At have et fungerende arkiveringssystem i ethvert kontor er vigtigt. Den bedste måde at holde kontordokumenterne på, er at have et let arkiveringssystem, som du forstår. Næste gang du har brug for en fil, behøver du ikke at gå gennem bunker papirer i håb om at finde den rigtige. Du ved præcis, hvor det er.
Lav tid til at omorganisere dit arkivsystem eller starte et nyt system; det er nemmere at afslutte det hele på én gang.
$config[code] not foundIndtast input fra de mennesker, der bruger filerne.
Alfabetiser dine filer eller sorter dem numerisk efter kategori, klientnavne eller datoer.
Farvekode dine filer.
Mærk hver fil med et navn, der giver mening og er let at finde. Der bør ikke være "diverse" filer i dit system.
Gå gennem dine filer og dokumenter, før du placerer dem i det nye system og kassér eventuelle unødvendige dokumenter.
Tip
Hvis du er usikker på en kategori for et dokument, skal du lægge det under den første kategori, du tænker på, når du overvejer dokumentet eller få råd fra en anden person.
Hvis der er flere arkiveringssystemer på kontoret, skal alle oprette samme type arkiveringssystem.
Når du har et nyt emne, der skal arkiveres, skal du oprette filen med det samme.
Har mapper og skrive redskaber til rådighed i nærheden af dit arkivsystem.
Hæft sider sammen i stedet for at bruge papirklip.
Advarsel
Du må ikke filere duplikater.
