Hvis du leder efter et kontorjob, kan du være i tvivl om, hvad arbejdsgiverne mener, når de beder om almindelige kontorfærdigheder. Selv om hver arbejdsplads er unik, er der fælles opgaver, som generel kontorhjælp forventes at udføre. Jo flere færdigheder du kan tilbyde en potentiel arbejdsgiver, desto bedre er dine chancer for at få det job, du ønsker. Uanset om jobtitel er generel kontorsassistent, generalkontor eller generel kontormedarbejder, her er nogle af de færdigheder, som arbejdsgiverne oftest søger i udførelsen af de almindelige kontoropgaver:
$config[code] not foundTyping
Arbejdsgivere forventer normalt, at du skriver mindst 60 ord pr. Minut (wpm). Hvis du er vant til at sende beskeder til dine venner med dine tommelfinger og en smartphone, kan tanken om at bruge alle 10 fingre og et tastatur i fuld størrelse virke skræmmende. Hvis du lærte at skrive i skole, kan du opbygge din hastighed med en vis praksis. Åbn en magasinartikel eller en bog og kopier hvad du læser. Send e-mails til familie og venner til at praktisere at skrive komplette sætninger og korrekturlæsning af dit arbejde. De genveje og forkortelser, du bruger, når du kommunikerer casually med venner, er ikke acceptable for virksomhedskorrespondance.
Selvom du aldrig har lært at skrive, kan du lære dig selv gennem en af de gratis vejledninger, der er tilgængelige online. Efter at have lært, hvor du skal placere dine fingre, handler det om at komme ind i så meget praksis som muligt for at forbedre din hastighed og præcision.
Indtastning af data
Tænk på dataindtastning som at skrive på et numerisk tastatur. Tastaturet, der også kaldes et nummerpude, numpad eller 10-tasten, er et afsnit af et standard computerens tastatur. Normalt placeret til højre for de alfanumeriske nøgler, det ligner en lommeregner. Når du er dygtig med det numeriske tastatur, finder du det meget hurtigere og mere effektivt til at skrive tal end rækken af taster over alfabetet.
For at starte, skal du tjekke nogle af de gratis vejledninger online. Nøjagtighed er yderst vigtigt, da tal og numeriske sekvenser er unikke. Der er ingen stavekontrol eller autokorrektion, så du skal være sikker på, at du indtaster oplysningerne korrekt hver gang.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingArkivering
Filing er mere end blot at vide dine ABC'er.De fleste mennesker kan nemt genkende bogstavet i et filnavn og se, at "hest" går før "igloo". Det kan være lidt vanskeligere, når man skal se på det andet eller tredje bogstav, når de første bogstaver er de samme. For eksempel kommer "hest" efter "praktisk" fordi "o" kommer efter "a." Fordi både "hest" og "hus" har samme første og anden bogstaver, skal du se på det tredje bogstav. "Hest" kommer før "hus" fordi "r" kommer før "dig".
Før teknologien var almindelig i kontorindstillinger, indebar filing forvaltning af papirdokumenter. Nu arkivering kan også indeholde opbevaring og hentning af digitale dokumenter også.
telefon
Har du brug for at lægge et smil på dit ansigt for at tale med klienter på telefonen? Svaret er ja, fordi dit smil kommer gennem din stemme, når du taler. Selvom det er vigtigt at vide, hvordan man overfører opkald og sætter opkald i venteposition, er den vigtigste komponent i telefonkundskaber evnen til at være behagelig og forblive rolig, selvom den, der ringer, er frustreret, utålmodig eller bare uforskammet. Som den person, der besvarer telefonen, kan du være en kundes første kontakt med virksomheden. Det første indtryk du laver er den, der skal holde kunderne tilbage.
Microsoft Office
Microsoft Office er et sæt softwareprogrammer designet til forskellige typer datastyring. De tre mest almindeligt anvendte er Word, Excel og Outlook. Word er et tekstbehandlingsprogram, der bruges til at lave dokumenter som breve, flyers, brochurer, notater og andre former for skriftligt materiale. Excel er et regnearksprogram til en række forskellige applikationer, som f.eks. Håndtering af lager, oprettelse af medarbejderarbejdsplaner og sporing af udgifter. Outlook bruges til email, vedligeholdelse af individuelle og gruppe kalendere, administration af opgaver og et par andre organisatoriske funktioner. Som med skrivning og dataindtastning er der mange vejledninger tilgængelige online for at hjælpe dig med at lære softwaren. Hvis du har brug for at gå i dybden, tilbyder mange fællesskabskollegier og udvidelsesprogrammer noncredit-kurser til Microsoft Office, som du kan afslutte om nogle få aftener.
Kontormaskiner
Kontormaskiner omfatter computere, kopimaskiner, multiline telefoner, faxmaskiner, shreddere og portometre. De grundlæggende funktioner i hver maskintype kan variere alt efter maskinens mærke og model. Du forventes ikke at foretage større reparationer, men generelle kontormedarbejdere er ofte ansvarlige for rutinemæssig vedligeholdelse, såsom udskiftning af papir og blæk i de maskiner, der bruger dem.
Bløde værdier
Bløde færdigheder kan være vanskelige at kvantificere, men de er vigtige i erhvervslivet. Overvej følgende færdigheder og hvordan de kunne være aktiver til en arbejdsgiver:
- tilpasningsevne
- Samarbejde
- Ledelse
- Ledelse
- multitasking
- Prioritering
- Problemløsning
- Samarbejde
- Tidsadministration
Ifølge Robert Half, et internationalt personalefirma, kan bevis på bløde færdigheder tippe balancen til din fordel, når dine kompetencer og erfaringer er sammenlignelige med andre kandidaters. Nogle ansættelseschefer siger, at bløde færdigheder er endnu vigtigere. Tekniske færdigheder læres let. Det er meget sværere at lære interpersonelle og beslutningsfærdigheder. Når du skriver dit CV eller taler om dig selv i en jobsamtale, fremhæv dine bløde færdigheder ved at bruge sætninger som disse:
- "Juggled med flere projekter og deadlines"
- "Led et 3-personers team, der strømlinede applikationsprocessen og håndtering af ledsagende papirarbejde"
- "Roligt prioriterede flere projekter i et tempofyldt miljø"
- "Altid gennemført projekter på tid eller inden deadline"
- "Konsekvent fulgt gennem på arbejde forpligtelser, der fører til en forfremmelse og større ansvar"
- "Implementeret nyt system for at reducere arkiveringstid med 20 procent"
Uddannelseskrav
Der er ingen formelle uddannelseskrav til en generel kontorstilling. Mange mennesker går ind i feltet med et gymnasium diplom. Afhængigt af arbejdsgiveren kan nogle college eller endda en grad være påkrævet. Arbejdsgiverne vil gerne vide, at du kan gøre jobbet. For de fleste er dine administrative færdigheder og kvalifikationer vigtigere end en bestemt grad. Hver organisation har sine egne formål og procedurer. Udover dine grundlæggende færdigheder lærer du hvad du skal vide, når du er på jobbet.
Arbejdsmiljø
Generelle kontormedarbejdere findes i en række forskellige indstillinger, fra små virksomheder til store virksomheder. Generel kontorhjælp er nødvendig i næsten enhver industri, du kan tænke på, herunder akademiske institutioner, sundhedsfaciliteter, offentlige myndigheder, for-profit-virksomheder og nonprofit organisationer. De fleste af de almindelige kontorarbejdere er kvinder. Ca. en ud af fire arbejde deltid.
Løn og Job Outlook
Median løn for en generel kontormedarbejder er $ 15,14 per time eller $ 31,500 om året. Median løn er den figur, hvor halvdelen i erhvervet tjener mere og halvt tjener mindre. Lønningerne varierer meget afhængigt af arbejdsgiveren, den geografiske placering, års erfaring og uddannelse og færdigheder. US Bureau of Labor Statistics forudsiger ringe eller ingen jobvækst for almindelige kontormedarbejdere gennem 2026. Det betyder ikke, at du ikke kan finde et job. Det betyder bare, at mange nye job ikke vil blive skabt. Teknologien har øget kontorarbejdernes effektivitet, så ikke så mange mennesker har brug for som i tidligere generationer. Alligevel er der behov for nye generalkontorarbejdere for dem, der går på pension eller forlader deres arbejde af andre grunde.
At få et kontorjob med lidt eller ingen arbejdserfaring
General kontorarbejder er ofte en entry-level position. Det er et godt sted at starte, hvis du går ind i arbejdsstyrken for første gang eller følger et forlænget fravær. Det er også et godt sted at starte, hvis du skifter felter, og du har ikke den slags erfaring, der gælder direkte for andre job. Selv med ringe eller ingen erfaring, vil potentielle arbejdsgivere gerne vide, at du kan klare kontoransvarlige opgaver og ansvar, som jobbet kræver.
Få opmærksomheden hos en potentiel arbejdsgiver med et CV, der fremhæver de færdigheder, du har. Der er masser af gode eksempler online. Medtag resultater fra gymnasiet, hvis du er en ny grad. Hvis du tjente en praktikplads eller gjorde noget meningsfuldt frivilligt arbejde, skal du inkludere det. Liste kurser afsluttet og certifikater optjent, hvis de vedrører det job, du søger om. Ellers må du ikke pusle dit CV med unødvendige oplysninger for at forsøge at udfylde siden. En klasse i "Introduktion til computere" er relevant for næsten enhver generel kontorstilling. En klasse i "Basic Dog Obedience" forbedrer ikke dit CV, medmindre du ansøger om et job hos en veterinærkontor eller dyrepleje facilitet. Men hvis du er certificeret i førstehjælp eller kardiopulmonal genoplivning (CPR), kan du liste dem. Disse færdigheder er et aktiv for en arbejdsgiver, uanset virksomhed eller industri.
Kig på arbejdsgiverens jobbeskrivelse omhyggeligt, og prøv at matche hvert krav med en demonstration af din viden eller færdighed. Brug sætninger som "Type nøjagtigt med en hastighed på 60 wpm" eller "Fortjent certifikat i Microsoft Word fra ABC Community College."
Spikning af jobintervjuet
Målet med et CV er ikke at få dig et job. Det er at få dig en jobsamtale. Resuméet bliver opmærksom på en potentiel arbejdsgiver. Når du taler med den pågældende person ansigt til ansigt, har du mulighed for at fremhæve dine kvalifikationer. Det er også din mulighed for at stille spørgsmål om stillingen og virksomheden. Da arbejdsgiveren afgør, om du vil være rigtig til jobbet, skal du afgøre, om jobbet passer til dig.
Kjole pænt og konservativt til interviewet. Du vil have en potentiel arbejdsgiver at fokusere på dine kvalifikationer og kvalifikationer, ikke på et kig, der er mere egnet til datoaften eller en aften hos din favoritklub. Acceptabel påklædning til et interview kan variere alt efter geografisk placering og arbejdsgiver. Hvis du arbejder med et ansættelsesbureau eller en karriereådgiver, skal du kontrollere dem med det, der passer. Generelt er enkle, beskedne stilarter i neutrale farver som navy og grå bedst.
Natten før dit interview skal du sørge for, at dit tøj er rent og presset, og at det ikke har manglende knapper eller splittede sømme. Tjek også dine sko for at sikre, at de er rene og forretningsmæssige. Dagen i interviewet, dit hår skal være rent og stylet væk fra dit ansigt. Hold smykker til et minimum. Når du har fået jobbet, vil du sandsynligvis have en vis fleksibilitet inden for en virksomheds kjolekode for at vise din stil. Til jobsamtalen vil du dog have fokus på dine evner, ikke på dit tøj
Ser frem til fremtiden
Et job som generalkontor kan føre til andre stillinger og højere løn. Med erfaring kan du blive forfremmet i virksomheden. Du kan måske finde, at du er kvalificeret til at være en leder med tilsynsansvar over en eller flere generelle kontormedarbejdere. Selv om teknologien har ændret arten af kontorarbejde, er mange organisationer stadig afhængige af kvalificerede kontormedarbejdere for at sikre, at forretningen løber glat. Generelle kontormedarbejdere er vigtige støttepersonale, der gør det muligt for andre arbejdstagere at gøre deres arbejde.
