Microsoft Teams er et kommunikationsværktøj i Office 365, der giver små virksomheder en nem måde at kommunikere og samarbejde med medarbejdere på. For dem, der ikke har brugt Microsoft Teams, kan det hjælpe med at få nogle værdifulde tips og indsigter fra eksperter for at få det bedste ud af det.
Microsoft Hold Tips
Simona Millham er en Microsoft Certified Trainer og en træner for IT Learning Platform CBT Nuggets. Hun delte nogle værdifulde tips til at få mest muligt ud af Microsoft Teams til små virksomheder i et e-mail-interview med Small Business Trends.
$config[code] not foundMinimer e-mail-kommunikation
En af de største fordele ved Microsoft Teams er, at det giver virksomheder mulighed for at holde al deres kommunikation organiseret på ét sted, snarere end at basere på lange e-mailkæder, der let kan gå tabt i shuffle. Så hvis du vil få mest muligt ud af Microsoft Teams, brug det i stedet for, ikke i tillæg til, e-mail til intern kommunikation.
Millham siger: "Hvis nogen sender en email til holdet, der spørger et relativt trivielt spørgsmål, og alle reagerer, genererer der en forfærdelig masse email. Samtaler er kernen i hold, hvilket gør det nemt at se tråde et øjeblik og hurtigt reagere hvor relevant. "
Del samtaler med nye holdmedlemmer
Microsoft Teams kan også gøre nye medarbejdere lettere. Når du laver en ny leje eller tilføjer et eksisterende teammedlem til et nyt projekt, kan du dele samtaler fra den pågældende tråd eller projekt med dem, så de nemt kan indhente dem, snarere end at videresende dem mange e-mails eller give dem besværlige dokumenter.
Stick med nogle få grupper
Microsoft Teams giver dig mulighed for at udpege forskellige grupper i din organisation, så du kan holde samtaler med relevante teammedlemmer. Men gå ikke over bord for at skabe grupper for enhver mulig kombination af medarbejdere med det samme. Overvej, hvem der arbejder mest sammen om projekter og skaber kun de grupper, der giver mening, så man ikke overvælder alle med mange muligheder. Du kan altid tilføje flere senere.
Har et mål for hver gruppe
Hvis du kæmper for at bestemme, hvilke grupper der skal begynde med, skal du overveje, hvad du vil opnå for hver gruppe. For eksempel vil du måske have en gruppe kun til topniveau-styring, som du vil henvende dig til, når du træffer store strategiske beslutninger. Men du kan også have grupper kun til specifikke formål som it-support og social media marketing.
Tilføj grupper som du går
Derfra kan du altid tilføje grupper som specifikke projekter kræver dem. Sig, du har et specielt klientprojekt, der involverer personer fra flere afdelinger, som normalt ikke arbejder sammen. Opret en gruppe, der kun er for den instans, så de ansatte ikke behøver at kommunikere i en mere generel tråd.
Konfigurer lydkonferencer
Microsoft Teams tilbyder også en lydkonferencefunktion, så du kan være vært for talemøder inden for bestemte grupper eller bare med en eller to medarbejdere. Dette kan være en særlig nyttig funktion, især hvis du har nogle teammedlemmer, der arbejder fjernt. Du kan også bruge den til at kommunikere med eksterne kunder via en ny gæstetilgang.
Opret en kommunikationsstrategi
Selvfølgelig er Microsoft Teams ikke det eneste Microsoft-produkt, der tilbyder kommunikationsfunktioner som chat og lydopkald. Men Millham advarer om ikke at blive for fanget i at bruge hver eneste mulighed. I stedet opretter du en specifik plan, der beskriver, i hvilke situationer du bruger Microsoft Teams til kommunikation i forhold til andre platforme.
Millham forklarer: "Jeg synes, at en af de største udfordringer er at hjælpe erhvervsbrugere til at forstå, hvem Microsoft Office 365 værktøj skal bruge når. Der er overlapning mellem funktionaliteten hos Teams, Yammer og Skype for Business, som er virkelig forvirrende for brugerne, og de vil sandsynligvis bare standard tilbage til email uden vejledning. Så min anbefaling er, at virksomheden tager lidt tid til at tænke på, hvilke værktøjer der passer bedst til forskellige dele af deres organisation - og kør nogle piloter med forskellige grupper af brugere - og derefter give vejledning og bevidsthed til slutbrugere. "
Test kommunikationsstrategier
Som Millham nævnte, kan det være en fordel at rent faktisk teste forskellige kommunikationsstrategier i din organisation for at se, hvad der virker bedst for dit specifikke hold. Du kan for eksempel finde ud af, at det er fornuftigt at bruge Skype til klientopkald, hvis de fleste af dine kunder allerede har Skype-id'er og ikke ønsker at tilmelde sig gæstadgang med Microsoft Teams. Men du kunne vælge at holde alle interne opkald inden for teams for enkelhedens skyld. Bliv bare åben for medarbejderindgang, så du kan optimere din plan til deres behov.
Bliv opdateret med nye funktioner
Microsoft Teams ændrer sig konstant og tilføjer ny funktionalitet, der kan gavne dit team eller ændre den måde, du bruger platformen på. For eksempel er Microsoft i øjeblikket ved at integrere Skype for Business-funktionalitet i Teams. Millham anbefaler at tjekke Microsoft Teams dokumentation og praktisk vejledning for mere information og opdateringer om eventuelle ændringer eller nye funktioner.
Træn dine medarbejdere
Det er også vigtigt at sikre, at dine medarbejdere forstår, hvordan du får mest ud af Microsoft Teams. Og der er mange ressourcer til rådighed til dette formål. CBT Nuggets giver en mulighed for uddannelse af Microsoft Teams.
Millham siger: "For små virksomhedsejere indeholder den et overblik over ressourcer, der skal overvejes, når man implementerer teams og opmuntrer brugerens vedtagelse. For medarbejdere dækker det hvordan man bruger kanaler, samtaler, møder, fildeling, wikier og meget mere. "
Billede: Microsoft
1
