Hvis du er en af de millioner af ansatte, der bruger gennemsnitligt 21 procent af deres tid i møder, ved du, at de er tidskrævende og ofte sporer din daglige opgaveliste.Du kan muligvis ikke annullere dem alle (selv om nogle virksomheder sigter mod mødefri dage), men du kan gøre dem mere produktive. Sådan leder du et møde, der ikke sætter dine medarbejdere i søvn eller spilder nogen tid.
$config[code] not foundIndstil en dagsorden
Lyder nemt, ikke? Men hvis du ikke har en liste over specifikke emner, er der en god chance for, at mødet vil komme væk fra emnet, og samtaler vil dreje til alt fra spilresultater til smålige klager. Tag kontrol ved at sende dagsordenen til deltagerne på forhånd. Bed alle om at komme forberedt på at adressere de medfølgende emner, og også tilbyde deltagerne mulighed for at tilføje en sidste dagsorden, hvis de føler, at det er helt afgørende for diskussionen.
Bed alle om at bidrage
Ud over at sætte en dagsorden og bede om, at alle bliver forberedt, tage et ekstra skridt og faktisk tildele alle mødespecifikke opgaver. Det kan være lige så simpelt at have alle tilbringe et minut i begyndelsen med at fremlægge nøglehøjpunkter i deres arbejde / hold for den sidste uge eller måned. For møder, der adresserer igangværende projekter, skal alle måske være klar til at diskutere resultater eller tilbyde rettelser. For eksempel har jeg engang arbejdet for et firma, hvor medarbejderne lavede et rod i køkkenet, og ingen mængde påmindelser fra HR løst problemet. Ledelsesgruppen indkaldte et møde for at diskutere løsninger. Vi blev alle fortalt at komme med mindst to ideer. På den måde kunne vi tale gennem konkrete ideer og valgte at forfølge de to øverste. Som en ekstra bonus udførte vi opgaven på 45 minutter i stedet for den fulde time, der blev tildelt.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingLad bærbare computere stå på skrivebordet
Medmindre du kører mødet og giver fantastisk præsentation (ikke en anden PowerPoint, tak venligst), grøft den bærbare computer. Eksperter detaljer, hvordan stirrer på vores skærmbilleder hæmmer interaktion og empati gør det sværere at komme til enighed. Derudover spilder distraktionerne tid og gør møderne træk længere end nødvendigt. Hvis du vil tage notater, brug pen og papir, undersøgelser har fundet folk, der skriver ting ned på gammeldags måde rent faktisk beholder mere information, alligevel.
Hold deltagerlisten kort
Du behøver ikke hele holdets input i de tidlige stadier af planlægningen. Mens du ikke ønsker at forlade folk, der er kritiske for processen, behøver du heller ikke 50 personer. Beslut om kritiske interessenter for hvert møde. Hvis det er et langsigtet projekt, vil de pågældende interessenter flytte med projektet, men spørg dig selv følgende spørgsmål, inden du sender en invitation: Er personen en sagkyndig, træffer de budgetmæssige eller økonomiske beslutninger, og er de nødvendige i denne fase af processen? Husk, bare fordi nogen ikke er en del af mødet, betyder det ikke, at de ikke bør holdes opdateret. Tildel bestemte personer til at dele information uden for kernegruppen for at sikre, at hold ikke har lyst til, at de bliver efterladt i mørket.
