Et notat indeholdende de dårlige nyheder om budgetnedskæringer er lige så stressende for den person, der skal skrive det som for de medarbejdere, der modtager det. Men der er måder at håndtere udformning af den rigtige slags memo for denne ulykkelige opgave, og det indebærer at holde kvaliteter som tone, direktehed og empati i tankerne. Overvej de dårlige nyheder helt i dit notat, forklar hvad der sker næste gang, og du vil tage en lang vej mod en begrundet accept af denne negative situation.
$config[code] not foundInstruktioner
Forklar, hvad der sker, så snart du kan i notatet. Begynd med anerkendelsen af, at de nyheder, du skal levere, er uvelkomne. Derefter redegøre for årsagerne til budgetnedskæringerne, og gør det på en rolig og rationel måde.
Beskriv hvad budgetnedskæringerne betyder for medarbejderstillinger. Det er det største spørgsmål, du har, og du skal adressere det tidligt. Angiv hvilke afdelinger i din virksomhed der vil blive påvirket af nedskæringerne, og hvor mange job vil være på linjen.
Undgå at bruge vredt, nedslående eller spottende sprog hvor som helst i dit notat. Respekter dine medarbejdere ved at fortælle sandheden og på en medfølende måde. Men undskylder ikke eller skriver for meget om, hvor forstyrret du føler. Dine medarbejdere vil sandsynligvis se sådanne kommentarer som uopsigtige.
Express interesse for feedback. Informer dine medarbejdere om, hvordan de kan nå dig med spørgsmål om budgetnedskæringer. Prøv at forudse de slags spørgsmål, de vil stille, og vær forberedt på at give troværdige, præcise svar.
Tak medarbejderne for deres tid, ikke kun for at læse notatet, men for deres hårde arbejde og engagement i jobbet. Undgå falsk medfølelse. I stedet viser empati og bekymring. Giv dem støtte ved at medtage oplysninger i dit notat om rådgivning og andre former for medarbejderhjælp, der måtte være tilgængelige.
Direkte medarbejderne til menneskelige ressourcer for mere information om budgetnedskæringer. Mens denne afdeling skal informere medarbejdere om ordninger som fratrædelsesgodtgørelse, forsikring og jobplacering, skal du undgå at sende medarbejdere der for at besvare bekymringsorienterede spørgsmål. Det er dit ansvar at få medarbejderne til at føle sig mere tilpas, og de bør komme til dig med disse spørgsmål.
Medtag eventuelle vedhæftede filer, du måtte have med hensyn til budgetnedskæringer. Når du har underskrevet dit notat med et løfte om tilgængelighed for eventuelle spørgsmål, kan du også tilføje et efterskrift, der leder læsere til diagrammer og andre statistiske oplysninger, der understøtter beslutningen om at skære budgettet. Dette kan hjælpe medarbejderne med bedre at forstå årsagen til flytningen.
Tip
Læg rygter ved at skrive notatet så hurtigt som muligt. Rygter om forestående dårlige nyheder kan skabe distraherende moralproblemer, der skal løses hurtigt.
Kontroller dit notat omhyggeligt for eventuelle fejl i grammatik, sprog eller stavemåde. Fejl vil ødelægge den alvorlige import af din meddelelse.
