Næsten to tredjedele eller 64 procent af små virksomheder kan ikke spore, hvor meget deres printerenheder koster dem, og de kan heller ikke spore deres brug. Og hvis du ikke kan spore disse grundlæggende statistikker i din virksomhed, ved du ikke, hvor meget der bliver spildt.
Sådan optimerer du dit it-budget med smartere dokumentstyringsrapport (PDF) og undersøgelsen af tilstanden SMB dokumentstyring af Xerox (NYSE: XRX) giver værdifulde indsigter og løsninger til udskrivning i en digital verden.
$config[code] not foundFordele ved at overvåge printeren
Undersøgelsen
Undersøgelsen blev udført i USA, Frankrig, Tyskland og Det Forenede Kongerige, hvor mere end 1.000 små og mellemstore virksomheder deltog. Målet var at finde ud af, hvordan disse virksomheder ledede print og dokumenter. Fordelingen af printerbrug repræsenterer, hvad der foregår i små virksomheder. Af de interviewede virksomheder rapporterede 56 procent fakturaer og fakturaer som papirintensive processer i organisationen. 53 procent sagde, at forretnings- og regnskabsaflæggelsen var ligeledes papirintensiv, og 51 procent sagde, at HR-formularer og medarbejderfiler fløj ud af deres printere i stort antal.
Syvoghalv procent klagede medarbejdere udskrivning email tilføjet op til en betydelig del af deres printer brug, og den samme procentdel hævdet juridiske signaturer var en stor dræning på papir og printer brug. Over 40 procent af virksomhederne indberettede købsgodkendelser, markedsføringsmaterialer og kundenoteringer tog en god mængde papir- og tryksager.
For små medicinske, juridiske, arkitektoniske og designfirmaer kan udskrivningen være meget højere undersøgelsen viste. Og oftere end ikke har disse virksomheder ikke en Managed Print Services-udbyder, der tager sig af denne arbejdskrævende opgave.
En anden strålende statistik fra undersøgelsen var den tid, der blev spildt med processer involveret i trykning? Hvis du venter på job på printeren, løber tør for forsyninger eller går til printerbutikker for at hente dokumenter, går det op til en betydelig del af tiden. Omkostningerne kan naturligvis ikke være synlige, men det er der.
Xerox siger i USA, at ventetiden for et dokument i en virksomhed med en delt central printer er cirka tre minutter for hver medarbejder. Dette kommer ud til 13 timer hvert år pr. Medarbejder. Så selv en lille virksomhed med 10 ansatte kan opleve 130 timers spildtid.
Rapporten
Rapporten "Hvordan optimere dit it-budget med smartere dokumentstyring" -rapport har løsninger, som små virksomheder kan implementere for at undgå de problemer, undersøgelsen fremhæver.
Den første er at finde en Managed Print Services-partner for at hjælpe dem med at styre deres brug af printeren mere effektivt. I et indlæg på den officielle Xerox blog skriver Xerox Channel Marketing Manager Lisa Graham om behovet for virksomheder til at blive mere proaktive til at vurdere printerbrug. "Udskrivningsvurderinger kan hurtigt identificere omkostningsbesparelser og effektivitetsforbedringer," forklarer Graham.
Alt fra forladte dokumenter på printerbakker til køb af forsyninger, unødigt udskrivning i farver og andre ineffektiviteter koster dig.
Med digitalisering, der forvandler næsten alle dele af din virksomhed, kan en betroet Managed Print Services eller en anden partner inkorporere digitalisering, dokument workflow, mobiludskrivning, skyteknologi og sikkerhed.
Som et særligt men relateret problem angiver rapporten, at 90 procent af virksomhederne er blevet brudt på grund af usikker udskrivning.
Konklusion
I slutningen af rapporten anbefaler Xerox, at virksomheder i alle størrelser finder den rigtige Managed Print Services-partner, men det er muligvis ikke muligt for små virksomheder. Rapporten giver værdifulde oplysninger til dem, der ikke har råd til at ansætte sådanne tjenester.
Ved at vælge de nyeste printere med sporings- og overvågningsløsninger, implementere bedste praksis med god regeringsførelse og uddanne din arbejdsstyrke, kan du effektivt håndtere problemerne i forbindelse med ureguleret brug af printeren. Nogle løsninger omfatter standardisering af indstillinger, så alle kopier er i sort / hvid, integreret med sky og mobile arbejdsgange, automatisering af arbejdsgange og koordinering af indkøb af forsyninger.
Billede: Xerox
Mere i: Gadgets 1
