Mailroom clerks sørger for, at breve og pakker sendes korrekt og leveres korrekt på arbejdspladsen. En kontorist har normalt en gymnasium eller GED. Nogle clerks kan have brug for et kørekort til at rejse mellem steder. Bygherrer har brug for fremragende organisatoriske og kommunikationsfærdigheder, og det kan være nødvendigt at løfte tunge pakker.
Levering af mail
Postrumsstyreren henter posten hver morgen på den centrale postfacilitet til bygnings- eller kontorparken og bringer den til posthusets kontorlokale. Han sorterer posten efter sted og bundt mail til den samme person med et gummibånd. Kontoristen rejser til hvert sted på arbejdspladsen og placerer post i den korrekte postspor til hver modtager. Han henter også udgående mail. Clerks besøger hvert sted på bestemte tidspunkter i løbet af dagen for at afhente og levere interdepartmental og anden mail.
$config[code] not foundAfsendelse af e-mail
Ud over indgående post er en postkonsulent ansvarlig for udgående mail. Mail clerks vejer og vedhæfter korrekt porto ved hjælp af en postmåler maskine. Når et poststykke bruger en speciel sats, bekræfter clerks at stykket opfylder størrelseskravene for satsen. Det er en mailroom clerks ansvar at registrere postmåleraflæsninger hver dag og sørg for, at der er nok porto til rutinemæssig udgående mail. Når porto løber lavt, eller når der er specielle store mailinger, beder en postkonsulent om godkendelse at købe ekstra porto og opdaterer målemaskinen.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingForsendelses- og modtagelsespakker
Modtagelse, levering og forsendelse pakker er også typiske ansvar for en mailroom clerk. Klienter modtager og underskriver pakker fra leveringstjenester som UPS og FedEx. De modtager og underskriver også leverancer fra lokale kurertjenester. En mailroom clerk kalder pakkemodtagere til at koordinere levering af deres pakker og kan levere små pakker under regelmæssigt planlagte postkørsler. Når medarbejdere sender pakker, hjælper mailroom clerks dem med at udfylde de rigtige formularer og kan arrangere en kurertjeneste til at levere en lokal pakke.
Vedligeholdelse af forbrugsstoffer
Opretholdelse af tilstrækkelige forsyninger i postkammeret er et vigtigt ansvar for en postkonsulent. Bygherrer opretholder en fortegnelse over forsyninger som forsendelsesemballager og kasser, postkuverter, bånd, saks, markører, klistermærker og forsendelsesetiketter. De bestiller yderligere forsyninger efter behov fra den godkendte kontorleverandør. For materialer, der leveres af rederier, anmoder de om påfyldning, inden forsyningerne løber ud. Bygherrer supplerer også selskabets levering af postformularer, som f.eks. Bekræftet post, postforsendelse og returindtægter.
