En kontorautomatiseringsassistent er titlen på en fælles administrativ supportposition inden for den amerikanske regering. Sådanne forskellige agenturer og afdelinger som Indenrigsministeriet, Arbejdsministeriet, Veteranernes Sundhedsvæsen, Indvandring og Toldhåndhævelse og Landbrugsministeriet ansætter folk som kontorautomatiseringsassistenter. Disse føderale medarbejdere er ansvarlige for en række administrative opgaver, der understøtter arbejdet i det agentur, hvor de er ansat.
$config[code] not foundOffice Automation Assistant
Office automatisering assistenter lette kontor kommunikation og opretholde et professionelt arbejdsmiljø. De kan svare på telefonopkald, viderestille opkald, tage beskeder, modtage besøgende på kontoret og eskortere besøgende, mens de er på kontoret. Office-automatiseringsassistenter kan besvare e-mails og breve af generel art, opfylde generelle anmodninger om information, fremsende teknisk eller specialiseret korrespondance til den mest angivne person og distribuere udvendig mail til kontormedarbejdere. Desuden distribuerer kontorassistentassistenter inter-office-kommunikation og vedligeholder kontorets opslagstavle.
Information og produktion
Office automatiseringsassistenter er ansvarlige for at producere og forbedre skriftlige materialer. De kan skrive, formatere og redigere rapporter, breve, formularer, memoranda og andre typer dokumenter. De vedligeholder optegnelser og filer i fysiske eller elektroniske formater, herunder kontortidskort og deltagelsesregistre og sender dem som anvist. Office-automatiseringsassistenter opdaterer også manualer og kontorprocedurinstruktioner efter behov.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingPlanlægning og levering
Office automatiseringsassistenter plan og bestemmelse for medarbejdere at rejse på officielle forretninger samt den regelmæssige drift af kontoret. De kan forberede rejseplaner, arrangere transport, foretage hotelreservationer og rejsebestillinger, samle rejsetilladelser, udarbejde rejsekuponer og andre rejserelaterede opgaver. De kan tilberede trusser og præsentationsmaterialer til personale som forberedelse til deres rejse. Kontorautomatiseringsassistenter vurderer også behovet for kontorartikler, tager anmodninger om særlige genstande, følger de etablerede procedurer for indkøb af forsyninger og derefter distribuerer forsyningerne. Office automatiseringsassistenter følger de etablerede procedurer for at arrangere reparationsteknikere, når der er problemer med noget af kontorudstyret.
Kontor og administration
Office automatiseringsassistenter opfylder kontorets kontorlige behov. De kan blive bedt om at skrive dokumenter, optage diktat, tage møde minutter, lave fotokopier, sende faxer, arkiver og genopbygge kontorartikler. (Faktisk er en skrivehastighed på 40 ord pr. Minut eller hurtigere et krav på jobbet.) Desuden skal kontorautomatisassistenter udføre opgaver fra andre kontoransatte, når de er fraværende.
