Et coverark, når du sender et dokument via fax eller fax, er lige så vigtigt som selve dokumentet. Omslaget indeholder vigtige oplysninger om, hvem faxen er til, hvor mange sider der skal være, og hvad dokumentet refererer til eller hvad det skal bruges til.
Udfyld alle oplysningerne øverst på forsiden, med skabelonen åben eller på papirformular. Hvis du har navnet på den person, du faxer til, skal du bruge den. Ellers skal du bruge afdelingen eller firmanavnet. Sørg for at medtage faxnummeret du sender til og telefonnummeret til personen, afdelingen eller virksomheden. Dette hjælper den person eller kontorist, der modtager faxen, får oplysningerne til den rigtige person eller sted.
$config[code] not foundTæl alle siderne, herunder forsiden, og sæt nummeret i pladsen for antallet af sider. Dette hjælper modtageren med at sikre, at de ikke mister sider i transmissionen.
Sæt alle dine identificerende oplysninger på formularen. Når du arbejder med denne form for kommunikation, er det vigtigt, at modtageren ikke har noget problem med at identificere dig og den dokumentation, du sender, samt hvordan informationen skal bruges.
Medtag emnet for faxen. Hvis det drejer sig om enhver form for konto, skal du medtage kontonummeret på emnelinjen. Hvis det drejer sig om et projekt eller et program, sæt det i emnelinjen. I området for noter skal du inkludere oplysninger om drøftelser om dokumenterne.
Placer coverarket oven på alle andre sider, der faxes, så det kommer igennem først. Dette vil lade modtageren vide, om han har modtaget alle dokumenterne, når faxen kommer igennem. Send derefter faxen som du normalt ville.
Advarsel
Dobbeltkryd faxnummeret, inden du skubber send for at sikre, at dine oplysninger ikke går til en anden.
