Erhvervslivet synes at dreje på en møderakse - men ikke alle møder er produktive. Invester tid i planlægningen af en produktiv session for at sikre, at dine møder får jobbet færdigt. Giv omhyggeligt tanken om, hvad du skal udføre, og hvem skal deltage.
Bestem mål og målgruppe
Sæt et mål for mødet, og gør det kort og klart angivet. For eksempel oprette en kort liste over punktpunkter, der beskriver specifikke mål. Målet med dit møde kan være at formidle vigtig information, træffe beslutninger, løse problemer eller tildele handlinger. Et kortfattet og til-punkt-mål hjælper møderrangøren med at afgøre, hvem der skal deltage i mødet. Opbyg en liste over inviterede ved at tilpasse hvert mål til holdmedlemmer, hvis tilstedeværelse gør det muligt at virkelig opfylde målet.
$config[code] not foundIndstil dagsordenen
Indstil mødet dagsorden baseret på hvert mål i målet. Hvis et mål er at kommunikere starten af et projekt, skal du indstille en dagsorden, der identificerer, hvem der vil præsentere disse oplysninger, og hvordan oplysningerne deles, f.eks. Ved PowerPoint-præsentation. Hvis målet er at tildele handlinger, skal du indstille en dagsorden, der beskriver, hvordan opgaver skal foretages. Hvert mål skal have en eller flere dagsordener rettet direkte til den.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingVælg dato og klokkeslæt
Vælg en møde dato og klokkeslæt baseret på tilgængeligheden af møde leder og de mest kritiske inviterede. Jo større listen over inviterede er, desto sværere er det at finde en dag og tid, når alle er tilgængelige. Accepter en tid, der passer så mange tidsplaner som muligt. Før du indstiller tiden, skal du tænke på tidszoner. Hvis nogle inviterede deltager via telefon eller internettet, skal du overveje deres arbejdstid såvel som din egen. En kl. møde i Eastern Standard Time er et frokost-time møde i Central Standard Time. Samme møde er klokken 2 i Tokyo.
Vælg Placeringen
Find et konferencelokale, der gør det muligt at nå alle dagsordener. Vælg et værelse stort eller lille nok til at passe komfortabelt antallet af personer, der forventes at deltage. Et værelse med plads til 40 er et dårligt valg til et møde med 10 personer. Ligeledes vil du ikke have en skare i klemme, så det er nødvendigt at medbringe ekstra stole.
Arrangere for materialer og hændelser
Hvis der forventes præsentationer, skal du sørge for at værelset er forsynet med en projektor. Hvis ikke, sørg for at bringe en projektor med dig - sørg også for, at du har noget at projicere på, som f.eks. En skærm eller en hvid væg. Glem ikke at overveje tilgængeligheden af andre tilfældigheder, som f.eks. Hvide brædder med tørre markører, flipover og højttalertelefoner til off-site deltagere. For flere timers møder arrangerer du mad og drikkevarer, så deltagerne holder fokus på emnet frem for deres mave.
Underret invitere
Underrette inviterede af mødet mål, dato, klokkeslæt og beliggenhed godt nok i forvejen, så de kan forberede sig ordentligt. I de fleste tilfælde foretrækkes mindst en uges varsel. Brug arbejdspladsens kalendersoftware til at sende en mødeaftale til alle inviterede. Mange programmer vil vække inviterede et par minutter eller et par dage før mødet, eller tilpasse advarslerne til dine behov.
