Er du ved med at holde op med medarbejderregistreringskrav? Du kan blive overrasket
Tænk, hvor mange registreringer du holder på dine små virksomheder, er medarbejderne nok? Sørg for, at du holder op med disse medarbejderregistreringskrav.
$config[code] not foundVidste du, at arbejdsgivere, der ikke indsender de obligatoriske overordnede omsorgsloven (Obamacare) indberetningsskemaer til IRS, kan blive udsat for en maksimumsstraf på 3 millioner dollars? Det er nok til at holde dig om natten! Og det er kun et lovkrav.
Arbejdsgiverne står over for en lang række krav til medarbejderregistrering, da dette infographic fra ComplyRight, et firma dedikeret til at befri små virksomhedsejere af overholdelsesbyrder, tydeliggør. Og disse krav ser ud til at vokse hvert år.
Papirarbejde og registreringsbyrder kan falde hårdere på små virksomheder, fordi mindre virksomheder har mindre personale til at styre HR-funktioner eller måske ikke har dedikerede HR-ressourcer overhovedet. Men den gode nyhed er, at teknologien kan hjælpe dig med at holde dig ud over krav til lovgivningsmæssig overholdelse som arbejdsgiver.
Her er nogle krav til medarbejderregistrering, der kan overraske dig (eller chokere) dig:
Jobposteringer
Når arbejdsgivere sender reklamer for nye jobåbninger, skal de beholde en rekord i et år i henhold til ADEA-loven om aldersdiskrimination.
Jobapplikationer
Arbejdsgivere omfattet af ADEA, amerikanere med handicaploven (ADA) og / eller afsnit VII i lov om borgerlige rettigheder (afsnit VII) skal opbevare alle jobansøgninger i mindst et år. Det etårige krav gælder også for sæsonarbejdere og vikaransatte.
genoptager
De krævede genoptagelser skal opbevares i et år, pr. ADEA og ADA. Der er imidlertid ingen krav om at beholde uopfordrede genoptagelser.
Afslutningsoptegnelser
ADA og afsnit VII kræver, at alle opsigelsesbeviser opbevares i et år efter medarbejderens opsigelsesdato.
Fordel planer
ADEA kræver, at pensionsordninger opbevares i et år efter opsigelsen af planen under ADEA. Hertil kommer, at loven om arbejdstagernes pensionsindkomstsikkerhed (ERISA) kræver, at fortjenesteplanoptegnelser skal opbevares i seks år.
Prestationsevalueringer
Fair Labor Standards Act (FLSA) kræver, at resultater evalueringer holdes i to år.
Arbejdsløshedsskatter
Ifølge FUTA (Federal Employment Employment Act) skal du holde arbejdsopgørelsen for arbejdsløshed i fire år fra skattefristen eller betalingen, hvilken som helst senere.
I-9 Formularer
I-9-formularer og yderligere verifikationsoplysninger, der verificerer, at medarbejdere har lov til at arbejde i USA, skal opbevares i tre år fra lejningsdatoen eller et år efter opsigelsesdatoen, alt efter hvad der kommer senere. Den gældende lov er Immigration Reform and Control Act (IRCA).
Ansættelseskontrakter
Hvis du har ansættelseskontrakter med medarbejdere, skal du holde alle kontrakter i tre år pr. FLSA.
OSHA former for skader og sygdom
Arbejdsgivere med 11 eller flere ansatte skal holde alle former for skade eller sygdom i mindst fem år efter kalenderårets udgang.
Et svimlende Compliance Landskab
Som ovenstående liste illustrerer, er arbejdsgiverne udsat for et stadigt voksende lappearbejde af medarbejderregistreringslove.
Det er ikke kun antallet af juridiske krav, der gør overholdelse udfordrende. Det er det faktum, at lovene ændrer sig - og kompleks.
Loven er ofte fyldt med nuance, undtagelser og detaljerede definitioner. Registreringskrav kan dække nogle arbejdsgivere baseret på deres størrelse eller industri, men ikke andre.
Loven ændres også ofte, og nye love og regler tilføjes. Hvis du bliver uvidende om en ændring eller en ny lov, kan din virksomhed ende med at betale store bøder. Husk, mangel på viden er normalt ikke et forsvar.
Teknologi: Essential Foundation for Employer Compliance
Medarbejderregistrering er et af de områder i dag, hvor teknologi niveauer spiller for små virksomheder.
En god medarbejderoptagelsesapp kan hjælpe dig med bedre at opfylde lovmæssige krav, der gælder for din virksomhed - det er en given.
Men dagens best-of-breed recordkeeping software kan tilføje så meget mere værdi.
De bedste apps hjælper produktiviteten ved at hjælpe små virksomheder til at arbejde smartere, ikke sværere. Tip: Se efter software, der er hurtig til at komme i gang, intuitiv og nem at bruge. Se også efter funktioner som automatiske prompts og påmindelser for øget effektivitet.
En god medarbejder recordkeeping app kan spare penge ved at styre risiko. Du får ro i sindet og sover bedre ved at vide, at din lille virksomhed har værktøjerne til at overholde komplekse krav til registrering, ligesom store virksomheder.
Her er en anden stor fordel ved teknologi: elektroniske poster i stedet for papir. Vedligeholdelse af hårde kopier af medarbejderposter kræver ikke kun en stor fysisk plads, men kræver også ekstrem organisation. Den gennemsnitlige medarbejder spilder 400 timer hvert år på at søge efter papirdokumenter.
Elektronisk dokumentation opnår trækkraft over papir ifølge ComplyRight. Det er ingen overraskelse hvorfor. Når optegnelser gemmes elektronisk, bliver oplysningerne samlet på ét sted og let søgbare. Personale kan hente medarbejderdata med et par klik.
Og efterhånden som dit firma vokser og registrerer flere gange, gør elektroniske journalsystemer det lettere at organisere og hente voksende datamængder. Uden træk af ineffektivt papir kan du også skala din virksomhed hurtigere.
Hvor finder man medarbejderoptagelseshjælp
For at se en grundig liste over krav til medarbejderregistrering og identificere dem, der gælder for din virksomhed, skal du downloade de gratis "Retningslinjer for medarbejderpostretholdelse for arbejdsgivere og HR-ledere" fra ComplyRight.
Og tjek Employee Records App fra HRDirect. Det er gratis og hurtigt at komme i gang - og det forenkler administration af medarbejderposter.
