Et af ansvarsområderne for medarbejdere, der arbejder på forskellige regeringsniveauer, er at skrive briefing notater til beslutningstagere, der bruger notaterne til at uddanne sig om spørgsmål og at vejlede dem til at udforme protokoller, procedurer og love. Et briefing memo er et kortfattet resumé af et problem eller et tilfælde, der præsenterer en opfordring til handling for læseren. Et vellykket memo overtaler læseren til at handle ved at give konkrete beviser, der er let at forstå og evaluere.
$config[code] not foundStart notatet ved at skrive "Til:" og "Fra:" Indsæt navnet på afsenderen og modtageren efter tykkelsen. Skriv den dato, du skrev notatet på den næste linje. Afslut dette afsnit ved at skrive "Emne:" efterfulgt af det emne, som notatet refererer til.
Angiv den handling, som du vil have læser, til at tage i første punktum eller afsnit i notatet.
Oprethold læseren opmærksomhed ved at bruge korte, korte stykker, der ikke er mere end 5 sæt lange. Når du angiver årsagerne til at handle, skal du angive hver årsag i et særskilt afsnit.
Brug empiriske beviser til at overtale læseren til behovet for det foreslåede forløb. For eksempel nævne lavindkomst boligstatistik, når du søger en ændring i en given zonepolitik. Undgå generaliseringer, som du ikke kan støtte med fakta.
Skitsere de alternative kurser af handlinger eller politikker, der beskriver fordelene og ulemperne for hver.
Undgå unødigt ordformede eller formelle udtryk, for eksempel "som efter vores diskussion" og teknisk jargon, når du citerer fakta og figurer. Brug et enkelt, direkte sprog, som enhver læser kan forstå.
Brug den aktive stemme, i modsætning til passiv, i hele notatet for at tilskynde til handling. Hvis du kender modtageren af notatet godt, skal du bruge første person pronomen som "jeg" og "vi", fordi folk er mere tilbøjelige til at gøre noget for dem, de føler, at de kender personligt. Fremhæv sådanne personlige forbindelser yderligere ved hjælp af sammentrækninger, såsom "Jeg er".
Gentag nødvendigheden af handling i slutningen af notatet. Vær sikker på at angive, om der er en deadline for handling, der skal opfyldes.
Advarsel
Et briefing memo, der overstiger to sider i længden, bliver en rapport, som læseren næppe vil læse straks ved modtagelsen.
