For små virksomhedsejere er oprettelse af en social mediepolitik en effektiv måde at hjælpe dine medarbejdere med at interagere med kunder, præcisere dine marketingbeskeder og beskytte din troværdighed online. Lad os se på, hvordan man opretter en social mediepolitik.
Hvad er en social mediepolitik?
Her er en definition:
"En social mediepolitik er et sæt retningslinjer, der beskriver, hvordan medarbejderne skal interagere med kunder online."
Generelt giver de fleste politikker retningslinjer for:
- Corporate blogs
Husk, du behøver ikke oprette individuelle politikker for hvert socialmediewebsted. I stedet kan du oprette et masterpolitisk dokument og udvikle korte kapitler til hvert enkelt websted. Dette gør det nemmere at styre dokumentet og holde ændringer under kontrol.
Medarbejderhåndbøger og Social Media Policy
Fra en vinkel kan du udvikle din sociale mediepolitik som en del af din medarbejderhåndbog. Det betyder, at når nogen går ind i virksomheden, er retningslinjerne for interaktion online dækket af dette kapitel i håndbogen.
Eller du kan oprette et selvstændigt dokument og om nødvendigt henvise til medarbejderhåndbogen. Dette reducerer ordtællingen som f.eks. Du kan henvise til juridiske oplysninger og HR-politikker i dette dokument.
Kom i gang
Ligesom mange ting er det at tage det første skridt den hårdeste del af udviklingen af en social mediepolitik. Så hvor starter du? En tilgang er at se på virksomheder i din sektor, undersøge deres politikker (mange er offentlige) og bruge disse som byggesten til dine dokumenter.
Når du undersøger politikkerne, skal du overveje følgende:
- Tone - Er politikken formel eller bruger den en mere afslappet samtaleform? Hvilken synes du bedst virker? Nogle dokumenter bruger sætninger som "brugeren skal …", som lyder lidt hård. Prøv at vedtage en tone, der er professionel, hjælpsom og respektfuld.
- Længde - Nogle politikker er meget korte, mens andre er tætte og læses som juridiske dokumenter. Igen, se hvilke der virker bedst for dig. Der er intet rigtigt eller forkert.
- Informationsniveau - Nogle politikker giver generelle retningslinjer, mens andre giver mere granuleret information, for eksempel, hvordan du kan reagere på en negativ kommentar på firmaets blog.
- Anvendelsesområde - Omfatter politikerne sociale medier netværk individuelt eller tager de en bredere tilgang? Hvilken tilgang ville fungere bedst for din virksomhed? Hvilket ville være lettere at håndtere?
- Anvendelse - Kan du se dit personale ved hjælp af disse dokumenter? Hvis ikke, hvorfor? Se efter eksempler, du nyder at læse, og at du føler, at det ville fungere godt for dit team.
Oprettelse af et udkast til dokument
Hvis ideen om at skrive en social mediepolitik fylder dig med frygt, så tag hjerte. Det er ikke så svært, og jeg vil vise dig hvorfor. På samme måde som Rom ikke blev bygget på en dag, vil det tage et stykke tid at oprette dine politiske dokumenter … men du kommer derhen. Tricket er at bryde det ned i håndterbare opgaver - for eksempel en politik om ugen.
Lad os starte med en politik for din Facebook-side:
- Formål - Beskriv formålet med denne politik i en sætning. Hold det fokuseret og fjern enhver tvetydighed. Skriv i en positiv tone.
- mål - Skitsere, hvordan denne politik vil hjælpe læsere (dvs. dine medarbejdere og Facebook-fans) at interagere.
- Politik - Skriv en kort politik, der beskriver dine forventninger, position og handlinger, du måtte tage, hvis disse retningslinjer overtrædes.
- Kontakter - Inkluder kontaktoplysninger, hvis læseren har brug for afklaring.
Hjælp eller Hinder?
Hvorfor føler så mange mennesker, at sociale medier politikker er en dårlig ting? Hovedårsagen til politikkerne virker ikke (eller får et dårligt ry), at de gør det vanskeligere for medarbejderne at udføre deres arbejde. Måske er det ikke helt sandt, men for mange medarbejdere, disse politikker føle som et indbrud og endnu en regel at følge. Hvordan kan du komme rundt om dette?
Jeg synes, det er ordet politik det forstyrrer folk. Hvis dette er tilfældet, skift tone i dokumentet og henvis til dem som retningslinjer, instruktioner og eksempler for at give medarbejderne større tillid, når de interagerer online. Derefter, efter at du har oprettet politikkerne, holder du et uformelt værksted og introducerer dokumentet. Husk, de fleste medarbejdere ønsker at gøre deres job godt. Men de bliver nogle gange frustreret, når de skal ændre den måde, de udfører deres daglige opgaver på. Workshoppen skal reducere deres angst og give dem den retning, de har brug for.
Når du starter sessionen, skal du gennemgå følgende punkter:
- Forudsætninger - Fjern eventuelle antagelser eller misforståelser, de måtte have om politikkerne.
- eksempler - Gå dem gennem stikprøvepolitikker, så de forstår, hvordan politikken gælder for deres rolle.
- Scenarier - Hold sessionen praktisk ved at diskutere scenarier, hvor politikkerne hjælper dem.
Scenariet del af værkstedet er meget vigtigt. Vis eksempler på virkelige eksempler på, hvor sociale medier kan forårsage problemer, såsom:
- Personale, der fortæller fortrolige oplysninger ved et uheld
- At reagere på negative kommentarer og komme ind i flamme krige
- Afgivelse af bemærkninger på konkurrenternes hjemmesider
Derefter viser, hvordan man håndterer disse problemer mere effektivt. Dine medarbejdere vil se værdien af dokumenterne og være mere tilbøjelige til at bruge dem.
Offentliggøre
Når du har færdiggjort politidokumenterne, skal du sende en PDF til alle medarbejdere. Bed dem om at læse det omhyggeligt og svare, hvis de har bemærket eventuelle huller, fejl eller skrivefelter. Derefter indsende politikken på dit websted, blog og andre sociale medier kanaler. Husk at tilføje en dato, et versionsnummer og en dokumentejer, så du kan spore dokumentændringer.
Overvåge
Udvikle politikker er en forfinningsproces. Hvert halve år gennemgår dokumenterne og opdaterer om nødvendigt. Hvis du for eksempel har lanceret et mobilwebsted, kan du muligvis inkludere politikker for dette i dokumentet. Endnu vigtigere, se på den feedback, du får fra dit team, og se, hvordan dette kan bruges til at forbedre teksten.
Konklusion
At skrive din første socialmediepolitik er lettere, end du tror. Se det som et lille projekt, som du skal tackle i løbet af de næste fire uger. Opret et hold med gode skrivefærdigheder og viden om sociale medier, og arbejdet hen imod en deadline.
Hvis du allerede har skrevet sociale medier politikker, hvad er den vanskeligste del af processen for dig? Når har du oprettet politikker, hvordan implementerer du dem?
Billede fra Dirk Ercken / Shutterstock
14 kommentarer ▼
