Flere og flere leverandører introducerer Cloud platforme og software-as-a-service (SaaS) tilbud til at bringe folk sammen online.
Lad ikke industrielle vilkår som "Cloud platforme" og SaaS forveksle dig dog. Alt dette betyder, at folk bruger software applikationer, der er web-baserede, til at arbejde sammen.
Formålet med disse samarbejdssystemer er at efterligne det arbejdsmiljø, vi havde siden det første organiserede kontor.
$config[code] not foundTænk på det arbejdsmiljø, folk har brugt siden det organiserede kontor blev almindeligt. Vi ser det bedst i gamle film nu (eller i episoder af Mad Men) - hver afdeling på en anden etage, sekretær rækker, der sidder hos IBM Selectric skrivemaskiner, junior ledere i hytter, seniorer i kontorer.
I mine tidligere dage på AT & T blev vi konstant omarrangere folk, så alle medlemmer af de nationale kontoudgrupper sad ved siden af hinanden. Vi hængt endda holdskilt fra loftet. Møder blev holdt et øjebliks varsel, og for at dele et dokument, lagde jeg bare en filmappe på en kollegas skrivebord.
I dag er arbejdsmiljøet ændret dramatisk. Flere mennesker arbejder fjernt hjemmefra. Vi har virtuelle hold, flere konsulenter og outsourcet personale. Stigende gaspriser og økonomiske situationer vil gøre det virtuelle kontor endnu mere nødvendigt.
Alle har en anden beskrivelse af det virtuelle kontor. Jeg har kørt virtuelle virksomheder siden 1980'erne. Jeg husker at være begejstret for at have en MCI-e-mail-konto og indså, at jeg ikke behøvede at behandle talepost for at kommunikere med folk.
Siden da har jeg haft stor erfaring med hvad der virker, og hvad der ikke gør. Lad mig dele de krav, som jeg mener, at softwareapplikationer skal hjælpe folk sammen i dagens "virtuelle kontor":
Enkelhed og Kendskab
Folk modsætter sig naturligvis (nogle siger had) ændre sig. En software applikations grænseflade skal ligner, hvad folk er meget bekendt med. Det skal også være så intuitivt som muligt.
Det kan lyde grundlæggende, men hvis man ser på spillerne i samarbejdsområdet lige nu, har kun få gjort det meget godt. Nogle softwareapplikationer er så funktionelt-fremmede og vanskelige at bruge, at du hurtigt giver op efter et par forsøg på at finde ud af bare det grundlæggende. For at krydse kløften og blive dominerende på markedet, skal brugeroplevelsen være kendt og enkel.
Tilstedeværelse / Chat
Jeg føler, at "tilstedeværelse" og evnen til at kommunikere straks og direkte er det vigtigste aspekt. At kende status for alle, du arbejder med, er hjørnestenen i et vellykket system.
I den ældre konventionelle kontormodel kunne vi se over værelset eller læne over kabinemuren for at chatte om vejret eller en ny produktudgivelse. Alternativet er øjeblikkelig chat eller telefonkonferencer. Tjenester som VOIP eller gratis konferenceopkald har gjort ad hoc-konferencer hurtigt og nemme at oprette.
File Control / Sharing og Real-time Collaboration
Kernen i virksomheden er dokumenter og filer. De er både et arbejdsprodukt og en arbejdsproces. Med den eksponentielle stigning i konsulenter, outsourcing og partnersamfund er evnen til at anvende meningsfulde niveauer af dokumentautoritet et af nutidens afgørende krav.
I gamle dage kunne du styre dette ved at fotokopiere kun bestemte sider for bestemte modtagere, eller du ville begrænse distributionslisten. I dag kan du i et godt samarbejde softwareprogram tildele forskellige niveauer af autoritet med et par tastetryk.
Tilføj et detaljeret revisionsspor til sikkerhed, kontrol, bekvemmelighed og retsmedicin, og du har ingredienserne i et levedygtigt dokument- og filhåndteringssystem. Real-time samarbejde og push-teknologi automatiserer de fleste af disse administrationsopgaver. Tilsammen gør disse styringsværktøjer forældede - og eliminerer - behovet for e-mail-vedhæftede filer.
I begyndelsen nævnte jeg folks modstand mod forandring. Der er mange potentielt kraftfulde løsninger på markedet for dokumentkontrol, backup af filer og samarbejde. Udfordringen de står overfor er (1) at være nem at bruge og (2) minimere behovet for adfærdsændring. Til masseadoptagelse skal du efterligne den måde, folk arbejder på i dag og automatisere så mange funktioner som muligt - ikke forsøge at ændre deres arbejdsmønstre radikalt.
Conferencing
Konferencer er en bred kategori - Jeg har tendens til at tænke på det i spande.
- Vis og fortæl events er planlagte sessioner, der har en udpeget presentator og en gruppe publikum. Der er en række produkter på markedet, der nu håndterer det meget godt med forskellige prismodeller og funktioner / funktionalitetsniveauer, for eksempel Webex.
- Det tror jeg på ad hoc deling er en af de mest anvendelige funktioner i samarbejdsverdenen. Muligheden for øjeblikkeligt at dele en skærm eller et produkt uden installation er lige så tæt som vi kommer til at "læne sig over den kubiske mur." Der er to måder at gøre dette på: (1) produkter, der muliggør øjeblikkelig skærmdeling (normalt på en-til-en-basis) eller (2) produkter, der giver dokumentdeling og opdatering i realtid blandt flere brugere. Jeg bruger både udførligt og finder dem uvurderlige i "Virtual Office"
Lave om
Hver generation, der kommer ind på arbejdspladsen, bringer forskellige færdigheder og fordomme. Det første ægte software firma jeg arbejdede for havde et hjemmet voksende mainframe email system. CFO ville have hans administrative assistent udskrive kopier af sine e-mails. Han ville hånden skrive svarene, og hun skulle være den, der nøgler sin besked og sende svaret email.
Så lurt som det lyder nu, om et årti eller deromkring vil ideen om, at vi holdt softwareprogrammer og filer på vores lokale pc, lyde lige så latterligt.
I mellemtiden har vi brug for en hybridopløsning, der passer til vores arbejdsvaner. Fremskynde brugen af skyen til applikationer og data, men giv folk mulighed for at arbejde fra deres stationære computere.
Ved at gøre online arbejde nemmere og mere bekvemt, bliver det traditionelle skrivebord lige så funktionelt som dine mandler - stadig der men ikke nødvendigt.
* * * * *
Om forfatteren: George Langan er administrerende direktør for eXpresso Corporation, en samarbejdsoftware. George bringer bordet omfattende erfaring med at drive softwarevirksomheder. Hans blog kan findes på:
17 Kommentarer ▼
