Men disse systemer hævder normalt at være "sæt det og glem det" type af tilbud. Dette kan være vildledende og kan resultere i urealistiske forventninger såvel som fejlagtige implementeringsstrategier.
Heldigvis er det muligt at udlede en stor værdi fra automatiseringssystemer, så længe du forstår både deres fordele og deres begrænsninger.
Det er vigtigt at forstå, hvilke processer der kan opbygges pålideligt i din virksomhed. Disse kan omfatte lønning, fakturering, omkostningsregnskaber, overvågning af IT-infrastruktur, internetrelateret markedsføring, udsigter og kundeinddragelse, konkurrencedygtig overvågning af efterretninger og mange andre. Tricket er at bestemme hvilke processer, hvis automatiseret, vil give mest værdi for din virksomhed i særdeleshed.
En metode til at bestemme denne værdi indebærer omhyggeligt sporing af medarbejdertid til at bestemme, om medarbejdere bruger store mængder tid på processer, der nemt kan automatiseres. I tilfælde som disse, giver implementering af et automatiseret system ofte et højt investeringsafkast ved at reducere tiden brugt på kedelige aktiviteter, samtidig med at medarbejderne frigøres til at arbejde på andre opgaver.
At vælge og implementere specifik software til at opfylde automatiseringskravene er for bredt et emne, der dækker helt her (det er her konsulenterne tjener deres penge).
Når det er sagt, når du har bestemt hvilke processer i din virksomhed der kan blive automatiseret, er der et par automatiseringssoftware universelle bedste praksis til at huske:
Integrationsfunktionalitet
Sørg for, at integration funktionalitet er til stede inden for det system du vælger. Moderne forretningsprogrammer skal kommunikere med hinanden, så du kan samle, hente og manipulere data, men du finder det passende.
Hvis et program bruger mange proprietære protokoller, så kig andre steder til software, der vil fungere godt sammen med andre.
Holdbarhed
En anden vigtig faktor at overveje, når man vælger automatiseringsprogrammer, er lang levetid. Niche-programmer, der er nye og relativt uprøvede i en forretningsområde, er risikabelt, fordi de måske ikke varer længe. Selv om programmet fungerer som annonceret, kan du derfor sidde fast, når en opdatering er nødvendig, og virksomheden er gået under.
Når det kommer til automatisering af vigtige forretningsprocesser, er det klogt at vælge fra højkvalitetsprogrammer, der har modstået tidstesten. Små virksomheder ser ofte til Quickbooks, ADP og endda Microsoft Dynamics GP, der danner fundamentet for automatiseringsinfrastruktur. Selv om disse ikke passer perfekt til alles behov, fortjener de et forsigtigt udseende.
Overvåg og opdater
Endelig skal du huske på, at selv de mest avancerede automatiseringssystemer ikke kan overlades til at køre uden regelmæssig overvågning og opdateringer. Programmer bør generelt kontrolleres dagligt for at sikre korrekt funktion, så eventuelle problemer hurtigt kan rettes.
Hvis det softwareprogram du vælger tilbyder en vedligeholdelseskontrakt, vil du være klog til at investere i det. Automatiseringssystemer bør revurderes eller opdateres mindst to gange om året. Nogle gange vil en vedligeholdelseskontrakt indeholde automatiske softwareopdateringer, hvilket er en meget værdifuld fordel.
Software ændres hurtigt, hvilket kræver regelmæssig vedligeholdelse for at sikre en jævn integration med dine daglige processer. Hvis du opdager, at softwaren er ved at forsinke eller forårsage problemer, selv efter at den er opdateret, bør du helt sikkert overveje at lede efter en udskiftning. Ulejligheden ved at implementere et nyt automatiseringsprogram mindskes ofte af den øgede funktionalitet, det giver.
Automatiseringsprogrammer kan have væsentlig indflydelse på virksomhedens bundlinje, men det er vigtigt ikke at komme overoptimistisk. Din bil kører dig ikke til arbejde, og din komfur koger ikke mad alene. Kun folk kan drive en virksomhed. Når software er tilbage til at køre amok, sker der dårlige ting.
Fokus på at skabe en solid implementerings- og vedligeholdelsesstrategi, og du kan strømline dine processer, samtidig med at du øger din fortjeneste.
Nem måde, Hard Way Photo via Shutterstock
3 kommentarer ▼
