Der er et skriveprojekt foran dig … og et blankt stykke papir. I en kold sved begynder du at tro, det kunne være lettere at ansætte en tekstforfatter (trods alt gik du ikke i business for at være forfatter). Tænk igen. Med fem enkle trin og en øvelse kan du være din egen tekstforfatter og geninvestere de penge, du ville have brugt på ekstern hjælp til din virksomhed.
Hvorfor Business Writing er vigtigt
Grunden til at skrive eller enhver form for forretningskommunikation er vigtig, er den samme grund til, at vi går i virksomhed: At skabe positive forretningsmæssige resultater. Effektiv business writing kan fremme positive forretningsmæssige resultater på mange måder, herunder:
- At skabe værdi for interessenter
- Hjælpe med at justere interessenter med virksomhedens strategier og mål
- Tillader forfatteren at engagere sig i kontinuerlig læring
Skriftforslagene nedenfor forbedrer måden du skriver til enhver tid - fra en uformel e-mail til et komplet forretningsforslag. (Det eneste der vil variere er den tid, der bruges på hver skriveopgave.)
Trin 1: Kend dit publikum.
Kommuniserer du op, ned eller sideværts? Er dit publikum intern eller ekstern til din organisation? Dette er de mest grundlæggende spørgsmål relateret til dit publikum. Hvis du stopper her i din undersøgelse, har du sandsynligvis ikke nok information til at gå længere i skriveprocessen.
Få kendskab til din læser, som du kan. Hvis det er en bestemt person, har de en assistent, som kan give dig et indblik? Måske kan personens direkte rapporter give dig nogle pointers? Er der en profil af den person, der vil hjælpe dig med at bestemme deres interesser og kommunikationsstil? Hvis du sælger eller kommunikerer kommandoen, kan svarene på disse spørgsmål være afgørende for, om dit publikum læser og handler om din skrivning.
Tag et øjeblik til at overveje din læsers foretrukne kommunikationsstil. Tænk på, hvordan de kommunikerer med dig og andre. Vil de have dig til at "komme til det punkt", eller begynder de at spørge, hvordan din familie gør? Den fremherskende visdom i amerikansk skriftlig kommunikation er at komme lige til det punkt; imidlertid; mange forretningsfolk foretrækker først at oprette et forhold, og de vil ikke læse din e-mail, hvis de føler sig devalueret ved kommunikation, der hopper lige til forretning. At kende dit publikum betyder at vide, hvor du skal sætte dit hovedpunkt: i begyndelsen eller i slutningen.
Det vigtigste at huske, når du overvejer dit publikum, er at vide, hvad de er interesseret i. Der er ikke noget galt med spørgsmålet "Hvad er der for mig?" Hvis du ikke spørger det på vegne af din læser, kan din besked overses.
Trin 2: Beslut om kommunikationskanalen.
Når du kender dit publikum, kan du træffe en informeret beslutning om, hvilken kanal der skal bruges. Kanaler eller kommunikationsformer kan opdeles i intern eller ekstern, formel eller uformel. Igen er dette kun det første skridt. Overvej om læseren vil passere dine oplysninger. Hvis ja, hvem vil han eller hun videregive den sammen? Disse spørgsmål vil hjælpe dig med at beslutte, om du har brug for en brochure, brev, notat, e-mail eller anden form for business writing.
Et eksempel: Vi vil skrive til vores vejledende for at overbevise ham om, at der skal etableres en ny politik omkring at anmode om betalt fritid. Da dette er en mere formel, intern anmodning, bruger vi et memo-format. Notatet vil blive skrevet på en sådan måde, at vejlederen kan tage det til HR direktør til drøftelse.
Trin 3: Verbaliser den ønskede handling.
Under workshops i business writing forstår deltagerne ofte publikum og kommunikationskanalen, men på det tidspunkt, hvor de skal identificere deres overordnede mål, tænker de: "Jeg vil have, at de læser det." Dette mål falder uden for formålet med erhvervslivet skrivning - for at ændre adfærd. Verbalizing hvad du vil have fra læseren tilskynder til specifikke handlinger. Ønsker du læseren at følge en ny politik? Vil du have dem til at ringe til et show eller prøve tilbud? Foreslår du en ændring eller foretager en anmodning, der kræver øjeblikkelig handling?
Hvis du er uklar om den ideelle resulterende handling, vil din læser være uklar, også - og mindre tilbøjelige til at handle. På forsiden ved at have en klar ide om, hvad målet med din kommunikation er, er du mere tilbøjelig til at overbevise din læser om at handle. Tiden er essensen i forretningsskrivning. Du har kun et øjeblik til at lade publikum vide, at hvad du skal sige er værdifuldt og har brug for handling.
Trin 4: Tænk som en reporter.
Svar som en reporter, svar på "Five W's" - hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor (og hvordan). Husk at business writing er klarere, når det er til det punkt. Giv ikke historie og "interessante" baggrundsoplysninger, medmindre det direkte vedrører det, du vil have læseren til at gøre.
Hvis du har en læser, der kan lide betydelige detaljer, skal du overveje at besvare følgende spørgsmål i din skrivning:
- Hvorfor plejer læseren?
- Hvordan nyder læseren?
- Hvad skal læseren gøre?
- Hvornår skal læseren gøre det?
- Hvad sker der, hvis læseren gør noget?
- Hvad sker der, hvis læseren ikke handle?
- Hvem vil ellers komme til gavn? Hvorfor?
- Hvor går læseren for mere information?
Trin 5: Luk salg.
Bede om salget i slutningen af din virksomheds kommunikation. Forespørgsel fra læseren den handling du forventer, og når du forventer det. Dette er den "afsluttende" teknik, der er mest effektiv med amerikanske målgrupper. Hvis der skrives til et internationalt publikum, er der forskellige trin involveret; Men at give en overbevisende ende vil styrke din kommunikation.
Lad os se på et eksempel, der bruger alle fem trin i skriveprocessen.
Til: Evan Datta Fra: Soma Jurgensen, x555 Dato: 29. december 2010
Re: Øget effektivitet af betalte time-off (PTO) anmodninger På et nyligt personale møde blev jeg flyttet af dit ønske om at forbedre effektiviteten i vores processer for at prioritere vores tid og opdage mere arbejde / livsbalance som en organisation. Dine tankevækkende ideer den dag inspirerede mig til at tilbyde en egen ide. Overvej dette memo som en anmodning om ændring i en proces, der koster vores virksomhed utallige timer med ineffektivitet og omarbejde. Bevæbnet med denne ændringsanmodning kan du tilføje en anden taktik til at mestere din strategi om at fokusere på mennesker ved at strømline processer. Den nuværende politik er for medarbejderne at e-maile deres vejledere til PTO. Tilsynsføreren undersøger derefter antallet af dage medarbejderen har og delvist udfylder en formular for medarbejderen til at udfylde og underskrive, inden han godkender anmodningen. Da vores firma har øget antallet af medarbejdere, der rapporterer til hver leder under sidste års omstrukturering, er efterspørgslen på ledernes tid til PTO-anmodninger øget eksponentielt. Med kun én assistent er HR-direktøren oversvømmet med anmodninger om individuelle medarbejder PTO-overgangsforespørgsler. Resultatet er en betydelig tid brugt efterforskning og tilfredsstillende anmodninger, hvilket også har medført mange fejl. Ved at bruge selskabets intranet til at distribuere formularerne og tilpasse HRIS-systemet med medarbejderlogins, kunne meget af forskningen og formularerne udføres af medarbejderne selv. Det nye system ville fungere som følger: Vedtagelsen af denne proceduremæssige ændring vil frigøre tid for medarbejdere, ledere og HR. Den gemte tid kan bruges i personlig kontakt med medarbejdere, der har mere end rutinemæssige spørgsmål, og forbedrer kundeservice fra HR. Fortsat med den nuværende politik vil resultere i tabt tid og ressourcer. For mere information om frustrationerne vedrørende den nuværende politik, er HR-assistenten og jeg til rådighed til møde efter årets første. Vi er tilgængelige for at give specifikke detaljer til støtte for denne ændring i et møde med HR direktøren. Denne nye proces kan implementeres i løbet af seks måneder, hvilket gør det muligt for virksomheden at nyde dette kalenderår (2011) og hurtigt fremhæve din strategi om at fokusere på mennesker ved at strømline politikken. Jeg vil kontakte dig inden for en uge af det første år for at diskutere denne mulighed yderligere. Hvis du har spørgsmål i mellemtiden, kontakt venligst mig på mit udvidelse i overskriften til notatet. Med venlig hilsen XXXX
Afsluttende bemærkninger Husk dette - selv dedikere et par sekunder til at organisere dine tanker ved hjælp af denne fem-trins proces kan forbedre dit arbejde uanset indholdet. Efter hvert gensidigt inklusiv trin kan du tillade virksomhedskritikeren at lette stærk kommunikation, som har positive resultater for din virksomhed.
