Når det kommer til procesdokumentation, er ingen detaljer for små til indlæsningsprocedurer eller medarbejdernes forventninger. Men hvornår hjælper det at se visse regler på print? Vi stillede ni medlemmer af Young Entrepreneur Council (YEC) følgende spørgsmål:
"Hvilke dokumenter sørger du for at have fysiske kopier af altid praktisk rundt på kontoret og hvorfor?"
Her er hvad YEC-medlemmerne havde at sige.
$config[code] not foundFysiske kopier af dokumenter gør mening for:
1. Vores Mission Statement og Corporate Values
"Vores team definerede vores kultur i otte lejere kaldet 'The Modify Way', og de har været på muren siden da. Dette dokument beskriver, hvordan fans, investorer, samarbejdspartnere og medarbejdere kan forvente, at Modify-teamet skal handle. Ved at sende det, er vi i stand til at forblive fokuserede og sande for os selv. At gøre det offentligt og fremtrædende tvinger os også til at evaluere og opdatere, efterhånden som vores kultur vokser. "~ Aaron Schwartz, Modify Watches
2. Design Proofs
"Som branding og design bureau bruger vi det meste af vores tid på at arbejde på skærme til mobil og web. Men ofte at se på skærme for uendelige timer resulterer det også i at føle, at du er i en hvirvel. Vi udskriver ethvert arbejde, vi gør for kunder, herunder logoer, farvepaletter, wireframes, mobilappskærme osv., Så vi kan få bedre kontekst og konkret oplevelse for arbejdet ud over skærmen. "~ Sunny Bonnell, Motto
3. Udgiftskvitteringer
"Tro det eller ej, mange organisationer kræver stadig fysiske kopier af kvitteringer for refusion, og scanning af en kvittering og e-mailing vil det simpelthen ikke gøre. Af denne grund beholder jeg alle kopi kvitteringer i en mappe, indtil jeg har modtaget betaling, og hvis en kvittering er sendt, gør jeg en vane med at udskrive den og lægge den i mappen også. "~ Alexandra Levit, Inspiration på arbejde
4. Forsikringsdokumenter
"Det er især vigtigt at holde papireksemplarer af forsikringsdokumenter, selvom du har en digital kopi, når problemer opstår. For eksempel, hvis du gemmer dine forsikringsdokumenter til en kontorharddisk, der senere bliver ødelagt, kan det være udfordrende at få adgang til en anden kopi i et rettidigt spørgsmål. At have en kopi af vigtige forsikringsdokumenter giver øjeblikkelig adgang under strømafbrydelser. "~ Kristopher Jones, LSEO.com
5. Vores virksomheds strategiske plan
"Din strategiske plan er din virksomheds vejledning til at vokse og lykkes i fremtiden. Hver medarbejder skal kunne få adgang til og konsultere den strategiske plan for at sikre, at det, de gør, er at flytte din virksomhed fremad.Når medarbejderne ved, hvordan man binder deres opgaver med din strategiske vision, er dit firma langt mere solidt. "~ Nicole Munoz, Start Ranking Now
6. Vision boards
"På nuværende tidspunkt er alle virksomhedsdokumenter virtuelle, der sidder på skyen mellem forskellige platforme, herunder Google Drive, Dropbox, Adobe Echosign og Podio. De eneste fysiske dokumenter, som nogen af os har brug for, er visionsbrættet skabt i begyndelsen af året. Disse hjælp minder medarbejderne om både deres forretningsmæssige og personlige mål. Alt andet kan nemt nås på skyen. "~ Marcela De Vivo, Brilliance
7. Intet
"Vi forsøger at gøre alt elektronisk og sætte os ind i vores dashboard. På den måde kan vores lokale og eksterne medarbejdere alle få adgang til alt. Vi har nogle påkrævede plakater til overholdelse af arbejdspladsen, sikkerhedskopiering af centrale online-dokumenter i tilfælde af katastrofe og indtægter i lager. Men overordnet set sætter vi alle vores grundlæggende ideer, materialer og dokumenter online for holdet til at få adgang. "~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design
8. noget skat relateret
"Jeg sætter stort set alt på krypterede harddiske og skyen, men den eneste ting, jeg nægter at makulere eller ofre fysiske kopier af, er noget skatterelateret. Det betyder kvitteringer, fakturaer, kontrakter, selvangivelser, udsagn, meddelelser mv. Jeg gemmer kopier i hjemmet og på mit kontor på sikre steder og holder det hele tæt organiseret, så det er let at vedligeholde. Må ikke rod med IRS! "~ Robby Berthume, Bull & Beard
9. Lovligt obligatoriske plakater
"Arbejdsret plakater er ikke de mest spændende dokumenter, men det amerikanske arbejdsministeriets og arbejdsministeriets arbejdsminister skal lovligt kræve, at arbejdsgiverne iøjnefaldende posterer dem på kontoret. Du kan bruge Department of Labor Poster Advisor-værktøjet til at identificere de plakater, du har brug for, eller bruge en compliance-plakatvirksomhed. "~ Roger Lee, Captain401
Udskrivning Tryk på Foto via Shutterstock
1
