En karriere som konferenceplanlægger giver dig mulighed for at rejse til interessante destinationer, mens du arbejder på en bred vifte af forretningsaktiviteter. Du kan arbejde som en intern medarbejder til et selskab, nonprofit organisation eller et møder og events firma eller holde din handel som en uafhængig konsulent. Meget af arbejdet i en konferenceplanlægger kommer efter arrangementet er planlagt; organisation og opmærksomhed på detaljer er nøgleegenskaber for succesfulde møder fagfolk.
$config[code] not foundPlanlægning
Konferenceplanlæggere hjælper med at udvikle møder, selv når kunden har detaljerede ideer. På det indledende planlægningsmøde diskuterer planlæggeren klientens mål; disse mål kan indebære at generere et overskud, skabe et medlem rekruttering og retention benefit eller belønne aktive medlemmer eller nøgle industri fagfolk med taleslots. Planlægningsgruppen diskuterer steder, der kan tiltrække de fleste deltagere, de bedste datoer, et tema for mødet, tidligere arrangementshistorie, dagsorden og logistiske behov.
budgettering
Efter det indledende møde opretter en konferenceplanlægger det første udkast til budgettet, herunder detaljerede indtægter og udgiftsfremskrivninger. Når kunden har godkendt budgettet, bevæger planlæggeren sig videre med forhandling og booking af lokalet samt leverandører og leverandører. Forhandling af værelsespriser, cateringafgifter, audiovisuelle priser og andre udgifter er et centralt ansvar for en konferenceplanlægger. Evnen til at finde de bedste tilbud og reducere disse omkostninger er et nøglesalgspunkt for mange møder fagfolk. I nogle tilfælde er planlæggeren bemyndiget til at underskrive kontrakter på vegne af klienten; i andre tilfælde forbereder planlæggeren dem til kundens gennemgang og underskrift.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingLogistik
Når kontrakter er på plads, håndterer planlæggeren de mange detaljer, der er forbundet med konferencen. Dette omfatter markedsføring, registrering, fremstilling af badges, booking af højttalerum, salg af reklamer, kabiner og sponsorater, arrangering af mad og drikkevarer, skabelse af børn og ægtefælleaktiviteter og tilrettelæggelse af eksterne arrangementer som golf- og tennisturneringer. Dette arbejde kræver betydelig overvågning og sporing, med detaljer arbejder primært ansvar for konferenceplanlæggeren. At glemme at bestilke badges, for eksempel, kan skade hele mødet.
Udførelse
Under arrangementet er konferencensplanlæggeren ofte på stedet og viser tidligt til mødepersonalet. Planlæggeren overvåger seminaropstillingerne, messeområdet, registreringsskranken og spisepladser og logfiler i alle forsendelser til lokalet. Konferenceplanlæggeren skal være tilgængelig på alle tidspunkter for at håndtere eventuelle problemer, der opstår. Erfarne planlæggere har altid backupplaner klar i tilfælde af et problem. Hvis kunden betaler for mad og drikkevarer af antallet af deltagere, bekræfter planlæggeren deltagelsesnumre hos cateringforvalteren ved hver begivenhed.
Opfølgning
Efter arrangementet gennemgår planlæggeren alt, hvad der skete under konferencen, og udarbejder en postkonferencerapport. Planlæggeren gennemgår og godkender alle kontrakter, undersøger deltagere og sammensætter resultaterne og sender fakturaer til booths, reklamer, sponsorater eller registrering, der ikke allerede er indsamlet. Det er vigtigt, at planlæggeren mødes med kunderne for at diskutere deres evaluering af arrangementet.
