Traditionel papirarkivering er i vid udstrækning udskiftet eller støttet af fillagring i computerdatabaser. Der er fordele og ulemper ved traditionel arkivering. Selv om papirfiler er lige ved hånden og er let tilgængelige, tager de også en stor mængde plads og affaldspapir. Det afgøres, om et traditionelt arkiveringssystem passer til dig, afhængigt af din virksomhed. Juridiske firmaer og virksomheder, der har journaler, kan opleve, at deres filer ændres eller vokser så hurtigt, at traditionel papirarkivering er den eneste måde at holde øje med den daglige udvikling.
$config[code] not foundLet at få adgang til
Traditionel fil organisation er let at få adgang til. Filerne er fysisk centralt placeret. Hvis du ikke kan finde noget, kan du bruge så længe du har brug for at gå igennem hver fil, indtil du finder præcis det, du leder efter. Evnen til at se, røre og læse dine filer, når du har brug for det, kan hjælpe dig med at tænke på, hvordan du kan forny dine aspekter af din virksomhed.
Let at forstå
Traditionelle arkiveringssystemer er typisk lette at forstå. Filer kan arrangeres på flere måder, herunder alfabetisk, efter emne eller færdighedsindstillinger, numerisk, efter dato, efter sted eller i rækkefølge af betydning. Selvom du ikke først forstår arkiveringssystemet, der bruges, kan du finde ud af det ved at gå gennem filerne og være opmærksom på deres definerende faktorer.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingForældet
På den anden side er traditionelle papirfiler blevet erstattet i mange organisationer med computer arkivering. Flere virksomheder scanner og downloade deres filer til kontormaskiner. Med denne metode kan medarbejdere finde filer og uploade dem med søge-database software, hvilket sparer tid og øger produktiviteten.
Svær at beskytte
Traditionelt organiserede filer er vanskelige at beskytte. Brande eller andre naturkatastrofer kan ødelægge filer, hvilket kan resultere i tabte forretninger. Sikkerhedskopiering af traditionelle filer er tidskrævende, og tager timer med kopiering, mærkning og genindlevering.
Mangel på plads og effektivitet
Traditionel fil organisation kan komme ud af hånden. Antallet af filer, der skal organiseres, vokser med din virksomhed; det kan være en smerte i databasen for at finde plads til alt det papirarbejde. At arkivere elementer effektivt kan også blive en udfordring.
