Administrative assistents rolle er at støtte det faglige personale, så de kan udføre deres opgaver effektivt. Uanset om det er i offentlige virksomheder, virksomheder eller nonprofit organisationer, bevarer admins kontoret humming ved at tage sig af væsentlige ting som papirarbejde og computer records. De udfører typisk også nogle administrative opgaver, men de specifikke opgaver afhænger af niveauet af job og kontortype.
$config[code] not foundDaglige ansvarsområder
Administrative assistenter udfører opgaver som at arrangere møder, planlægge aftaler, holde kontorskalenderen, besvare telefoner og redigere korrespondance. De opretholder kontorfiler og databaser og opretter computerskemaer og præsentationer. Ofte omfatter deres ansvar også indkøbsforsyninger og styring af forsyningsrummet.
Deres kundeservice opgaver omfatter at modtage kontor besøgende og se, at de får den hjælp, de har brug for.
Yderligere pligter
Det andet arbejde af administrative assistenter afhænger ofte af den pågældende industri. I juridiske kontorer hjælper admins med at udarbejde juridiske dokumenter, mens de i forsikringsselskaber regner med forsikringsselskaber. I skolebureauer er opretholdelse af elevoptegnelser og kommunikation med forældre blandt deres opgaver.
Niveauet og jobbet bestemmer, hvor meget ansvar der henhører under en administrativ assistent. Adgangskonsulenter fokuserer på kontorfunktioner og grundlæggende computeropgaver, men senioradministratorer med avancerede computerfærdigheder tager typisk administrative opgaver, herunder overvågning af kontoransatte og træning af nye ansættelser. Administrative assistenter til ledere kan også gøre forskning, skrive rapporter, tage minutter på møder, overvåge andre admins og lave rejsearrangementer.
Viden og færdigheder
Organisationsevne er afgørende fordi administratorens primære job er at opretholde kontorrekorder og holde styr på møder og aftaler. Admins skal også kunne kommunikere godt på engelsk mundtligt og skriftligt og udføre internetforskning. Jobbet kræver færdigheder med kontorudstyr, herunder computere, kopimaskiner, telefonsystemer, faxer og videokonferencer.
Afhængigt af position og industri, admins har brug for færdigheder med forskellige computerprogrammer, såsom e-mail, regnskab, database, regneark og tekstbehandlingssoftware.
Kvalificerende til jobbet
Administrative assistenter har brug for et minimum af et gymnasialt eksamensbevis, der omfatter klasser i kontorpraksis og computersoftware. Yderligere træning i engelsk og computer færdigheder er nyttigt, og mange admins har taget nogle tekniske skole eller college klasser eller har en associate grad. Arbejdsgivere træner også normalt nye ansættelser i deres kontorprocedurer og ordforråd for den pågældende virksomhed - for eksempel juridisk ordforråd.
Admins kan opnå frivillig certificering fra International Association of Administrative Professionals. Certificering kræver fra to til fire års erfaring, afhængigt af en administrators uddannelse, og ansøgere skal også bestå en eksamen.
