Med alle de tilgængelige kommunikationsmetoder kan du måske tro, at dine medarbejdere ikke ville kræve træning på interoffice messaging. Sandheden er, at mange forskellige muligheder ofte gør det svært at vælge den rigtige vej. Etablering af et par regler og bedste praksis sikrer, at medarbejderne træffer de rigtige valg, når flere kontorer er involveret i dialog. Når du har klare protokoller, forekommer færre konflikter og misforståelser.
$config[code] not foundOprettelse af politikker og procedurer
Udarbejdelse, skrivning, revision og offentliggørelse af politikker og procedurer formaliserer de grundlæggende interaktioner, der opstår i din virksomhed. Hvis du ikke tager dig tid til at overveje disse situationer, kan sikkerhedsbrud og bekymringer om privatlivets fred spore dine operationer. Du skal indstille standarder for, hvordan du indsamler, behandler, overfører og bruger oplysninger mellem kontorer, ved hjælp af e-mail, specielle konvolutter til post og andre andre fremskyndede metoder. Pas på at beskytte personoplysninger og kundedata og sørg for, at du er i overensstemmelse med loven. Træn medarbejdere til at spotte mistænkelige e-mails, der repræsenterer phishing eller anden svigagtig internetaktivitet.
Udvikling af skabeloner
Uddannelse af medarbejdere i interoffice kommunikation bør omfatte, hvordan man bruger skabeloner til e-mail, nyhedsbreve, præsentationer og andre kontoroplysninger. Ved at oprette et standardformat, håndhæver du brugen af firmaets logo, skrifttyper og farver. Udgivelse af disse på et virksomheds intranets websted gør dem let tilgængelige for alle medarbejdere. Uddannelse indebærer at beskrive formålet med skabelonen, hvordan man tilpasser det og bruger det.
Gennemførelse af rollespiløvelser
Ineffektiv interoffice kommunikation opstår, når folk ikke udtrykker sig klart, lytte omhyggeligt og respektere hinanden helt. Ved at udføre teamopbygningsøvelser giver du mulighed for, at dine medarbejdere praktiserer kommunikation i et ikke-truende praksismiljø. For eksempel opdele en gruppe medarbejdere fra forskellige steder i par. Bed deltagerne om at tænke på en vanskelig samtale, som f.eks. At opsige en medarbejder. En person spiller rollen som lederen, og den anden person spiller rollen som medarbejder. Efter fem minutter at levere beskeden skal du bede deltagerne om at diskutere samtalen og hvad der fungerede eller ikke hjalp processen. Vi kan ikke undgå uenigheder eller forhandlinger på arbejdspladsen. Men ved at lære at dechifrere mønstre, der ikke bidrager til opløsning, kan vi snakke uden defensivitet, lytte til den sande betydning i det der siges, forblive rods trods beskyldninger og vrede og fokusere på produktiv problemløsning.
Belønning og anerkendelse af gode kommunikatorer
Når du har etableret mønstre for effektiv kommunikation, fortsætter du udviklingen ved at belønne og genkende de mennesker, der diffunderer konflikt og samarbejder. For eksempel kan du belønne holdspillere, der bruger sociale medier ansvarligt for at fremme virksomhedens produkter ved at distribuere små tokens af din påskønnelse, såsom gavekort, filmbilletter eller kuponer. Du kan også offentligt takke medarbejdere for deres evne til at holde folk orienteret på selskabsmøder, arrangementer og ceremonier. For eksempel levere et certifikat for præstation for det bedste nyhedsbrev, der er distribueret hos din virksomhed.
