Konferencekoordinatorer, eller mødeplanlæggere, er normalt involveret i ethvert aspekt af en konference, fra at få de første kontrakter, der er underskrevet, til at rydde op på den sidste dag i arrangementet. Mellemliggende er der en bred vifte af opgaver, som du kan forvente at støde på. Siden 2014 har der været store muligheder på området, som forventes at vare mindst i 2024, da Bureau of Labor Statistics forudser en stigning i beskæftigelsen for konferencekoordinatorer på ca. 10 procent.
$config[code] not foundPre-planlægning
Som koordinator er det dit ansvar at sikre, at alle de oplysninger, som dine kunder har brug for, er skriftlige i en kontrakt, inden du begynder at forberede konferencen. Du vil mødes med organisationens ledelse til konferencen for at finde ud af detaljer som hvor mange der forventes at deltage, hvilke måltider og snacks der er behov for, hvem målgruppen består af, hvad formålet med konferencen er og hvilken slags budget begrænsninger klienten er under. Derudover skal du forhandle med leverandører, faciliteter og andre serviceudbydere og skrive ned de samlede omkostninger til arrangementet. Du har normalt et budget, som du skal arbejde indenfor.
Organiser arrangementet
Når du har færdiggjort alle detaljer om hvor arrangementet skal finde sted, og hvem der vil levere tjenesterne, vil du derefter være ansvarlig for at organisere disse detaljer i en jævn flytende operation. Du bliver nødt til at finde ud af, hvilke værelser forskellige højttalere bruger afhængigt af, hvor populær værkstedet forventes at være, og hvor mange gæster der forventes at købe banketbilletter. Med din klient er du ansvarlig for at vælge menuen, bordarrangementer og underholdning og arrangere mikrofoner og audiovisuelle behov hos højttalere. Hvis deltagere opholder sig på andre hoteller end hvor du holder konferencen, må du muligvis arrangere transport til dem. På tidspunktet for arrangementet skulle du have oprettet en detaljeret tidsplan og liste over kontakter for hver tjeneste.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingMonitor Event
Under konferencen forventes du at være på opkald for at tage sig af sidste øjebliksanmodninger og sikre, at leverandører er, hvor de skal være. Tidligt den første dag skal du lave en rundvisning i anlægget for at sikre, at udstillingsbåsene er oprettet korrekt, at hotellet er klar til gæsterne at ankomme, og at skiltningen er tilstrækkelig. Du kan bære en walkie-talkie eller være klar på din mobiltelefon til straks at reagere på klientanmodninger. Ud over at se konferencens fremskridt, mens det foregår, vil dit ansvar primært være at fejle og løse problemer, som de opstår.
Opfølgning
En effektiv konferencekoordinator giver opfølgning med klienterne for at finde ud af om arrangementet blev betragtet som vellykket. Du skal også indsamle betaling straks efter begivenheden og betale dine leverandører. Lav en undersøgelse for deltagere at udfylde, før de forlader arrangementet og del resultaterne med din klient. Mød med de ledende arrangører fra firmaet, der afholdt konferencen til tilbagemelding. Da mange konferencekoordinatorer også er involveret i at sælge deres tjenester, kan det være nødvendigt at bede om jobbet med at koordinere det næste møde eller konference, når du gør denne opfølgning.
