Hvis du har indarbejdet din virksomhed som en S Corporation eller en C Corporation, kræver de fleste stater, at du holder nøje registreringer af virksomhedens aktiviteter. Hver gang din bestyrelse mødes, skal din virksomhed opbevare en rekord, der er registreret for at kunne overholde reglerne.
Der er en lang liste over mulige transaktioner og beslutninger, som du muligvis behøver at holde på posten. Dette kan omfatte alt lige fra:
$config[code] not found- Udnævnelsen af en ny officer.
- Afgang fra en direktør.
- Indkøbsforsikring.
- Salg af lager
- Erhvervelse af kredit / kreditkort i firmaets navn.
At holde registreringer kan være meget at holde sig lige, især for den lille virksomhedsejer. Dog er ordinære mødeminutter afgørende for at holde din virksomhed i god stand og opretholde dit personlige ansvar skærm. Nedenfor er nogle af de vigtigste ting, du skal vide, når det gælder at holde minutter på dine møder.
Hvad er mødemøder?
Møde minutter holde en officiel redegørelse for, hvad der blev gjort eller talt om på formelle møder, herunder eventuelle beslutninger eller handlinger.
De træffes under et formelt møde i bestyrelsen eller aktionærer i et selskab, såsom første og årlige møder. Normalt registreres mødemøder af selskabets sekretær (eller en anden person udpeget på mødet).
Hvad skal der inddrages i mødet protokoller?
Dine møde minutter behøver ikke at indeholde alle små detaljer. Du skal bare dokumentere de vigtigste oplysninger og eventuelle beslutninger eller handlinger. Generelt bør dine minutter være detaljerede nok til at fungere som dit selskabs "institutionelle hukommelse".
Typiske minutter vil indeholde følgende:
- Grundlæggende oplysninger om mødet: dato, klokkeslæt, sted.
- Hvem deltog sammen med en særlig note i de tilfælde, hvor deltagere kom sent eller forlod tidligt.
- Dagsordener med en kort beskrivelse af hver vare.
- Afstemningsaktioner med en detaljeret redegørelse for, hvordan hver enkelt person stemte sammen med eventuelle afvisninger.
- Tid da mødet blev afbrudt.
I de fleste tilfælde behøver du ikke at oprette minutter fra bunden. Du kan finde gratis skabeloner online for at tjene som udgangspunkt. Vælg din type minutter / dokumentationer, udfyld blanketterne og udskrive det, og du vil have opfyldt dine krav til registrering.
Hvem er forpligtet til at holde møde minutter?
De fleste stater kræver, at både S-virksomheder og C-selskaber dokumenterer vigtige forretningsbeslutninger og de store møder, du holder.
På nuværende tidspunkt hedder det følgende lade være med kræve minutter at blive opbevaret:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- North Dakota
- Oklahoma
Derudover er LLCs ikke forpligtet til at holde minutter.
Hvad skal jeg gøre med protokollen efter de er optaget?
Protokoller behøver ikke arkiveres med staten, men kan i stedet opbevares med dine øvrige virksomhedsrekorder, såsom artikler om inkorporeringer, vedtægter og beslutninger.
Ligesom andre dokumenter bør du holde minutter i hånden i mindst syv år. Medlemmer af selskabet, såsom aktionærer, officerer og direktører, har ret til at gennemgå mødet minutter efter "rimelig anmodning" til selskabet.
Mens du ikke behøver at arkivere disse dokumenter med staten, skal de stadig betragtes som vigtige dokumenter og er afgørende for at beskytte virksomhedens gode status og din status med begrænset ansvar.
16 Kommentarer ▼
