Det er meget vigtigt at holde minutter under dine sikkerhedsmøder. Ud over at hjælpe dig med at holde styr på din virksomheds historie kan protokollen også bruges i retten, hvis der rejses retssag mod din virksomhed. Her er trinene til oprettelse af dine minutter.
Bestem om, hvorvidt du vil optage dit hårde udkast til protokollen med pen og papir eller på din bærbare computer. I sidste ende vil det være godt at have mindst to kopier af protokollen, hvis en kopi mangler eller ved et uheld slettes.
$config[code] not foundOptag dato, sted og medlemmer til stede for hvert møde.
Vedhæft en kopi af dagsordenen til dine minutter. Hvis du ikke har en kopi af dagsordenen, skal du skrive den planlagte dagsorden for mødet.
Vær opmærksom på stemmer, sikkerhedsproblemer, indvendinger og fremtidige planer. Hvis du har spørgsmål om, hvad du ellers vil kunne medtage, eller hvad det er OK at ignorere, spørg din vejleder.
Omskrive og revidere dine noter efter mødet, og skriv eller skriv en ren kopi af protokollen for dine optegnelser.
Gem dine minutter på en sikker central beliggenhed. Det er en god ide at gemme dine originale noter, samt kopier af det endelige udkast til protokollen. Sørg for at have sikkerhedskopier af alle digitale kopier af dine minutter.
