På ethvert kontor er der opgaver, der skal udfyldes for at holde virksomheden fremad. Disse opgaver, der falder under paraplyen af kontorarbejde, er generelt ret ligetil og nemme at beherske og er normalt tildelt indgangeniveauarbejdere. På trods af at kontorlige opgaver som typing og arkivering er forholdsvis grundlæggende, tager de tid - og i mange tilfælde er ledere og midlevel-medarbejdere fokuseret på andre prioriteter og ikke i stand til at holde trit med alt, hvad der skal gøres. Af den grund ansætter mange virksomheder kontorstøttepersonale, der er specifikt ansvarlige for at håndtere disse opgaver.
$config[code] not foundFælles Clerical Activities
Titlen på kontorarbejder refererer til personer, der støtter eller hjælper medarbejdere med en lang række opgaver. Nogle af de mest almindelige job, der falder ind under denne kategori, omfatter typing af dokumenter, arkivering, telefonsvarer, administration af mailinger, dataindtastning, kopiering, faxning og sortering og levering af indgående post. Klientservicepersonale kan også være ansvarlige for at opretholde og bestille forsyninger og håndtere andre opgaver som tildelt, såsom bestilling af mad til møder. Ved at påtage sig disse ansvar og fjerne dem fra andres plader hjælper de med at holde kontoret kørende og sikre, at alt bliver organiseret.
Selvom generel kontorlig støtte fokuserer på disse generelle opgaver, kan nogle virksomheder eller afdelinger skrivehjælp være fokuseret på specifikke aktiviteter eller kræve mere specialiseret viden. For eksempel kan kontoraktiviteter i en finansafdeling omfatte bogholderiopgaver, styring af gældsforpligtelser og tilgodehavender, assistance med lønningslister eller sortering og verifikation af omkostningsrapporter. Hvis du arbejder på et regerings kontor, kan du være ansvarlig for indgivelse af tilladelser eller håndtering af mailere. Uanset indstillingen indebærer de fleste kontorlige støtten gentagne, definerede opgaver og ikke strategisk eller operationelt arbejde.
Færdigheder og uddannelse
De fleste kontorlige roller er indgangsniveau, og kræver derfor typisk et gymnasium eller tilsvarende. Nogle individer gennemfører supplerende træning i kontoradministration gennem et voksenuddannelse eller fællesskabskollegium, mens andre går ind i disse roller med en bachelorgrad som et middel til at få deres fod i døren til en stilling med større ansvar og højere løn.
En kendskab til grundlæggende kontoropgaver er den vigtigste kvalifikation for kontorlige roller. Selv om virksomhederne vil yde jobtræning i specifikke processer og procedurer, forventer de, at kontoristarbejdere kommer ind i jobbet med et generelt kompetenceret.Disse færdigheder omfatter viden om, hvordan man bruger basale kontormaskiner (fax, kopimaskine osv.); generelle computer færdigheder, herunder evnen til at skrive 60 ord i minuttet eller hurtigere samt grundlæggende tekstbehandling og regneark software; arkivering evner; data adgang færdigheder; og evnen til at bruge telefonen og lære virksomhedens telefonsystem.
Klientiske supportjob kræver også en række bløde færdigheder. En professionel opførsel er et must, såvel som ekstraordinære organisatoriske færdigheder. Kundeservice færdigheder er vigtige, især hvis du vil interagere med offentligheden, og det er vigtigt at være detailorienteret. I nogle brancher, såsom sundhedspleje og økonomi, forventes også kontorarbejdere at være bekendt med industriforskrifter vedrørende informationssikkerhed og personoplysninger og at udføre deres arbejde i overensstemmelse hermed.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingClerical Support Lønninger
Fordi kontorstøtte betragtes som en etableringsposition, er lønnen forholdsvis lav. Ifølge PayScale.com er den gennemsnitlige timepris for kontorstøttepositioner $ 12,87, for en årsløn på omkring $ 30.000. Betalingen svarer generelt til oplevelsen, men selv de mest erfarne supportpersonale tjener sjældent mere end $ 40.000 om året. Der er plads til vækst på dette område, men så mange mennesker går videre til højere betalende administrative eller executive assistent roller, eller gå videre til forskellige job inden for organisationen. Ifølge PayScale.com er det også meget almindeligt, at en klinisk supportudbyder inden for det medicinske område fortsætter med at blive en lægeassistent, registreret sygeplejerske eller sygeplejerskepraktiserende læge.
De højeste betalende industrier til kontorlig støtte er regeringen og faglige, videnskabelige og tekniske tjenester. Men sundhedsydelser er også et højbetalt felt og den ene industri, hvor der forventes at være i det mindste en vis vækst i de kommende år.
Clerical Support Industry Trends
Som med mange brancher ændrer teknologien kontorlig støtte og den måde, hvorpå arbejdet håndteres. Mange opgaver, der tidligere blev udført manuelt, kan nu gøres via computer, sparer tid og øger behovet for supplerende træning. Inden for dette rige er der to hovedtendenser, der tager form, der ændrer ansigtet af kontorlig støtte.
For det første ændrer flytningen mod papirløse kontorer ansigtet - og i nogle tilfælde eliminerer behovet for - kontorlig støtte. Virksomheder går papirløst eller i det mindste bruger mindre papir af flere årsager, herunder forbedret bæredygtighed, bedre organisation og reducerede omkostninger. Faktisk fandt et studie fra Gartner i 2014, at omkostningerne til amerikanske virksomheder i forbindelse med lagring og hentning af papirdokumenter er et sted i nærheden af 25 milliarder dollars til 35 milliarder dollars årligt. Ved at bruge digitale tjenester til at oprette, gemme og organisere dokumenter kan virksomheder potentielt spare penge og blive mere effektive.
Med hensyn til kontorlig støtte betyder dette også, at behovet for at fysisk arkivere dokumenter - eller skrive og skrive breve, holde styr på dokumenter mv. - reduceres. Mens nogle virksomheder gør sig af med kontorstillinger (bureauet for arbejdsstatistikker projekterer kun lidt til ingen vækst i marken i 2026, som hovedsagelig skyldes teknologi), ændrer andre kvalifikationerne til sådanne stillinger og kræver avancerede computerfærdigheder og erfaring med at styre elektronisk Dokumenter.
En anden tendens, der påvirker det kontorlige supportfelt er fremkomsten af den virtuelle assistent. Virtuelle assistenter, også kendt som VA'er, er assistenter eller supportpersonale, der arbejder fjernt og leverer mange af de samme tjenester som en assistent på kontoret. Mange VA'er arbejder for iværksættere eller små virksomheder, der har brug for støtte, men har ikke råd til eller har ikke plads eller udstyr til at ansætte nogen til at arbejde på fuld tid på kontoret. Igen er teknologien nøglen i denne branche, da virtuelle assistenter arbejder via internettet ved hjælp af e-mail, dokumentdeling og anden teknologi til at håndtere opgaver for deres arbejdsgivere. Mens nogle VA'er er specialister og håndterer opgaver som social media og website management, har nogle iværksættere simpelthen brug for nogen til at styre deres e-mail og svare på kundeforespørgsler.
Fordi virtuelle assistenter typisk er selvstændige eller arbejder freelance, kan de ofte styre en højere lønrate end dem, der arbejder i kontorer. Nogle VA'er arbejder også for flere kunder på én gang og øger deres indtjeningspotentiale. I gennemsnit tjener en VA mellem $ 10 og $ 25 pr. Time.
Landing et kontorunderstøttelsesjob
Mens kontorstøttejob må være så rigeligt, som de engang var, er de stadig tilgængelige. De fleste åbninger er skabt af omsætning og assistenter forlader andre muligheder.
Et godt CV for kontorlig støtte vil fremhæve dine administrative og tekniske færdigheder. Demonstrere for arbejdsgiverne at du er organiseret, detaljeret orienteret, en god problemløser og har fremragende kommunikationsevner. Vær sikker på at fremhæve dine tekniske færdigheder på en kvantificerbar måde; Angiv, hvor hurtigt du kan skrive i ord pr. minut og angive den software, du ved, hvordan du bruger. Når du detaljerer din erfaring, fremhæver du de opgaver og resultater, der afslører dine færdigheder, især dem der kan skille dig fra andre kandidater. Frem for alt være omhyggelig med din grammatik og stavning. Som med enhver genoptagelse afspejler typografier og dårlig grammatik dårligt på dine færdigheder, men i et felt som detaljeret orienteret som kontorlig støtte, skal du være perfekt. Ingen skal ansætte en maskinskriver, der ikke kan få sit eget CV ret.
Clerical jobs kan normalt findes på jobbrancher eller firmaets hjemmesider. Midlertidige agenturer er også et godt sted at finde denne type arbejde. At arbejde som temp giver dig mulighed for at opbygge dine færdigheder hos en række virksomheder. Nogle agenturer vil gøre langsigtede placeringer, eller du kan ansættes fuldtids efter at have arbejdet som temp. Praktikophold er en anden måde at opbygge dine kontorunderstøttende færdigheder på. Selv om mange virksomheder med formelle praktikprogrammer tillader praktikanter at arbejde på specifikke projekter, forventes også praktikanter ofte at "betale deres honorarer" ved at påtage sig opgaver. Forvent at bruge lidt tid på en praktikplads ved at lave noget arkivering, dataindtastning, håndtering af mail eller telefonsvarer - men se på er som en mulighed for at udvikle færdigheder, som kan vise sig nyttige senere.
Gør dig selv uundværlig
Bare fordi kontorarbejde normalt er indgangsniveau betyder det ikke, at du ikke kan være en vigtig del af holdet. Faktisk gør dig selv uundværlig for din chef og kolleger, der kan øge dine chancer for at blive forfremmet, og i sidste ende have dit eget kundesupportsteam. Til at begynde med, tag dit arbejde seriøst og gør dit bedste med hver opgave - uanset hvor menialt eller kedeligt det kan være. Som med ethvert job vil der være dele af dit arbejde, du elsker og dele, du hader, men du skal behandle begge vigtige og gøre dem godt.
For det andet lær at prioritere. Chancerne er, at du skal have flere projekter og opgaver på din plade på et givet tidspunkt, især når du yder støtte til et helt team eller kontor. Lær at bestemme, hvad der er topprioritet og hvad der kan vente, og udvikle systemer for at sikre, at alle får det, de har brug for, når de har brug for det. Multitasking og tidsstyring er vigtige færdigheder for en kontorist, og ved at lære virksomhedens og teammedlems mål og prioriteter at kende, kan du yde det højeste niveau af support.
For det tredje, være villig til at gå den ekstra mile. Dit job er at yde støtte, og det kan betyde at tage nogle ekstra opgaver her og der. Uundværlige assistenter er altid villige til at lære, og vil gøre, hvad der kræves for ikke kun at få arbejdet, men også løse problemer og forhindre kriser i at forekomme. Hvis du f.eks. Ser at en associeret sendes over et notat, der indeholder en større fejl, skal du ikke blot udskrive og distribuere dokumentet. Bekræft med den pågældende, at oplysningerne er korrekte - og foretag ændringer efter behov.
Endelig være altid professionel og høflig. Der kan være tidspunkter, hvor andre i organisationen behandler dig frekt eller ikke giver dig den respekt, du fortjener, men alligevel opretholder din egen professionalisme. At behandle alle med venlighed og respekt vil øge din bestand i virksomheden, især hvis du udvikler et ry for skøn og vilje til at hjælpe. I din kontorlige position har du sandsynligvis adgang til en stor mængde oplysninger, men modstå fristelsen til at sladre eller dele, hvad du kender. At få din chefs og kollegaers tillid til at hjælpe dig med at fremme din karriere, mens du tjener som office sladder vil skade dit omdømme og potentielt forhindre dig i at fremme.
