk.
Send en officiel invitere
Når du har valgt en tid og dato, kan du sende en officiel invitation til et program som Google Kalender, så folk har en nem måde at reservere den pågældende tid på.
Bekræft hvis nødvendigt
Hvis du har planlagt et møde i god tid, kan du også hurtigt bekræfte med de personer, du møder med om dagen før, bare for at sikre dig.
Send en specifik dagsorden ud
Før mødet, mindst et par dage til en uge før, hvis det er muligt, send en dagsorden til alle deltagere med detaljer om, hvad mødet vil dække.
Tilbyd en fastsat tidsplan
Du skal også inkludere tider på din dagsorden, så deltagere vil være i stand til at planlægge resten af deres dag.
Lad folk vide, hvad man kan forvente
Hvis du har brug for folk til at få dokumenter eller andre materialer tilgængelige under mødet, skal mødet, uanset om det er et vigtigt dokument eller nogle kundekontaktoplysninger, gøre det klart på forhånd.
Sørg for, at alle kan få adgang til online konferencelokaler
Hvis du holder et virtuelt møde, er det en god ide at tjekke ind med alle på forhånd for at sikre, at de har adgang til det program, du har til hensigt at bruge. Lad dem vide med masser af tid, hvis de skal downloade en app for at kunne deltage i dit møde.
Foretag en prøve på forhånd
Det er også en god ide at teste dit eget mødeapp eller program på forhånd for blot at sikre, at mødet vil gå glat.
Har et passende brugernavn og foto
Hvis du bruger et program som Skype til møder, skal du sørge for at dit brugernavn og foto passer til professionelle møder.
Bekræft tidszoner
Med virtuelle møder skal du også være klar over tidszonen, når du planlægger. Antag ikke bare nye kontakter er i din tidszone.
Vis op til tiden
Uanset om du kører mødet eller bare deltager som gæst, skal du dukke op i tide. Realistisk bør du være lidt tidligt for at være sikker.
Ring hvis du har en konflikt
Hvis du har en nødsituation eller konflikt, der får dig til at savne et møde eller være forsinket, skal du lade værten eller deltagerne vide så hurtigt som muligt. Hvis din konflikt opstår på mødet, betyder det nok, at du skal ringe til personen, så du kan være sikker på, at de får beskeden.
Vent til alle at komme frem
Når du har ringet ind eller indtastet dit online konference rum, velkommen folk som de kommer op, men vent på, at alle, du kender, er til stede, før du virkelig dyker ind.
Vælg en rolig beliggenhed
Selv om du kan have online møder fra stort set overalt, er det bedst at vælge et sted stille, hvor der ikke vil være mange distraktioner eller støj.
Etablere mængder med det samme
Når alle dukker op på en onlinekonference, skal alle sige hallo til at teste lydstyrken, så du kan foretage justeringer med det samme, hvis det er nødvendigt.
Kjole passende
Hvis du deltager i en videokonference, skal du overveje dit udseende. Det kan ikke være lige så vigtigt som det er for personlige møder. Men du skal stadig se professionel.
Lav introduktioner
Hvis du har inviteret folk, der måske ikke kender hinanden til et online-møde, skal du sørge for at introducere dem personligt eller give dem mulighed for at introducere sig selv i starten af mødet.
Husk navne
Uanset om du møder nogen for første gang eller syvende gang, husker navne og faktisk bruger dem, når du hilser folk, kan gå langt.
Bliv på emnet
Under mødet kan du fra tid til anden gå ud på sidekonferencer. Men sørg for at du altid fører samtalen tilbage til hovedformålet og hold øje med uret, så du kan være høflig af alles tid.
Tal højt
Når du taler under et møde, skal du sørge for at sige og tale højt nok for alle at høre dig.
Forstyr ikke andre
Og når andre taler, lad dem altid afslutte, før de selv har tænkt sig.
Undgå at tale straks
Når et spørgsmål stilles til hele gruppen, kan du undgå vanskelige afbrydelser ved at vente et sekund til at tale op. Hvis andre gør det med det samme, skal du vente på din tur. Hvis ingen taler, er du god til at gå.
Spørg før du deler lange tanker
Hvis du har en lang tanke eller ide at dele, spørg, om det er okay at gøre det på forhånd, hvis du kører kort tid. Du kan altid afrunde det i en email senere eller dele i et andet møde.
Sluk når du ikke taler
For at undgå at baggrundslyd bliver distraherende for andre, skal du bare stumme dig selv, når du ikke taler for en god del tid.
Lyt nøje efter
Også mens andre taler, skal du sørge for at du rent faktisk lytter. Du vil ikke gå glip af noget, og så bringe det op i et spørgsmål senere.
Vis at du lytter
Du bør også faktisk vise folk, at du lytter, når de taler, hvis du er på en videokonference. Begraver ikke bare dit hoved i dine noter. Kig på dem og udøve aktiv lytning.
Brug pleje med humor
Hvis du føler behovet for at bruge humor under møder, skal du bare sørge for, at det passer til dit publikum. Dette er meget nemmere, når du bare taler til tætte medlemmer. Men brug mere forsigtighed, når du møder med kunder eller personer, du ikke ved godt.
Giv kopier af vigtige dokumenter
Hvis du henviser til vigtige dokumenter under dit møde, skal du sende dem til mødedeltagere før eller under, så de kan få dem til reference.
Forberedes med præsentationsmaterialer
Og hvis du har brug for noget udstyr til at lave en præsentation, skal du sørge for at alt er i god stand, så du ikke spilder tid på at forsøge at få det til at fungere.
Kend din målgruppe
Når du forbereder din præsentation eller andre agenter, er det også vigtigt, at du overvejer dit publikum og imødekommer dine meddelelser specifikt til dem. Spild ikke folkets tid med pladser, der ikke er relevante. Og brug ikke en tone eller et emne, der ikke vil kunne appellere til de nøjagtige personer, du møder med.
Sæt din telefon væk
Du bør også holde din telefon tavs under møder, så den ikke afbryder.
Undgå nervøse vaner
Det er naturligt i nogle tilfælde at møde deltagere til at udøve nervøse vaner som at klikke på kuglepenne eller smække tyggegummi. Men gør en bevidst indsats for at undgå dem under faglige møder.
Spis ikke mens du snakker
Du bør også undgå at spise under online møder. Så tag en snack på forhånd.Og kun nippe vand, når det er andres tur at snakke om nødvendigt.
Har en indstillet tid til spørgsmål
Det er også en god ide at have et sæt tid til folk til at stille spørgsmål, hvis du er den førende til mødet. Og hvis du deltager, skal du sørge for at finde denne mulighed på dagsordenen, så du ved, hvornår du skal bringe nogle point op.
Dominer ikke spørgsmålssektionen
Når det spørgsmålsproblemer kommer rundt, kan du stille et eller to spørgsmål. Men dominerer ikke samtalen. Giv også andre chancer.
Tilbyde kredit for ideer
Hvis du oplever noget under et møde, der ikke var din ide oprindeligt, skal du sørge for at give kredit til ophavsmanden. Hvis du ikke gør det, vil folk bare gå ud fra, at det var din ide.
Diskuter personlige forhold efter mødet
Hvis noget kommer op under et gruppemøde, der virkelig kun er relevant for dig og en anden person, skal du tid til at diskutere det senere i stedet for at tage alle andres tid op.
Ring ikke folk ud
Du kan også nogle gange komme på tværs af situationer, hvor et medlem af dit team begår en fejl, der påvirker dit møde negativt. Men brug ikke møde tid til at foredragte dem. Ring et privat møde med den person bagefter for at diskutere om nødvendigt.
Hold dig kold
Og uanset hvem du har at gøre med, må du ikke miste dit temperament under et møde.
Giv pause for lange møder
Hvis du er vært for et møde, der skal være et par timer eller mere, inkluderer planlagte pauser på din dagsorden, så folk kan få fat i noget at spise, tjekke deres telefoner og bruge badeværelset.
Slut på tid
Hold øje med uret gennem hele mødet, så du kan være sikker på at afslutte mødet, når du sagde, at du ville.
Giv folk mulighed for at forlade
Hvis du ved en tilfældighed ikke fik chancen for at diskutere alt, hvad du ønskede i den tildelte tid, kan du spørge folk, om de gerne vil blive og afslutte mødet. Men giv folk mulighed for at gå i tide, hvis de har tidligere forpligtelser.
Tak alle til at deltage
Hvis du har ringet til mødet, skal du sørge for at også sige tak til alle, der deltog, før de forlod.
Vær opmærksom på andre sprog og kulturer
I nogle tilfælde kan du også finde dig selv at møde mennesker fra forskellige baggrunde og kulturer. Så vær opmærksom på deres sprog og skik efter bedste evne før du mødes.
Opfølgning med noter
Efter dit møde er det en god idé at dele nogle noter eller påmindelser med folk via e-mail. Eller hvis du ikke har noget specifikt at følge med på, send en hurtig taknotat.
Undgå at dele mødeoplysninger med andre
Når det kommer til møder, skal de behandlede emner forblive inden for gruppen af deltagere, medmindre du klart har forklaret andet. Så del ikke detaljer med andre, der ikke var til stede.
Udfyld eventuelle handlinger
Og hvis du frivilligt udfører opgaver efter dit møde, skal du sørge for at følge op på disse genstande hurtigt.
Videokonference Foto via Shutterstock
Mere i: Populære artikler Kommentar ▼
